12.08.2014 · smart leben ·

Mit GTD und Evernote den Alltag meistern

Während eines Arbeitstages bei smartsteuer als CTO (Chief Technical Officer, zu deutsch: Technischer Leiter) häufen sich die Aufgaben: Der Posteingang ist voll ungelesener Mails, die Smartphone-App speichert eine Erinnerung nach der anderen, auf dem Tisch liegen Zettel mit Todo-Listen und Notizen aus den letzten Meetings. An den Wänden hängen jede Menge Post-Its und den Rest merk‘ ich mir im Kopf.

Einen nicht unwesentlichen Teil meiner Arbeitszeit muss ich dafür aufbringen, diese Listen zu verwalten. Ich muss zu jeder Zeit sicherstellen, dass ich die wichtigsten Dinge in der richtigen Reihenfolge abarbeite und bloß nichts vergesse. Das allein ist schon eine Mammutaufgabe. Es gibt bestimmt Organisationstalente, die hervorragend mit so einer Situation zurecht kommen. Ich muss gestehen: Ich gehöre nicht dazu.

Wie helfe ich mir um Ordnung ist dieses Chaos zu bringen?

Mit GTD stressfrei durch die tägliche Aufgabenflut

Zum Glück bin ich nicht allein mit diesem Problem. Viele Menschen haben sich bereits mit dem Thema beschäftigt – allen voran David Allen. Mit seinem Buch »Getting Things Done« (GTD) gibt er einen Leitfaden zum erfolgreichen und vor allem stressfreien Umgang mit der täglichen Aufgabenflut.

Getting Things Done

Getting Things Done David Allen

Your mind is for having ideas, not holding them

Nach GTD sollen Sie alle Tätigkeiten an einem zentralen Ort sammeln. Dieser Ort darf nicht der eigene Kopf sein. Der soll frei für die richtige Arbeit werden – das Erledigen der Aufgaben. Der große Vorteil eines einzigen Ablageortes ist die Möglichkeit, die gesamte Liste in eine übergreifende Reihenfolge zu bringen. Diese Sortierung ist nicht in Stein gemeißelt, in der Regel aber für mindestens einen Tag gültig. Ich kann dann meine Energie darauf verwenden Aufgaben, die ganz oben stehen, zu erledigen. Der Vorteil: Ich muss mir keine Gedanken darüber machen, ob es noch Wichtigeres zu tun gibt.

Aber Sie fragen sich sicherlich, wo dieser ominöse Ort für Ihre Aufgabenliste sein soll?

Evernote – Zentraler Ort für Ihre Aufgaben

Wie Sie dem Titel dieses Blogs entnehmen, heißt meine Antwort auf diese Frage: Evernote.

Evernote ist eine Software- und Webanwendung, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten unterstützt.

(Wikipedia)

Alle Daten werden in der »Wolke« gespeichert und zwischen allen Geräten synchronisiert. Das Tool ist wie geschaffen für diese Aufgabe. Auch hier bin ich nicht der Erste, dem das aufgefallen ist. Es gibt reichlich Bücher und Videos darüber, wie GTD und Evernote sich perfekt ergänzen. Eine Suche bei amazon oder YouTube ist hier auf jeden Fall empfehlenswert. Das Beste daran: Evernote bietet bereits in der kostenlosen Version alle Funktionen, die für eine effektive Organisation benötigt werden.

Alles klar: Evernote und GTD – aber wie funktioniert das jetzt?

Der optimale Arbeitsablauf: sammeln – sortieren – wiederholen

Natürlich lässt sich in diesem Blogbeitrag nicht alles vollständig abbilden und erklären. Die nächsten Schritte geben Ihnen jedoch einen guten Überblick hinsichtlich der Arbeitsweise.

Schritt 1: Aufgaben sammeln

Notieren Sie alle Aufgaben direkt in Evernote. Das Tool gibt es für fast jedes Endgerät und Betriebssystem (iOS, Android, Windows, OSX) sowie als Web-Service. Evernote bietet Ihnen auch die Möglichkeit E-Mails direkt in eine Liste zu schicken. Jeder Benutzer bekommt hierfür eine E-Mail-Adresse von Evernote. Es ist ein Leichtes, das eigene Postfach leer zu machen, in dem Sie offene Mails an die neue E-Mail-Adresse weiterleiten. Todo-Listen und sonstige Notizen tippen Sie ab oder fotografieren Sie und laden diese hoch. Als letztes erfassen Sie noch die Dinge aus Ihrem Kopf als Notiz. Beim Sammeln gibt es eine kleine Faustregel: Alles, was Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können, wie Kontaktanfragen beantworten oder einen Termin bestätigen, machen Sie sofort.

Fertig!

Schritt 2: Aufgaben sortieren

Nachdem Sie alle Aufgaben zentral verwaltet haben, geht es darum, Ordnung ins Chaos zu bringen. Hierfür bietet Evernote die Verwendung von frei zu definierenden Schlagwörtern (englisch: tags) an. Da es bei der Liste vornehmlich um Prioritäten geht, versehen Sie jede Aufgabe mit einem »Zeit-Schlagwort«.

Beispiel:

  • 1 – Now
  • 2 – Next
  • 3 – Soon
  • 4 – Later

Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass am Anfang dieser Schlagworte eine Ziffer steht. Auf diese Weise können Sie anschließend Ihre Liste nach den Schlagworten sortieren: Die wichtigsten Dinge (1-Now) stehen dann oben. Es empfiehlt sich noch weitere Schlagworte zu vergeben, um Ihre Aufgaben einem Thema oder einer Person zuzuordnen.

Schritt 3: Vorgang wiederholen

In einer idealen Welt wäre es damit getan. Wie wir aber wissen, sieht die Realität anders aus. Aufgaben werden wichtiger oder sind plötzlich nicht mehr dringend. E-Mails mit neuen Aufgaben gehen ein und natürlich gibt es die nächsten Meetings…

Kurzum: Das Ganze funktioniert nur, wenn Sie die Schritte eins und zwei regelmäßig wiederholen.

Links

Sie wollen mehr über das Thema GTD und Evernote erfahren? Folgende Links sind empfehlenswert:

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