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1. Allgemeines zum Ausstellen der Lohnsteuerbescheinigung

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kj. hat der ArbG das Lohnkonto des ArbN abzuschließen. Auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto hat der ArbG spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vom 28.1.2003 (BGBl I 2003, 139) die in § 41b Abs. 1 EStG bezeichneten Daten zu übermitteln (elektronische LSt-Bescheinigung). Die Datenübermittlung ist authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig im ElsterOnline-Portal beantragt werden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der LSt-Bescheinigung nicht möglich. Einzelheiten zum amtlich vorgeschriebenen Datensatz sind unter www.elster.de abrufbar (s.a. das BMF vom 23.8.2010, BStBl I 2010, 665 zur Bekanntgabe des Musters für den Ausdruck der elektronischen LSt-Bescheinigung 2011). Das BMF-Schreiben vom 22.8.2011 (BStBl I 2011, 813) enthält das Muster für den Ausdruck der elektronischen LSt-Bescheinigung 2012 und umfangreiche Erläuterungen dazu.

Nach § 52 Abs. 52c EStG ist die elektronische Übermittlung ab 2006 für alle ArbG verpflichtend. Ab 2006 sind nur noch die ArbG von der elektronischen Übermittlung befreit, die ausschließlich ArbN im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung im Privathaushalt beschäftigen (§ 52 Abs. 52c Satz 3 und § 41b Abs. 3 EStG).

Soweit der ArbG nicht zur elektronischen Übermittlung nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG verpflichtet ist, hat er nach Ablauf des Kj. oder wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kj. beendet wird, auf der vom FA ausgestellten Bescheinigung für den LSt-Abzug (§ 39 Abs. 3, § 39e Abs. 7 oder Abs. 8 EStG) eine LSt-Bescheinigung auszustellen. Er hat dem ArbN diese Bescheinigung auszuhändigen. Nicht ausgehändigte Bescheinigungen für den LSt-Abzug mit LSt-Bescheinigungen hat der ArbG dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen (§ 41b Abs. 1 Satz 4 bis 6 EStG i.d.F. des BeitrRLUmsG). Durch den Wegfall der LSt-Karte können die Vorschriften für deren Aushändigung an den ArbN entfallen; zugleich werden durch das BeitrRLUmsG die derzeitigen Regelungen auf das Papierverfahren übertragen, das Bescheinigungen für den LSt-Abzug vorsieht (BeitrRLUmsG vom 7.12.2011, BGBl I 2011, 2592, BT-Drs. 17/6263, 95, 17/7469, 54 und 17/7524, 15). Diese vom FA auszustellende Bescheinigung wird (auf der Rückseite) einen Vordruck für die LSt-Bescheinigung enthalten. Voraussetzung für diese LSt-Bescheinigung ist, dass der ArbG nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist.

2. Verpflichtung zur Erteilung von Lohnsteuerbescheinigungen

Besondere LSt-Bescheinigungen sind zu erteilen:

• Nach § 39 Abs. 3 EStG i.d.F. des BeitrRLUmsG für ArbN, die

  • nach § 1 Abs. 2 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig,

  • nach § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandeln oder

  • beschränkt einkommensteuerpflichtig

  sind, und denen keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde. Das Betriebsstättenfinanzamt hat auf Antrag des betroffenen ArbN eine Bescheinigung für den LSt-Abzug auszustellen. In diesem Fall tritt an die Stelle der Identifikationsnummer das vom FA gebildete lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal nach § 41b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStG.

• Auf Antrag des ArbG kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren (§ 39e EStG; » Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) teilnimmt. Dem Antrag eines ArbG ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich ArbN im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt i.S.d. § 8a SGB IV beschäftigt, ist stattzugeben. Der ArbG hat dem Antrag unter Angabe seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Verzeichnis der beschäftigten ArbN mit Angabe der jeweiligen Identifikationsnummer und des Tages der Geburt des ArbN beizufügen. Der Antrag ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck jährlich zu stellen und vom ArbG zu unterschreiben. Das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt dem ArbG für die Durchführung des LSt-Abzugs für ein Kj. eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung mit den LSt-Abzugsmerkmalen des ArbN (Bescheinigung für den LSt-Abzug) sowie etwaige Änderungen. Diese Bescheinigung sowie die Änderungsmitteilungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen und bis zum Ablauf des Kj. aufzubewahren (§ 39e Abs. 7 EStG i.d.F. des BeitrRLUmsG).

