VaSt – Freischaltung & Import

Was ist die sogenannte vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)?

Die vorausgefüllte Steuererklärung ist keine fertige Steuererklärung, die Sie einfach abschicken könnten. Die VaSt ist stattdessen nicht mehr als ein Service der Steuerbehörden. Denn damit lassen sich bei der Finanzverwaltung gespeicherte Daten über das Internet abrufen und in die eigene Steuererklärung übernehmen. Aus diesem Grund wird die VaSt auch oft als Belegdatenabruf bezeichnet.

Die beteiligten Unternehmen haben Zeit und Frist, die sogenannten Belegdaten ab 01.01. bis zum 28.02. des aktuellen Jahres für das letzte Steuerjahr bei den Finanzämtern zu hinterlegen. Die Finanzämter selbst fangen seit 2020 erst ab Mitte März an, elektronische Steuererklärungen des Vorjahres überhaupt zu bearbeiten. Ein Belegdatenimport macht zukünftig also meist keinen Sinn vor dem 01.03. des aktuellen Jahres für das letzte Steuerjahr.

Das heißt aber auch, dass wir nur die Belegdaten für das letzte abgelaufene Steuerjahr für den Abruf bereitstellen!

 

Was lässt sich abrufen?

Zurzeit können Sie die folgenden Informationen von den Steuerbehörden abrufen:

  • vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen
  • Mitteilungen über den Bezug von Rentenzahlungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Vorsorgeaufwendungen (etwa Rürup- oder Riesterverträge)
  • Lohnersatzleistungen (etwa Arbeitslosengeld)

Noch mehr Informationen finden Sie hier!

Gibt es Anleitungen zum Belegabruf?

  1. Antrag stellen und ca. 5-14 Tage auf den Freischaltcode der Finanzverwaltung warten. Achtung: Aufgrund der aktuellen Situation kann sich die Wartezeit auf bis zu einen Monat erhöhen.
  2. Antrag selbst freischalten (bei smartsteuer mit Freischaltcode XXXX-XXXX-XXXX oder bei ELSTER mit Abrufcode XXXXX-XXXXX).
  3. Belege in den richtigen Steuerfall importieren und auf die richtigen Rollen beim Import achten.

 

Anleitung Antrag Belegabruf

  • Loggen Sie sich unter smartsteuer.de in Ihr Konto bei uns ein und wählen Sie das letzte abgelaufene Steuerjahr. Sie sehen nun die Übersicht aller Steuerfälle.
  • Klicken Sie auf den orangen Button “Daten abholen“auf der linken Seite (eine neue Seite öffnet sich). 
  • Klicken Sie auf den blauen Button “+Hinzufügen“. Nun öffnet sich das Antragsformular.                 
  • Geben Sie hier Namen, Geburtsdatum und Identifikationsnummer der betreffenden Person ein und klicken auf “Jetzt beantragen“.
  • In ca. 5-14 Tagen haben bekommen Sie Ihren Freischaltcode direkt von Ihrer Finanzverwaltung zugeschickt. Achtung: Aufgrund der aktuellen Situation kann sich die Wartezeit auf bis zu einen Monat erhöhen.

 

