Tick-tack: Zeitmanagement für Anfänger

Die Zeit ist in unserem Leben ein mächtiger Mitspieler. Sie steht niemals still, lässt Jugend welken und heilt alle Wunden. Besser also, sich gut mit ihr zu arrangieren, nicht wahr? Manchmal ist das jedoch leichter gesagt als getan – dann nämlich, wenn das Privatleben vor Verpflichtungen und Terminen zu explodieren scheint und sich die To-dos im Job höher stapeln als das Himalaya-Gebirge. Da war gefühlt gerade erst Mittag, schon steht der Feierabend vor der Tür und längst ist noch kein Land in Sicht. Was also tun, wenn man sich nicht schreiend auf dem Boden wälzen oder den Kopf auf den Tisch kloppen möchte? Genau, es gibt nur eine Rettung: Tempo anziehen! Selbstredend ohne darüber schluserig zu werden und schlechtere Ergebnisse zu erzielen. Doch das ist gar nicht so leicht.

Das Problem mit der Zeit

Manchmal will ein Tag einfach nicht reichen, um all das zu erledigen, was man gern würde oder eigentlich müsste. Da gilt es natürlich, die verfügbare Zeit bestmöglich zu nutzen. Man hetzt sich also ab und macht und tut – häufig in einem Ausmaß, das die Work-Life-Balance gewaltig ins Wanken bringt. Das war doch aber noch nicht immer so, sagt ihr vielleicht. Sind wir also im Grunde einfach langsam arbeitende Jammerlappen und sollten uns von unseren kernigen Eltern und Großeltern ein paar Scheiben abschneiden? Nein, so einfach ist es leider nicht. Denn durch die Digitalisierung hat sich in den vergangenen Jahren nicht nur die weltweite Kommunikation radikal verändert, sondern auch die Anforderung an unser Privat- und Berufsleben. Permanent haben wir heute Möglichkeiten der Lebensgestaltung vor Augen, messen uns am perfekt inszenierten Leben der anderen und stehen damit unter einem Druck, der noch vor 30, 40 Jahren völlig absurd erschien. Weil man sich maximal mit Freunden und Nachbarn verglich. Möchte man Arbeit, Liebe, Kinder, Haushalt, Sport, Ernährung und Co. also bestmöglich unter einen Hut bekommen, werden 24 Stunden eben schon mal knapp – zumindest, wenn man zwischendurch auch noch ein paar Stunden Schönheitsschlaf halten möchte.

Die Zeit arbeitet mit – nur leider gegen uns

Besonders im Job herrscht oft Zeitknappheit – in Wahrheit oder auch nur gefühlt. Arbeitet man zum Beispiel ohnehin schon unter Volldampf und verabschiedet sich im Geist von der Mittagspause, weil ein wichtiger Bericht abgeliefert werden muss, rattern ausgerechnet dann die drängenden E-Mails nur so rein, das Telefon will einfach nicht still stehen und als Krönung bekommt man auch noch ein spontanes Meeting reingedrückt. Da wirft man seine Prioritäten gern mal durcheinander, Pulsrasen ist vorprogrammiert und man weiß nicht mehr, wo vorn und hinten ist. Damit die Mitarbeiter in solch alltäglichen Situationen nicht direkt in der Stressfalle landen und ihre Aufgaben trotz allem zufriedenstellend erledigen, bieten viele Unternehmen bereits Zeitmanagement-Kurse an. Zwar muss für ein  solches Seminar in der Regel wiederum kostbare Arbeitszeit abgezwackt werden, trotzdem: Bereits innerhalb von einer Stunde kann ein guter Coach den Teilnehmern eine ganze Reihe Tipps und Tricks vorstellen, die das Zeitmanagement im Job erleichtern können. Im Nachgang kann sich dann jeder noch einmal eingehend mit einzelnen Techniken vertraut und sie sich zukünftig zunutze machen. Unterm Strich wird die aufgewendete Zeit also ganz sicher wieder eingefahren.

Wie wir die Zeit überlisten können

Und welche Methoden gibt es da so? Der einfachste Schritt ist in jedem Fall, seine Aufgaben bei Arbeitsbeginn zu strukturieren – besser noch am Abend davor. So geht man nämlich nicht mit Panik vor dem nächsten vollgepackten Tag nach Hause, sondern mit dem guten Gefühl, einen Plan und seine Aufgaben im Griff zu haben. Wer meint, selbst für das Erstellen eine Priorisierungsliste keine Zeit zu haben, sollte sich immer vor Augen halten, wie viel der wertvollen Ressource sich damit über Stunden hinweg wieder einsparen lässt. Fünf bis zehn Minuten Investition stehen so sicher bis zu einer halben Stunde gegenüber, die man sonst mit dem hektischen Öffnen und Schließen von Mails und Tabs verplempern würde, ohne wirklich etwas wegzuschaffen.

Zeitmanagement in drei Schritten

Natürlich ist diese Maßnahme nur der Grundstein für effizientes Arbeiten, viele weitere – so zum Beispiel die Not-to-do-Liste, die Eisenhower-Matrix, das Getting-Things-done-Prinzip und einige mehr – werde ich euch in einem gesonderten Beitrag noch einmal ausführlich vorstellen. Bestimmt ist auch für euch etwas dabei! Bei manchen Leuten ist aber gar nicht das Verhältnis von Aufgaben und Zeit das Problem, sondern die eigene Disziplin. Statt sich gerade in knackigen Phasen zur Produktivität zu zwingen, verfallen viele in Prokrastination. Hier gilt es nun nicht mehr an der Schnelligkeit, sondern an sich selbst zu arbeiten.

Zeit- vs. Selbstmanagement?

Wenn sie doch unbeirrbar und immer gleich verläuft: Kann man die Zeit dann überhaupt managen? Kritische Stimmen verneinen diese Frage. Trainieren lässt sich ihrer Meinung nach nur das eigene Verhalten und damit die Effizienz, die man auch unter großer Belastung an den Tag legt. Deshalb geht es auch im Selbstmanagement natürlich um eine sinnvolle und strukturierte Planung sowie konkrete Zielsetzungen, aber ebenso um die eigene Motivation und das Treffen von Entscheidungen. Das tun wir an einem durchschnittlichen Tag nämlich etwa zwanzigtausendmal – und oft ist auch hier Schnelligkeit oberstes Gebot. Besonders wenn uns im Job die Deadlines über den Kopf wachsen, handeln wir oft aus dem Bauch heraus und klicken doch auf die gerade hereinkommende Mail, statt uns auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Zieht die nun wiederum einen Rattenschwanz aus Nachfragen, Telefonaten und Recherche nach sich, haben wir im Sinne effizienter Zeitnutzung intuitiv falsch entschieden. Unsere eigentliche Tätigkeit ist nämlich noch immer nicht erledigt und widmen wir uns ihr erneut nach der Unterbrechung, muss die Konzentration erstmal wieder hochgefahren werden. Doch an diesen individuellen Entscheidungsmustern zu arbeiten, ist harte Arbeit. Am besten gelingt der Einstieg mit einer großen Portion Willenskraft und dem alten Seefahrer-Mantra: Um so schnell wie möglich anzukommen, muss ich 1. losfahren und 2. unbeirrt Kurs halten. Versucht’s doch mal!