30.09.2014 · smart arbeiten ·

smartsteuer: ein Blick unter die Haube…

Haben Sie eigentlich eine Vorstellung davon, was bei smartsteuer passiert, nachdem Sie den „Abschicken“-Button geklickt haben? Unser Software-Experte David Hansmann stellt in diesem Beitrag einmal die Abläufe vor, die Sie mit einem Mausklick unter der smartsteuer-Haube anstoßen. Vorab hat er sich Gedanken darüber gemacht, wie Sie sich unsere Abläufe vielleicht vorstellen:

Nach dem Klick auf „Abschicken“ verlässt die Supportanfrage den Browser des Kunden. Der lehnt sich zurück und ist gespannt auf die Antwort – die ja sicher in Kürze eintrudeln wird. Wenn er nur wüsste…

Die elektronische Nachricht landet im Keller eines burgähnlichen alten Gemäuers in einem verlassenem Hannoveraner Stadtteil. Eine altersschwache Glühbirne schwingt unendlich langsam hin und her und wirft ein fahles Licht durch die langen Gänge. An der linken Kellerwand finden sich hölzerne Regale, alle vollgestopft: alte Folianten, mit Stockflecken „verzierte“ Taschenbücher und Loseblatt-Sammlungen mit heraushängenden Notizzetteln. Die Titel machen klar: Bei allen Büchern dreht es sich um das deutsche Steuerrecht. Staub tanzt verträumt auf den wenigen Lichtstrahlen. Auf der rechten Seite des Ganges die gleichen Regale: Sie aber sind gefüllt mit kleinen Kartons. Alle tragen einen – manchmal kaum noch lesbaren – Aufkleber. 

In der Ferne wird eine Tür geöffnet. Das Quietschen hallt durch die verlassenen Gänge. Ein älterer Herr mit Hornbrille schlurft gemächlich zu einem leise vor sich hin ratternden Nadeldrucker. Der ist noch damit beschäftigt, die Kundenanfrage auf längst vergilbtes Pergament zu bannen. Der alte Mann wartet, nimmt die ausgeblichene Schirmkappe ab, streicht sich über die faltige Stirn und wirft einen ersten Blick auf den Text. Er lächelt traurig. Als der Drucker seine Arbeit erledigt hat, reisst der alte Mann vorsichtig die Nachricht vom Papierstapel ab, greift sich einen kleinen Karton aus einem Stapel, der sich meterhoch neben dem Drucker türmt. Dann zieht er einen kleinen Zettel aus der Brusttasche. „Eilig!“ steht drauf. Er feuchtet die Rückseite an, klebt den Zettel auf den Karton und macht sich auf den Weg. Irgendwo wird sich ein Regal finden, in dem noch Platz ist. Sonst wird halt ein neues Regal gebaut. Oder auch  nicht. Der Kunde wird seine Antwort bekommen. Nur nicht heute. Oder morgen.

Keine Sorge …

Zugegeben: Wer sich mit dem deutschen Steuerrecht beschäftigt, der wird immer wieder über knochentrockene Abhandlungen und altmodische oder umständlich verklausulierte Redewendungen stolpern. Da könnte man schon denken, dass sich eine Firma wie smartsteuer auf eine ähnliche antiquierte Art und Weise mit Ihren Steuerproblemen beschäftigt, wie oben angedeutet. Aber keine Sorge: Für eine Onlinelösung wie smartsteuer gelten heutzutage ganz andere Prozesse und Richtlinien. Eine einfache und flotte Datenerfassung, die Optimierung des Ergebnisses mit Hilfe von Steuertipps und ein so effizienter wie schneller Support sind eine absolute Notwendigkeit.

Nicht zufällig sind das drei zentrale Punkte, die – um ein Beispiel zu nennen – kostenlose Produkte wie das Elsterformular eben nicht bieten. Und draufzahlen müssen Sie trotzdem, wie die Wirtschaftswoche gerade in einem Test festgestellt hat. Glücklicherweise stellen die Finanzbehörden kommerziellen Software-Anbietern wie smartsteuer sogenannte Elster-Schnittstellen bereit – was ich an dieser Stelle ausdrücklich loben möchte. Mit deren Gebrauch konnten wir ein Produkt entwickeln, mit dem die Steuererklärung zum Kinderspiel wird.

Und übrigens: Auch wenn in Deutschland tatsächlich mehr Bücher zum Thema Steuern erscheinen als in jedem anderen Land: Andere Staaten holen auf.

Was passiert also wirklich wenn eine Anfrage bei uns eintrifft?

