03.02.2016 · smart leben ·

Rechnungen schreiben – aber richtig. Pflichtangaben und Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie sich nebenberuflich selbstständig machen oder als Existenzgründer durchstarten wollen, müssen Sie sich bereits ab dem ersten Auftrag damit auseinandersetzen, welche Pflichtangaben auf Ihre Rechnungen gehören – denn nur eine korrekte und vollständige Abrechnung wird bei der Steuererklärung vom Finanzamt akzeptiert.

Außerdem steht für Sie die Entscheidung an, ob Sie die so genannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten. Denn wenn Sie die von den Finanzbehörden festgelegten Grenzen des jährlichen Gesamtumsatzes vom Vorjahr und aktuellen Jahr Grenze nicht überschreiten, haben Sie diesbezüglich Wahlfreiheit. Umsatzsteuer abführen oder davon befreit werden: Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Die Kleinunternehmerregelung

Wenn die Umsatzgrenze nicht überschritten wird, bezeichnet das Umsatzsteuergesetz alle selbstständigen oder gewerblich tätigen Unternehmer automatisch als Kleinunternehmer und überlässt ihnen dann auch die Wahlfreiheit, ob Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden soll oder nicht.

Mit Kleinunternehmern meint das Umsatzsteuergesetz (UStG) also alle Selbständigen oder gewerblich Tätigen, die mit ihrem Gesamtumsatz diese definierte Grenze nicht überschreiten.

Aktuell liegt diese Grenze bei 17.500 Euro im Vorjahr bei der Annahme, dass der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Beide Voraussetzungen werden einbezogen und müssen gegeben sein. Als Gründer ohne Vorjahresergebnisse müssen Sie natürlich zunächst eine Einschätzung abgeben.

Die angewandte Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) bedeutet, dass Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen oder Ihrem Kunden in Rechnung stellen können. Gleichzeitig kann auch keine Vorsteuer (die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen) abgezogen werden.

Es ist auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung vonnöten – eine Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Kalenderjahres erfüllt den Zweck.  Kleinunternehmer füllen in der Umsatzsteuerjahreserklärung nur die Angaben über die Umsätze des aktuellen und des Vorjahres aus. Damit prüft das Finanzamt, ob die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung eingehalten werden. Bei smartsteuer kann die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer aus dem separaten Interview der EÜR mit übersendet werden.

Ob Sie sich für den Ausweis der Umsatzsteuer auf den Rechnungen oder für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, kommt auf Ihren Einzelfall an. Zwei Aspekte sind in die Überlegungen, ob Kleinunternehmer oder nicht, mit einzubeziehen:

1. Kleinunternehmer können keine Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen abziehen. Gerade bei großen Anschaffungen (mit ausgewiesener Umsatzsteuer) kann der Abzug der Vorsteuer Vorteile bringen.

Der große Betrag der Vorsteuer wird in der Umsatzsteuererklärung bzw. bereits in den Voranmeldungen gegen die (oft kleineren) Beträge der auf den eigenen Rechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer gerechnet und es kommt in vielen Fällen zu Erstattungen der Umsatzsteuer.

2. Wenn Sie sich gegen den organisatorischen Aufwand und für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, werden Sie auch als Kleinunternehmer wahrgenommen.

Sprich: Rechnungen ohne Mehrwertsteuer verraten dem Kunden, dass die relativ niedrige Grenze von 17.500 Euro Umsatz im Vorjahr nicht erreicht wurde. Das ist je nach Größenordnung von Projekt und Kunde nicht unbedingt die beste Verhandlungsposition, um gute Honorare oder Preise zu erzielen.

Ihre Kunden haben in der Regel kein Problem mit ausgewiesener Umsatzsteuer:

Eine Rechnung mit Angabe der Umsatzsteuersumme wirkt professioneller und der Kunde kann diese Umsatzsteuer mit der verrechnen, die er selbst eingezogen hat.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Umsatzsteuer oder ein Hinweis auf die angewendete Kleinunternehmerregelung sind aber nicht die einzigen Angaben, die für eine gültige Rechnung erforderlich sind.

Pflichtangaben in Rechnungen sind in § 14 und § 14a (UStG) Umsatzsteuergesetz geregelt, siehe “Ausstellung von Rechnungen”.

Jede geschäftliche Rechnung muss zwingend folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  • das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung getrennt nach USt-Satz (§ 10 UStG),
  • der anzuwendende Umatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung durch die Kleinunternehmerregelung einen Hinweis darauf, dass diese angewendet wird,
  • im Fall der Ausstellung der Rechnung vom Leistungsempfänger die Bezeichnung „Gutschrift“.

Der vollständige Rechtstext mit allen Details: Gesetze im Internet, 14 UStG.

P.S. Für das reibungslose und unkomplizierte Erstellen von Rechnungen mit allen Pflichtangaben empfehlen wir Ihnen mit oder ohne angewandte Kleinunternehmerregelung unseren Partner lexoffice, die kinderleichte Rechnungssoftware und Buchhaltungslösung für Gründer, Startups und alle anderen Selbstständigen.

Juliane Bunte Geschrieben von:

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LETZTE BEITRÄGE

Bisherige Kommentare (Selber ein Kommentar hinterlassen)

  • Avatar Inge sagt:

    Vielen Dank für die vielen Tipps.
    Seit kurzer Zeit habe ich kein Rechnungsprogramm mehr und da habe ich jetzt mal gemerkt, wie sehr man sich blind auf so eine Software verlässt. Dank euch kann ich jetzt auch ohne diese weiterarbeiten.

    Beste Grüsse
    Inge


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