18.11.2015 · smart leben ·

Delegieren kann man lernen: Tipps für Control-Freaks.

Besonders frischgebackene Selbstständige, die zum ersten Mal alleine für Mitarbeiter verantwortlich sind, tappen häufig in die Falle, sich für ausnahmslos alles alleine verantwortlich zu fühlen.

Auch langjährige Angestellte in kleinen und großen Führungspositionen tun sich mit dem Delegieren oft sehr schwer.

Doch so vermeintlich befriedigend (und gelegentlich korrekt) die Vermutung auch sein mag, dass Sie alles selbst am besten können: Auf Dauer kommen Sie damit nicht weit.

Am Ende steht sich eine Führungsperson durchaus selbst im Weg, wenn sie jede Kleinigkeit akribisch kontrolliert. Nur wer Mitarbeiter und Dienstleister erfolgreich mit ins Boot holt und eigenständige Entscheidungen treffen lässt, kommt in Projekten auch voran.

Sicher haben auch Sie sich schon einmal gedacht „Das muss ich selbst machen, wenn es vernünftig gemacht werden soll“ oder „Bis ich das erklärt habe, wurde es doch dreimal schneller von mir selbst erledigt“.

Stimmt wahrscheinlich auch – jetzt, zu diesem Zeitpunkt.

Doch wenn Sie Ihre Einstellung nicht ändern, wird sich an der Situation auch nichts verbessern. Kein Mitarbeiter bekommt so jemals die Chance, sich vernünftig einzuarbeiten und Sie beim nächsten Mal zu entlasten.

Oder, wenn es sich um einen Vorfall handelt, der sich nicht wiederholen wird: Sie lassen die Möglichkeit aus, dass in Ihrem Team noch andere Menschen Kompetenzen und Erfahrungen rund um Ihre Projekte erwerben, wenn Sie stets jedes Detail höchstpersönlich übernehmen oder überwachen.

Ein kleiner Mikromanager steckt in uns allen

Der „medizinische Fachbegriff“ für Control Freaks in Führungspositionen lautet Micro Manager oder Mikromanager. Zu erkennen sind sie meist an folgenden „Symptomen“:

  • Ihr Schreibtisch ist meist übervoll.
  • Sie sorgen dafür, dass jede noch so kleine Aufgabe sicherheitshalber bei Ihnen landet.
  • Sie stehen immer unter Hochdruck.
  • Sie haben das Bedürfnis, jede Schraube und jeden Haken im Projekt zu verstehen und zu kontrollieren.

Erkennen Sie sich wieder? Dann gehören Sie wahrscheinlich zu den Betroffenen und sollten überlegen, etwas zu ändern. Denn so bremsen Sie Mitarbeiter und Dienstleister nur aus, die eigentlich aktiv dazu beitragen könnten, dass das Projekt floriert.

Die schlimmsten unter den Mikromanagern signalisieren allen, dass die Verantwortung nur bei ihnen liegt. Das auf diesem Weg quasi entmündigte Team wird sich davor scheuen, Dinge falsch zu machen und daher alle großen, kleinen oder winzigen Entscheidungen „dem Chef“ überlassen.

So können weder Ideen entstehen noch kreative Prozesse funktionieren. Brainstorming wird zum Monolog der leitenden Person. Die Dienstleister und Angestellten schalten ab und lassen sich beschallen, statt aktiv mitzuwirken – schließlich bekommen alle eh immer nur eins auf den Deckel vom Mikromanager. Dann kann man es auch lassen…

Der überlastete Mikromanager wiederum geht spät abends mit dem Gefühl nach Hause, kurz vor dem Burnout zu stehen. Und das nur, weil die doofen Anderen seine strenge Aufsicht so dringend brauchen. Schlimmer noch:  Trotzdem klappt nichts so richtig. Dass eins das andere auslösen könnte, sieht er so tief in dieser Projektfalle dann gar nicht mehr.

Spätestens wenn Sie merken, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine Aufgabe nicht zutrauen, für die diese Menschen doch eigentlich eingestellt oder beauftragt wurden, wird es Zeit dafür, den inneren Control Freak in die Reha zu schicken.

Delegieren erschafft eine Win-Win-Situation

Wer delegieren lernt, entlastet nicht nur sich selbst, sondern übergibt die Verantwortung an den Empfänger der Aufgabe.

Das funktioniert nicht, wenn jemand nur assistierende Zuarbeit leisten soll. Sondern nur, wenn ein vollständiger Arbeitsauftrag verteilt wird, der Kompetenz erfordert und sie überhaupt erst möglich macht.

