1. Definition
Eine Geschäftsreise liegt bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit vor. Nach R 4.12 Abs. 2 EStR sind die Regelungen der LStR sinngemäß anzuwenden.
2. Abzugsfähige Aufwendungen
2.1. Fahrtkosten
2.1.1. Tatsächliche Aufwendungen
Die aus Anlass einer Geschäftsreise entstehenden und nachgewiesenen oder zumindest glaubhaft gemachten Fahrtkosten können in ihrer tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) abgezogen werden (vgl. R 9.5 Abs. 1 Satz 1 LStR).
Ein Vorsteuerabzug ist unter den Voraussetzungen des Abschn. 192 Abs. 21 Nr. 2 Buchst. a UStR möglich.
2.1.2. Pauschale Kilometersätze
2.1.2.1. Ertragsteuerrechtlicher Ansatz
Die in H 9.5 LStH genannten pauschalen Kilometersätze sind nur bei Benutzung privater Beförderungsmittel anzuwenden (R 4.12 Abs. 2 Satz 2 EStR). Verwendet der Unternehmer ein nicht zu seinem Unternehmen gehörendes Kfz, so kann er die pauschalen Kilometersätze geltend machen (» Auswärtstätigkeit).
2.1.2.2. Vorsteuerabzug
Ein pauschaler Vorsteuerabzug ist allerdings nicht möglich. Die unmittelbar und ausschließlich auf die unternehmerischen Fahrten entfallenden Vorsteuerbeträge müssen anhand von Rechnungen mit gesondert ausgewiesener USt oder sog. Kleinbetragsrechnungen (z.B. Tankquittungen) ermittelt werden. Deshalb kommt für Unternehmer, die die Aufwendungen für ihre unternehmerischen (betrieblichen) Fahrten lediglich anhand des ertragsteuerlichen Pauschalwerts von 0,30 €/km ermitteln, ein Vorsteuerabzug aus den Fahrzeugkosten nicht in Betracht.
Ein Vorsteuerabzug ist unter den Voraussetzungen des Abschn. 192 Abs. 21 Nr. 2 Buchst. a Satz 6 UStR möglich. Wird ein nicht zum Unternehmen gehörender Gegenstand gelegentlich dem Unternehmen überlassen, können nur die Vorsteuerbeträge abgezogen werden, die unmittelbar durch die unternehmerische Verwendung anfallen, z.B. die Steuer für den Bezug von Kraftstoff anlässlich einer betrieblichen Fahrt mit einem privaten Pkw.
2.1.3. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätten
Zur betrieblichen Nutzung zählt auch die auf Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte entfallende Nutzung gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG (BMF vom 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326, Rz. 1). Nach der Verwaltungsauffassung im BMF-Schreiben vom 27.8.2004 (BStBl I 2004, 864, Tz. 3) sind die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Betriebsstätte der unternehmerischen Nutzung des Fahrzeugs zuzurechnen. Eine Vorsteuerkürzung nach § 15 Abs. 1a UStG ist nicht vorzunehmen. Als Betriebsausgaben sind lediglich die in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG maßgeblichen Beträge zulässig. Die darüber hinaus gehenden Aufwendungen sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig (» Pkw-Nutzung).
Hat ein Stpfl. mehrere Betriebsstätten in unterschiedlicher Entfernung von der Wohnung, kann bei der pauschalen Berechnung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG die Entfernung zur näher gelegenen Betriebsstätte zugrunde gelegt werden. Die Fahrten zur weiter entfernt gelegenen Betriebsstätte sind zusätzlich mit 0,002 % des inländischen Listenpreises i.S.d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG für jeden weiteren Entfernungskilometer (Differenz zwischen den Entfernungen der Wohnung zur jeweiligen Betriebsstätte) anzusetzen (BMF vom 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326, Rz. 16 und Beispiel unter » Pkw-Nutzung).
Mit Urteil vom 27.10.2011 (3 K 1849/09, LEXinform 0437378) hat das FG Baden-Württemberg entschieden, dass ein selbstständiger Dozent nur eine Betriebsstätte haben kann. Im Lichte der Rechtsprechungsänderung des BFH vom 9.6.2011 (VI R 55/10, BFH/NV 2011, 1764, LEXinform 0927975), wonach ArbN nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben können, kann auch ein selbstständig Tätiger nur eine Betriebsstätte haben. Betriebsstätte i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG ist nur ein Ort, an dem sich der ortsgebundene Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit des Gewerbetreibenden, Landwirts oder Selbstständigen befindet. Gegen das Urteil wurde beim BFH unter dem Az. VI R 47/11 Revision eingelegt.
2.2. Verpflegungskosten
Mehraufwendungen für Verpflegung sind lediglich im Rahmen des § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG als Betriebsausgaben abzugsfähig (» Auswärtstätigkeit).
2.3. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten im In- und Ausland müssen im Einzelnen nachgewiesen werden (R 9.7 Abs. 2 LStR). Pauschbeträge dürfen nur bei Arbeitgebererstattungen angesetzt werden (» Auswärtstätigkeit).
Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen (R 9.7 Abs. 1 LStR):
für Frühstück um 20 %,
für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (» Auswärtstätigkeit).
Der Unternehmer kann aus Rechnungen für Übernachtungen anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Unternehmer als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen ist (vgl. Abschn. 192 Abs. 16 UStR) und die Rechnung mit dem gesonderten Ausweis der USt dementsprechend auf den Namen des Unternehmers ausgestellt ist.
2.4. Reisenebenkosten
Als Reisenebenkosten kommen die in R 9.8 LStR aufgeführten tatsächlichen Aufwendungen in Betracht. S. dazu auch H 9.8 LStH. Reisenebenkosten sind z.B. Parkgebühren oder auch Wertverluste wegen gestohlenen Gepäcks. Die tatsächlich nachgewiesenen Aufwendungen stellen voll abzugsfähige Betriebsausgaben dar.
3. Literaturhinweise
Völkel u.a., ABC-Führer Umsatzsteuer (Loseblatt).
4. Verwandte Lexikonartikel
© Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart. Josef Schneider u.a., Finanz und Steuern, Band 16, Lexikon des Steuerrechts. 6. Auflage, www.schaeffer-poeschel.de