• Ist einem nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen ArbN keine Identifikationsnummer zugeteilt, hat das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag eine Bescheinigung für den LSt-Abzug für die Dauer eines Kj. auszustellen. Diese Bescheinigung ersetzt die Verpflichtung und Berechtigung des ArbG zum Abruf der elektronischen LSt-Abzugsmerkmale (» Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale). In diesem Fall tritt an die Stelle der Identifikationsnummer das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal nach § 41b Abs. 2 Satz 1 und 2 EStG. Für die Durchführung des LSt-Abzugs hat der ArbN seinem ArbG vor Beginn des Kj. oder bei Eintritt in das Dienstverhältnis die ausgestellte Bescheinigung für den LSt-Abzug vorzulegen (§ 39e Abs. 8 EStG i.d.F. des BeitrRLUmsG).

3. Angaben der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Es sind folgende Angaben zu machen (§ 41b Abs. 1 EStG):

1. Name, Vorname, Tag der Geburt und Anschrift des ArbN, die abgerufenen elektronischen LSt-Abzugsmerkmale oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den LSt-Abzug eingetragenen LSt-Abzugsmerkmale, die Bezeichnung und die Nummer des FA, an das die LSt abgeführt worden ist, sowie die Steuernummer des ArbN.

   Ein amtlicher Gemeindeschlüssel ist ab 2012 nicht mehr anzugeben;

2. die Dauer des Dienstverhältnisses während des Kj. sowie die Anzahl der vermerkten Großbuchstaben U. Zur Aufzeichnung des Großbuchstaben U siehe § 41 Abs. 1 Satz 6 EStG und R 41.2 LStR;

3. Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns sowie den nach § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG vermerkten Großbuchstaben S. Der Großbuchstabe S steht im Zusammenhang mit der Berechnung der LSt für einen sonstigen Bezug nach § 39b Abs. 3 EStG. Nach § 39b Abs. 3 Satz 2 EStG kann der ArbG die LSt für einen sonstigen Bezug ohne den Arbeitslohn aus einem frühren Dienstverhältnis des Kj. bei einem anderen ArbG hochrechnen (» Sonstige Bezüge). Diese Art der Hochrechnung ist durch die Eintragung des Großbuchstaben S zu vermerken und zeigt dem FA an, dass nach § 46 Abs. 2 Nr. 5a EStG eine Pflichtveranlagung für den ArbN durchzuführen ist (» Einkommensteuer-Veranlagungspflicht und BMF vom 23.8.2010, BStBl I 2010, 665).

   Bruttoarbeitslohn ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt worden ist, die im Kj. geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die dem ArbN im Kj. zugeflossen sind. Netto gezahlter Arbeitslohn ist mit dem hochgerechneten Bruttobetrag anzusetzen. Zum Bruttoarbeitslohn rechnen auch die laufend und einmalig gezahlten Versorgungsbezüge einschließlich Sterbegelder und Abfindungen/Kapitalauszahlungen solcher Ansprüche. Unter Nr. 8 des Ausdrucks der elektronischen LSt-Bescheinigung sind die im Bruttoarbeitslohn enthaltenen Versorgungsbezüge nach § 19 Abs. 2 EStG einzutragen.

   Versorgungsbezüge für mehrere Jahre, die ermäßigt besteuert wurden, sind ausschließlich in Nr. 9 des Ausdrucks der elektronischen LSt-Bescheinigung zu bescheinigen. Der Bruttoarbeitslohn darf nicht um die Freibeträge für Versorgungsbezüge (§ 19 Abs. 2 EStG) und den Altersentlastungsbetrag (§ 24a EStG) gekürzt werden. Auf der LSt-Karte/Bescheinigung für den LSt-Abzug eingetragene Freibeträge sind gleichfalls nicht abzuziehen und Hinzurechnungsbeträge nicht hinzuzurechnen. Arbeitslöhne i.S.d. § 8 Abs. 3 EStG sind um den Rabatt-Freibetrag nach § 8 Abs. 3 Satz 2 EStG zu kürzen.

