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Außer Spesen nichts gewesen
Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen. Und wenn es beruflich ist, kann er auch Spesen von der Steuer absetzen. Verpflegungsmehraufwand heißt das Ganze dann im Steuerdeutsch. Doch von welchen Summen reden wir hier? Und gibt es Unterschiede zwischen In- und Ausland? Was ist, wenn der Chef die Reise zahlt? Fragen über Fragen – wir geben Ihnen die Antworten, wie gewohnt leicht verständlich.
Spesen: Wenn der Chef eh alles zahlt
Gleich vorab die schlechte Nachricht: Alle Überlegungen über die Absetzbarkeit von beruflich veranlassten Reisen sind hinfällig, wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten komplett übernimmt. Also ohnehin die Fahrt- und gegebenenfalls die Übernachtungskosten – und auch den Verpflegungsmehraufwand. Das leuchtet ein, Ihnen sind ja in diesem Fall auch keine Kosten entstanden.
Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand
Um zu verhindern, dass eine Dienstreise nachträglich viel Bürokratie nach sich zieht (und auch, dass das Finanzamt nicht zu viel zu tun hat), gibt es Pauschalen für die Spesen. Sie müssen also nicht alle Quittungen sammeln über das, was Sie während einer Reise gegessen und getrunken haben.
Bleiben Sie in Deutschland, ist die Rechnung einfach: Die Pauschale beträgt 24 Euro für jeden Tag, den Sie komplett auf Reisen verbringen. Bei einer eintägigen Dienstreise gibt es 12 Euro. Dieser Betrag greift auch am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen.
Im Ausland ist es natürlich oft teurer (manchmal auch billiger). Und das schlägt sich auch bei den Pauschalen nieder. Hier gibt es regelmäßig aktualisierte Tabellen des Bundesfinanzministeriums. In einigen Ländern gibt es sogar noch Unterschiede zwischen verschiedenen Städten. In Italien zum Beispiel beträgt die Pauschale 34 Euro (kompletter Tag) und 23 Euro (An- und Abreise, eintägige Reise). In Rom sind es hingegen 52/35 Euro, in Mailand auch noch 39/26 Euro.
Kürzungen beim Verpflegungsmehraufwand
Die meisten Dienstreisenden kennen es: Man übernachtet im Hotel (das der Chef bezahlt) und hat dabei auch ein Frühstück inklusive. Dann muss die Pauschale gekürzt werden. Beim Frühstück um 20 Prozent. Und wenn auch Mittag-, beziehungsweise Abendessen getragen werden, dann jeweils um 40 Prozent. Wenn Sie hingegen von einem Kunden oder ähnlichem zum Essen eingeladen werden, muss die Pauschale nicht gekürzt werden.
Welcher Ort ist maßgeblich?
Wer ins Ausland fährt (oder eben oft fliegt), hat mindestens am An-und Abreisetag mit zwei Ländern zu tun. Deutschland und das Zielland. Und wer viel rumkommt, wechselt auch noch zwischendurch das Land oder die Stadt (etwa von Rom nach Mailand, siehe Beispiel oben).
Wonach richtet sich dann die Pauschale? Grob gesagt: Das hängt von dem Ort ab, den Sie als letzten vor 24 Uhr erreicht haben. Bei Flugreisen in der Nacht der Ort, in dem man nach 24 Uhr gelandet ist. Wenn Sie etwa spätabends in Deutschland losfliegen und erst am nächsten Tag etwa in Japan sind, zählt der erste Tag in Deutschland und der zweite dann in Japan. Wenn Sie während der Reise Stadt oder gar Land wechseln, zählt ebenfalls der Ort, in dem Sie zuletzt vor 24 Uhr waren.
Und beim Abreisetag gilt der Spesensatz in dem Land, aus dem Sie losgereist sind.
Beispiel gefällig?
Sie reisen für vier Tage nach Italien. Am ersten Tag kommen Sie in Padua an. Und reisen am nächsten Tag weiter nach Rom, wo Sie auch übernachten. Am dritten Tag geht es nach Mailand, am vierten fliegen Sie von dort zurück nach Deutschland. Sie haben immer im Hotel mit Frühstück übernachtet. Die kompletten Hotel- und Reisekosten hat Ihr Arbeitgeber bezahlt.
Tag 1: Anreise in Padua – Pauschale 23 Euro (Italien!)
Tag 2: Reise nach Rom – Pauschale 52 Euro (Rom!) – abzüglich 20 Prozent für das Frühstück: 41,60 Euro
Tag 3: Reise nach Mailand – Pauschale 39 Euro (Mailand!) – abzüglich 20 Prozent Frühstück: 31,80 Euro
Tag 4: Abreise nach Deutschland – Pauschale 26 Euro (Mailand!) abzüglich 20 Prozent Frühstück vom kompletten Tagessatz: 18,20 Euro
Das ergibt dann 114,60 Euro, die Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen können.
Was bedeutet das konkret für mich?
Wer dienstlich verreist, kann Ausgaben oder Spesen, die der Arbeitgeber nicht übernimmt, als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Beim Verpflegungsmehraufwand greifen dabei Pauschalen, die abhängig vom Reiseziel sind.
Mehr zum Thema Reisekosten finden Sie auch im YouTube-Video:
Bisherige Kommentare (Selber ein Kommentar hinterlassen)
…was gilt, wenn das Frühstück auf der Hotelrechnung explizit ausgewiesen und der Betrag höher ist als 20% der Übernachtungsrechnung?
Und wie schaut es bei Selbstständigen aus? Dürfen die auch diesen Mehraufwand geltend machen? Gilt es nur bei Übernachtung oder auch wenn man z.B. 10 Stunden beruflich unterwegs ist?
Danke! Kurz und knapp aber verständlich geschrieben!
Interessant wäre noch gewesen, wie ma das Ganze belegen muss? Also welche Belege muss ich sammeln? Wie belege ich z.B. die Reise von einem Land/Stadt in die andere, wenn ich mit dem Mietwagen unterwegs bin? Und gilt das Ganze auch, wenn man sich längere Zeit (wie z.B. 1 oder 2 Monate) beruflich im Ausland aufhält?
Guten Morgen,
auch Selbständige können Mehraufwendungen geltend machen. Bei einer eintägigen Abwesenheit muss diese länger als 8 Stunden gedauert haben.
In welcher Form sollte ich als Außendienstler die Reisen dokumentieren? Ist eine detaillierte Auflistung überhaupt notwendig – oder reicht die Bescheinigung des AG, dass keine Tagesspesen erstattet wurden?
Aus einer Dokumentation muss der Anlass der Reise, Datum und Uhrzeiten (Anfang/Ende) hervorgehen.
Wichtig für die Erstellung der Erklärung ist dann auch, welche Kosten man selbst getragen hat, welche ersetzt wurden und
ob es Mahlzeiten vom Arbeitgeber gab.