Die S.M.A.R.T.-Regel aus der Welt des Projektmanagements beschreibt, wie eine Aufgabe aussieht, die delegiert werden kann:

  • Spezifisch (nicht allgemein, sondern eindeutig definiert)
  • Messbar (in Quantität oder Qualität als Ziel messbar)
  • Akzeptiert (weil angemessen, attraktiv, lohnend oder herausfordernd)
  • Realistisch (möglich unter den gegebenen Voraussetzungen)
  • Terminiert (zeitlich begrenzt mit klarer Terminvorgabe)

Während Sie die Abgabe der Steuererklärung online jederzeit komfortabel und ohne Aufwand an smartsteuer delegieren können (und sich dabei auf ein perfektes Ergebnis verlassen können), ist die Vergabe von Aufgaben an Personen ein komplexer Lernprozess, an dem ein Team erfolgreich wachsen kann.

Wenn Sie im Kleinen anfangen und in sich abgeschlossene Aufgaben vollständig anderen überlassen, ohne sich dann noch einzumischen, ist der erste Schritt schon getan.

Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie sich zurückziehen und für Fragen nicht mehr zur Verfügung stehen. Sie sollten präsent sein, das Ziel erklären und definieren. Als Ansprechpartner sollten Sie bereitstehen und sich anschließend Bericht erstatten lassen.

Was Sie aber nicht tun sollten: Sich darüber beschweren, wenn etwas auf eine andere Art und Weise erledigt wurde, als Sie selbst es getan hätten. Sie wissen doch: Viele Wege führen nach Rom – oder zum Projektziel.

Denn auch wenn Mikromanager und Control Freaks es in Bezug auf sich selbst nur zu gerne verdrängen: Fehler macht jeder. Das Gute daran: Aus Fehlern kann man lernen. Viele Aufgaben können außerdem auf unterschiedliche Weise gelöst werden, ohne dass nachbessernd eingegriffen werden muss zugunsten persönlicher Präferenzen.

Sie haben einen Mitarbeiter eingestellt, damit dieser sich um ein neues Ordnungssystem im Warenlager kümmert? Dann akzeptieren Sie sein System und räumen nicht „mit ihm gemeinsam“ um.

Die Assistentin Ihres Vertrauens verdient tatsächlich Ihr Vertrauen. Erfahrene Mitarbeiter sollten ihre Erfahrungen einbringen können. Neue Dienstleister müssen ebenfalls zeigen dürfen, dass man auf sie bauen kann, damit sie eigenständig Projektaufgaben übernehmen können.

Es ist dabei wesentlich, dass Sie Mikromanagement nicht mehr als etwas Gutes sehen, mit dem Sie den Laden am Laufen halten … sondern erkennen, dass Sie sich selbst einschränken und Anderen die Möglichkeit zur Entfaltung im Projekt nehmen.

Und dass alle davon profitieren, wenn Sie Delegieren lernen.

Sie selbst übrigens am meisten.


Franziska Zachert Geschrieben von:

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LETZTE BEITRÄGE

Bisherige Kommentare (Selber ein Kommentar hinterlassen)

  • Sehr geehrte Frau Sobolowski,

    herzlichen Dank für diesen interessanten Artikel. Eine sehr lesenswerte Lektüre.

    Ich erlaube mir hinzuzufügen, dass der Mikromanager nicht wirklich in jedem von uns steckt (oder zumindest nicht immer gleich stark ausgeprägt). Die eigene Fähigkeit zu delegieren hängt maßgeblich von den individuellen Stärken des Delegierenden ab. Der eine kann auf Grund seines natürlichen Stärken-Portfolios wesentlich leichter delegieren, dem anderen fällt es umso schwerer. Hat der Delegierende z.B. die Stärken „Entwickler“ oder „Integrationsbestreben“, so fällt es demjenigen mit Sicherheit leichter, andere ins Boot zu holen, und mit den zu delegierenden Aufgaben zu fordern und zu fördern. Hat der Delegierende aber z.B. die Stärken „Leistungsorientierung“ oder „Höchstleistung“, dann fällt er wesentlich leichter in die von Ihnen beschrieben Verhaltensmuster „Bis ich das erklärt habe, wurde es doch dreimal schneller von mir selbst erledigt“ oder „Das muss ich selbst machen, wenn es vernünftig gemacht werden soll“.

    Fazit: effektives Delegieren hängt sowohl von den Stärken des Vorgesetzten, als auch von den Stärken des Mitarbeiters, ab.

    Ich sende herzliche Grüße und freue mich bereits auf Ihre nächsten Artikel.
    Carsten Seiffert

  • Guten Tag Frau Sobolowski,
    vielen Dank für diesen äußerst spannenden und hilfreichen Artikel zum Thema Delegation. Besonders die Aussage, dass ALLE von richtiger Delegation profitieren, sollten sich Führungskräfte einprägen. So führt richtige Delegation zu Entlastung der Führungskraft und gleichzeitig zu zunehmender Motivation und Engagement bei den Mitarbeitern. Durch das Übertragen von Verantwortung fühlen sich diese anerkannt und diese Wertschätzung spiegelt sich deutlich in deren Leistung wider. Es ist also eine Win-Win-Situation, von der auch das Unternehmen profitiert.
    Beste Grüße
    Verena Großberger


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