15.06.2016 · smart leben ·

Selbstorganisation & Projektplanung: 3 Apps mit Pfiff!

Beim letzten Mal habe ich euch einige tolle Apps zur Aufgabenverwaltung vorgestellt – und bin dabei zugegebenermaßen ein bisschen auf den Geschmack gekommen. Darum bleiben wir heute im gleichen Fahrwasser und nehmen Kurs auf ein paar weitere nützliche Programme, die euch in Sachen Projektplanung und Wissensorganisation besonders effektiv unter die Arme greifen. Damit steuert ihr nicht nur dem Traum vom papierlosen Büro entgegen, sondern habt auch für alle Eventualitäten das beste Tool im digitalen Seesack. Denn in meiner kleinen feinen Auswahl ist für jeden etwas dabei: Egal ob ihr für euch allein, im Team oder am liebsten möglichst visuell planen wollt! Wie in einem echten Notizbuch zum Anfassen habt ihr mit diesen Apps unterwegs alles Wichtige dabei. Nur, dass ihr dafür nichts weiter mit euch herumschleppen müsst als euer Mobiltelefon. Je wärmer es wird, desto weniger hat man schließlich Lust auf schweres Gepäck!

Für all eure Ideen: Evernote

Evernote ist unter den Selbstorganisations-Apps so etwas wie Columbus für die Seefahrt – ein großer Vorreiter also, der für viele andere Software-Tüftler zur Inspiration wurde. Allein oder in Zusammenarbeit mit anderen können hier via Handy oder PC Memos aller Art gesammelt, Links gespeichert und thematisch gruppiert, Listen erstellt und Bilder und Dokumente abgelegt werden.

Ein Anwendungsbeispiel: Ihr bekommt am Freitag Gäste und euch fehlt noch die zündende Idee für ein gaumenwässerndes Gericht. Nun stolpert ihr in einem eurer sozialen Netzwerke über ein tolles Essensfoto, das ein Bekannter gepostet hat. In Evernote erstellt ihr eine Rezeptsammlung und fügt erstmal das Bild hinzu, dann das handschriftliche Rezept, das er euch auf Nachfrage gern abfotografiert und zuschickt. Dank der großartigen Schrifterkennung des Programms könnt ihr euch die Zutaten nun herauskopieren und direkt eine Einkaufsliste aufsetzen. Jetzt noch fix eine Erinnerung für Donnerstagabend einstellen und Evernote gibt euch Bescheid, wenn der Einkauf erledigt werden muss. Toll, nicht wahr?

Über die Suchfunktion findet ihr all eure gespeicherten Daten jederzeit zügig wieder, ob es sich nun ums Essen, die nächste Reise, wichtige Unterlagen oder den Job dreht. Zwar ist die App auch kostenlos zu haben, um sie aber in vollem Umfang nutzen zu können, empfiehlt sich das Upgrade auf die Premium-Version für rund 40 Taler im Jahr. Durchaus schlau investiert, wie ich finde!

Für Team-Projekte: Trello

Kommen wir zur nächsten digitalen Pinnwand! Trello wirkt auf den ersten Blick etwas übersichtlicher als Evernote und eignet sich ganz besonders für die Zusammenarbeit in größeren Gruppen. Für jedes umfangreichere Projekt lässt sich hier ein übergeordnetes Board anlegen, das mit einzelnen Listen versehen wird – zum Beispiel „Ideen“, „To do“, „In Bearbeitung“ oder „Abgehakt“. An jede dieser Listen kann man nun einzelne Karten mit konkreten Inhalten andocken.

Wiederum ein Beispiel: Eure Abteilung wurde mit der Organisation des diesjährigen Firmen-Sommerfests beauftragt. Einer von euch erstellt ein Board mit dem Namen Sommerfest und legt die vier genannten Listen an. Über eine Invite-Funktion kann er nun den Rest des Teams mit ins Boot holen und bei Bedarf die Bearbeitungsrechte einzeln festlegen. Nimmt sich nun ein Kollege der Karte „Angebote für Catering einholen“ an, verschiebt er sie zunächst mal von der „To do“- auf die „In Bearbeitung“-Liste. Sobald er konkrete Angebote vorliegen hat, kann er sie als Dateien an seine Karte anfügen, diese auf die „Abgehakt-Liste“ verschieben und zum nächsten Punkt übergehen. Durch farbige Labels lassen sich auch bei vielen Involvierten alle Aufgaben schnell wiederfinden, außerdem gibt es eine Benachrichtigungsfunktion, die einen bei Änderungen in abonnierten Listen umgehend per Mail informiert. Anders als bei Evernote ist man hier mit der Gratis-Version ziemlich gut bedient. Die kostenpflichtige Gold-Variante der App bringt hauptsächlich optische Spielereien wie Hintergründe und Sticker mit sich.

Für Bildliche & Brainstormer: MindMeister

„Sagt mal alles, was euch dazu einfällt“ – fast jeder kennt die kognitive Technik des Mind-Mappings. Vor allem in Gruppenarbeiten an der Schule oder Uni war die assoziative Gedankenkarte häufig der allererste Schritt, um sich gemeinsam einem Thema anzunähern. Dieses wurde dazu in die Mitte eines weißen Blatts oder an die Tafel geschrieben, eingekreist und mit vielen Armen versehen, die zu kleineren Begriffswolken mit jeweils eigenen Abzweigungen führten. Dieses Prinzip haben sich die Macher von MindMeister geschnappt und darauf ihre App aufgebaut. Und mit der können Gruppen nun nicht nur wunderbar Brainstorming betreiben, sondern auch auf enorm anschauliche Weise kleine und große Projekte planen.

Dazu müssen sie natürlich nicht alle zur verabredeten Uhrzeit in einem Raum  sitzen, sondern können sich per Mail oder beispielsweise mit einem Google- oder Facebok-Account jederzeit und überall einloggen. Dank der webbasierten Synchronisierung ist jeder Beteiligte immer auf dem neuesten Stand – sowohl auf dem Android- oder iOS-Smartphone als auch über den bevorzugten Browser.

Besonders optisch macht das Ganze eine Menge Spaß, denn jede Themenblase kann beliebig per Drag and Drop hin- und hergeschoben und außerdem durch Bilder, Links und Notizen ergänzt werden. Eine super Sache also, um im Team komplexe Ideen zu visualisieren! Auch MindMeister bietet darüber hinaus die Möglichkeit, einzelne Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen, Prioritäten oder Deadlines festzulegen und sich per integriertem Chat in Echtzeit über das anliegende Projekt auszutauschen. Nutzer der App loben vor allem die nahezu selbsterklärende Bedienbarkeit sowie den Präsentationsmodus, mit dem sich Gedankenkarten im Handumdrehen in eine professionelle Slideshow verwandeln lassen. Je nach Anzahl der gleichzeitig verwalteten Mindmaps und Bedarf an zusätzlichen Features kann auch hier zwischen einer kostenlosen Basis- und verschiedenen Profi-Varianten gewählt werden. Also: Frohes Mapping allerseits!

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