Wer sich über eine der Kontaktmöglichkeiten bei uns meldet, lernt als erstes jemanden aus unserem Support-Team kennen. Eine Nachricht wird meist zuerst von meinem Kollegen Andreas Wagner gelesen. Als Verantwortlicher für den Support kann er oft schnell und unbürokratisch helfen. Verständnisfragen sind meist am schnellsten geklärt. Vermutet er einen Fehler in unserer Online-Steuererklärung oder sieht er eine Möglichkeit etwas zu verbessern, dann erstellt er einen Eintrag in unserem internen Ticketsystem und vergibt eine passende Priorität. Gleich im Anschluss erhalten mehrere Kollegen eine entsprechende Nachricht per E-Mail.

Sollte tatsächlich einmal ein größeres technisches Problem vorliegen, kann man nur spekulieren wer schneller am Telefon ist: Kollege Andi oder die Administratoren unseres Rechenzentrums, die unsere Technik rund um die Uhr im Auge haben. Anfragen, die das Steuerrecht betreffen, landen in unserer Abteilung „Berechnung und Interview“, namentlich bei Stefan und Jenni und werden dort umgehend bearbeitet. Ab diesem Punkt greifen dann viele Prinzipien der agilen Softwareentwicklung und Continuous Delivery. Diesen Organisationsformen hat sich smartsteuer bereits seit einigen Jahren verschrieben.

Beispiel: Rechenfehler

Auch wenn es kaum vorkommt: Stellen wir uns vor, dass die Kollegen von „Berechnung und Interview“ tatsächlich einen Rechenfehler in unserer aktuellen Programmversion feststellen. Dabei kann es sich beispielsweise um Korrekturen an Steuerformeln handeln, die es notwendig machen, unseren Programmcode anzupassen. Dann ist schnelles, teamübergreifendes Handeln gefragt. Das entsprechende Fehler-Ticket wird in unserem System zunächst auf den Status „Blocker“ gesetzt. Damit wissen unsere Mathematiker Michael und Markus: Eine möglichst schnelle Änderung ist fällig. Michael wird sich sofort in die entsprechenden Formeln einarbeiten und Markus koordiniert das weitere Vorgehen. Im Rahmen unseres Entwicklungsprozesses Scrum fungiert er unter anderem als Bindeglied zwischen den Teams „Entwicklung“ und „Berechnung und Interview“. In der Zwischenzeit informiert Andreas den Kunden darüber, wann er mit einer Korrektur rechnen kann.

Kontrollen an vielen Stellen

Sind Anpassungen an der Software notwendig, werden diese in ein Versionskontrollsystem eingepflegt. Damit beginnt ein automatischer Zyklus im Rahmen des Continuous Delivery. Ein interner Server baut auf Basis der Änderungen eine neue Anwendungs-Version und führt grundlegende Test durch. Stefan braucht jetzt nur noch eine Aktualisierung des Testsystems ankündigen. Dort wird die eingesetzte Berechnungs- und Interviewlogik auf Herz und Nieren geprüft.

Ist Michael mit den Anpassungen der Steuerformeln fertig und sind alle Beteiligten sicher das Problem beseitigt zu haben, findet ein abschließender Testlauf mit aktuell fast zweitausend Steuerfällen statt. Dieser Testlauf  verschickt am Ende eine Email mit Informationen darüber, ob alle erwarteten Werte vom System geliefert wurden. Dies ist notwendig um sicherzustellen, dass die Korrektur keine Fehler an anderer Stelle nach sich zieht.

Im letzten Schritt werden der Stand der Datenbank und der Anwendung auf die jeweiligen Server geladen, intern und in der Anwendung wird das Update angekündigt und im letzten Schritt die Anwendung aktualisiert. Andreas informiert alle Beteiligten per Email über den „Vollzug“ der Änderung. Im optimalen Fall vergehen so zwischen der Supportanfrage und dieser Benachrichtigung nur wenige Stunden.

Natürlich ist es immer Frage des Abwägens, wann und wie schnell wir auf ein entsprechendes Problem reagieren können. Manche Fehler treten nur in sehr exotischen Konstellationen oder Sachverhalten in rechtlichen Grauzonen auf. Manchmal ist der jeweilige Kunde möglicherweise sogar der Erste, bei dem das Problem auftaucht. Außerdem können wir vielleicht einen Workaround anbieten, eine Notlösung, mit der eine fehlerfreie Abgabe des Falls auch ohne eine Aktualisierung des Gesamtsystems möglich wird.  In solchen Fällen wird die tatsächliche Änderung später, vorzugsweise früh morgens, eingespielt. Dann werden möglichst wenige Benutzer bei der Eingabe Ihres Steuerfalls unterbrochen.

Für uns ist es das Wichtigste, immer möglichst schnell und effizient reagieren zu können. Deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran unsere Workflows weiter zu optimieren. Davon profitieren wir genauso wie unsere Kunden.


David Hansmann Geschrieben von:

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