Das bleibt in der Familie: Als Unternehmer Angehörige beschäftigen

Niemand kennt Sie und Ihr Unternehmen so gut wie Ihre Familienangehörigen. Zuverlässige Mitarbeiter zu finden ist außerdem immer eine große Herausforderung. Was wäre also logischer, als mit jenen Menschen zu arbeiten, denen Sie vertrauen?

Aus guten Gründen arbeiten in vielen kleineren Firmen die Ehefrauen oder Töchter an den Kommunikationsknotenpunkten, helfen Cousins als Fahrer aus oder treten Geschwister der Geschäftsführung wichtige Entscheiderpositionen an.

Damit das Finanzamt diese Konstellationen anstandslos akzeptiert und Sie die Lohnkosten problemlos steuerlich absetzen können, sollten Sie unbedingt alles exakt so abwickeln, wie Sie es bei der Einstellung einer fremden Person tun würden: Inklusive detailliertem Arbeitsvertrag.

Ihre Zusammenarbeit mit den Angehörigen muss nämlich dem so genannten Fremdvergleich standhalten: Könnte diese Position in dieser Konstellation auch mit einem fremden Menschen abgeschlossen werden? Aus welchem Grund haben Sie sich dann für einen Angehörigen entschieden?

Vertrauen in die Fähigkeiten einer persönlich bekannten Person genügt, wenn die Arbeitsbedingungen und –zeiten normalen Konditionen entsprechen. So lange Sie diese Fragen zufriedenstellend beantworten können, gibt es keine Probleme.

Mitarbeitende Familienangehörige und Betriebsausgaben

Um die Kosten für die Mitarbeiten von Familienmitgliedern als Betriebsausgaben geltend machen zu können, sollten Sie also immer den besagten ordentlichen Arbeitsvertrag abschließen. Mit einem solchen schriftlichen Vertrag können Sie problemlos nachweisen, dass Sie den Anforderungen an eine reguläre Anstellung nachkommen und keine Gefälligkeitsvereinbarung mit „kostengünstigen“ Verwandten getroffen haben.

Der Vertrag sollte daher folgende Details enthalten:

• Die Wochenarbeitszeit in Stunden
• Eine Beschreibung des Aufgabengebiets und der Erwartungshaltung
• Urlaubsregelungen
• Vergütung und Fälligkeit der Vergütung
• Kündigungsfristen
• Sonstiges wie Angaben darüber, zu welchen Zeiten Aufgaben zu leisten sind, falls dies sich nicht aus der Tätigkeitsbeschreibung ergibt
• Sonstiges wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Befristungen des Vertrags. Gehen Sie davon aus, dass Sie im Zweifelsfall sogar nachweisen müssen, dass familienangehörende Mitarbeiter die im Vertrag festgelegten Arbeitsstunden auch tatsächlich geleistet haben. Eine Zeiterfassung oder einfache Aufstellung hilft ebenso wie ein konsequent geführter Stundenzettel.

Mitarbeitende Familienangehörige müssen außerdem nachweislich eine angemessene Vergütung erhalten. Das bedeutet nicht nur, dass unterbezahlte Verwandte mit Misstrauen betrachtet werden – auch ein sehr hohes Gehalt wird das Finanzamt nicht als angemessen anerkennen.

Dabei geht es nicht darum, welche Qualifikation ein Mitarbeiter mitbringt, sondern um einen Gehaltsbereich, der zur Tätigkeit passt und üblich ist.

Angestellt oder Mitunternehmer mit Entscheidungsbefugnis? Vorsicht Falle

Wenn die Ehefrau mit akademischem Abschluss sich dafür entscheidet, Sie als Empfangssekretärin zu unterstützen, kommt also nur ein Gehalt in einer gebräuchlichen Höhe für diese Position in Frage, ohne dass Diplome oder Titel mit einfließen dürfen.

Wichtig ist, dass bei einer Betriebsprüfung kein Zweifel über den Status Ihres Familienangehörigen als angestellter Mitarbeiter besteht. Vor allem sollten Sie eine Einstufung als Unternehmer für das mitarbeitende Familienmitglied vermeiden.

Sonst gibt es im Falle einer Arbeitslosigkeit kein Geld von der Arbeitsagentur, bei Berufs- und Erwerbsunfähigkeit oder –minderung gewährt der Rentenversicherungsträger keine Rente und bei Arbeits- und Wegeunfällen entfallen jegliche Leistungsansprüche.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte die Checkliste: Familienmitglieder als Mitunternehmer im Blog „Meine Firma und ich“ von Lexware.