   Hat der ArbG steuerpflichtigen Arbeitslohn zurückgefordert, ist bei fortbestehendem Dienstverhältnis nur der gekürzte steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn zu bescheinigen. Ergibt die Verrechnung von ausgezahltem und zurückgefordertem Arbeitslohn einen negativen Betrag, so ist dieser Betrag mit einem Minuszeichen zu versehen.

   Nicht zum steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn gehören steuerfreie Bezüge, z.B. steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, steuerfreie Umzugskostenvergütungen, steuerfreier Reisekostenersatz, Auslagenersatz, die nach § 3 Nr. 56 und 63 EStG steuerfreien Beiträge des ArbG an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder für eine Direktversicherung sowie Bezüge, für die die LSt nach §§ 37b, 40 bis 40b EStG pauschal erhoben wurde. Gesondert zu bescheinigen sind insbesondere ermäßigt besteuerte Entschädigungen, ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre sowie die auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses von der LSt freigestellten Bezüge.

4. LSt, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag, den der ArbG vom Arbeitslohn einbehalten hat.

   Bei konfessionsverschiedenen Ehen (z.B. Ehemann ev, Ehefrau rk) ist der auf den Ehegatten entfallende Teil der Kirchensteuer unter Nr. 7 oder Nr. 14 des Ausdrucks der elektronischen LSt-Bescheinigung anzugeben (Halbteilung der Lohnkirchensteuer). Diese Halbteilung der Lohnkirchensteuer kommt in Bayern, Bremen und Niedersachsen nicht in Betracht. Deshalb ist in diesen Ländern die einbehaltene Kirchensteuer immer nur unter Nr. 6 oder Nr. 13 des Ausdrucks der elektronischen LSt-Bescheinigung einzutragen.

5. Summe des ausgezahlten Kurzarbeiter- oder Schlechtwettergeldes u.Ä.;

6. die auf die » Entfernungspauschale anzurechnenden steuerfreien ArbG-Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte;

7. die pauschal besteuerten ArbG-Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (» Entfernungspauschale, » Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer, » Pauschalierung der Lohnsteuer);

8. den Großbuchstaben V, wenn nach § 3 Nr. 63 steuerfreie Beiträge geleistet wurden (» Betriebliche Altersversorgung). Für Lohnzahlungszeiträume, die ab dem 1.1.2008 beginnen, ist § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 EStG durch das JStG 2008 vom 20.12.2007 (BGBl I 2007, 3150) entfallen. Nach einer Änderung von § 10 Abs. 3 Satz 3 und § 10c Abs. 3 Nr. 2 EStG durch das JStG 2008 wird künftig nicht mehr danach differenziert, ob der nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegende ArbN Anwartschaftsrechte auf eine Altersversorgung ganz oder teilweise ohne eigene Beitragsleistung oder durch Beiträge, die nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei waren, erworben hat. Dass der ArbN zum Personenkreis des § 10c Abs. 3 Nr. 1 oder 2 EStG gehört, hat der ArbG bereits gem. § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 EStG durch die Eintragung des Großbuchstabens B in der LSt-Bescheinigung kenntlich zu machen. Die Bescheinigungspflicht nach § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 EStG kann daher als Beitrag zum Bürokratieabbau entfallen.

9. für die steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG den Großbuchstaben F (Tz. II.2 des BMF-Schreibens vom 27.1.2004, BStBl I 2004, 173);

10. die nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse und Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung (» Doppelte Haushaltsführung);

11. Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, getrennt nach ArbG- und ArbN-Anteil;

12. die nach § 3 Nr. 62 EStG gezahlten Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung;

13. die Beiträge des ArbN zur gesetzlichen Krankenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung,

14. die Beiträge des ArbN zur Arbeitslosenversicherung,

15. den nach § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchst. d EStG berücksichtigten Teilbetrag der Vorsorgepauschale.

Die Nr. 13 bis 15 wurden durch das Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung vom 16.7.2009 (BGBl I 2009, 1959) neu gefasst bzw. eingefügt.

Der ArbG hat dem ArbN einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen LSt-Bescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).

4. Verwandte Lexikonartikel

» Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

» Lohnsteuerabzug

» Lohnsteuerkarte