Anleitung Freischaltung Belegdatenabruf

  • Loggen Sie sich unter smartsteuer.de in Ihr Konto bei uns ein und wählen Sie das letzte abgelaufene Steuerjahr. Sie sehen nun die Übersicht aller Steuerfälle.
  • Gehen Sie in den Bereich “Daten abholen” (links oben), wo Sie auch Ihren Antrag gestellt haben. Ihr Antrag sollte einen orangen Button mit der Aufschrift “Freischalten” haben.
  • Kontrollieren Sie anhand des Freischaltcode-Schreibens, ob das angezeigte Antragsdatum oberhalb des Freischaltcode zum Antragsdatum auf dem Antrag selbst passt. Falls nicht, habe Sie evtl. einen vorherigen Antrag gelöscht und ihn neu gestellt, weshalb Sie für diesen neuen Antrag auch einen neuen Freischaltcode bekommen.
  • Klicken Sie auf den orangen Button “Freischalten“. Nun öffnet sich das Eingabeformular.                 
  • Geben Sie innerhalb von 3 Monaten den 14-stelligen Freischaltcode ein (Muster: xxxx-xxxx-xxxx) und bestätigen sie. Das Formular sollte sich schließen. Nach 3 Monaten nicht erfolgter Eingabe wird der Freischaltcode automatisch gesperrt.
  • Ist Ihr Code nur 11-stellig (Muster: xxxxx-xxxxx), handelt es sich um einen Abrufcode, der direkt bei ELSTER online eingegeben werden muss, um smartsteuer freizuschalten für den Belegdatenabruf („Mein ELSTER > Formulare & Leistungen > Bescheinigungen verwalten > Bescheinigungen und Abrufberechtigungen anderer Personen“).
  • Nach fünfmaliger Falscheingabe wird der Freischaltcode durch die Finanzverwaltung gesperrt.
  • Ihr Antrag sollte nach erfolgreicher Freischaltung ab dem nächsten Tag einen grünen Button mit der Aufschrift “Import starten” tragen. Links neben dem Button wird die Anzahl der Belege angezeigt. Es dauert meist bis zum nächsten Tag, bis wir automatisiert jeden Morgen elektronisch neue Belegdaten abrufen.

 

Anleitung Belege-Import (Belege liegen spätestens ab 01.03. des aktuellen Jahres für das letzte Steuerjahr komplett vor)

  • Loggen Sie sich in Ihrem Konto unter smartsteuer.de ein und wählen Sie das letzte abgelaufene Steuerjahr aus. Sie landen in der Übersicht “Meine Steuerfälle“.
  • Klicken Sie auf den orangen Button “Daten abholen” auf der linken Seite.
  • Klicken Sie auf Ihrem Antrag auf den grünen Button “Import starten” (Belege-Importseite öffnet sich).
  • Wählen Sie hier zwingend durch einen jeweiligen Klick auf die Felder erst die Rolle der Person aus (Steuerpflichtiger/Ehemann/Person A, Ehepartner/Person B oder Kind) und danach den Steuerfall, in den Sie die Daten importieren möchten. Bei klassisch Verheirateten ist (noch) nach deutschem Steuergesetz der Ehemann immer der Steuerpflichtige und die Frau die Ehefrau.

 

  • Wenn Sie hier keine Auswahlen für den Import treffen, wird der Import auch nicht durchgeführt nach Klick auf “Importieren“.
  • Falls Sie mehr als einen freigeschalteten Datenabruf haben (z. B. bei Eheleuten), achten Sie darauf, dass Antrag, Daten und Rolle beim Import zusammenpassen.
  • Falls Sie noch keine Belege auf Ihrem Antrag sehen, warten Sie bis zum nächsten Tag, da wir Ihre Belegdaten (falls zur Verfügung gestellt durch die Finanzbehörde) jeden Morgen automatisch elektronisch anfragen.
  • Löschen Sie Ihren freigeschalteten Antrag bitte nicht, sonst können Sie im Folgejahr keine neuen Belege importieren, sondern müssen neu beantragen.
  • Kontrollieren Sie nach einem Import immer Seite für Seite des Interviews in Ihrer Steuererklärung und bestätigen mit “Weiter“, damit die Eingaben richtig gespeichert werden.

Wie funktioniert die Freischaltung, wenn ich bereits ein ELSTER-Konto habe?

Wenn Sie bereits ein ELSTER-Konto haben, dann müssen Sie den Belegabruf über smartsteuer auf www.elster.de zu genehmigen. Nachdem Sie diese Genehmigung bei ELSTER erteilt haben, können Sie bei smartsteuer auf den Button “Freischalten” klicken.

Der sogenannte Abrufcode für ELSTER hat das folgende Format: XXXXX-XXXXX

Im ELSTER-Konto finden Sie die Freischaltung unter: Mein ELSTER > Formulare & Leistungen > Bescheinigungen verwalten > Bescheinigungen und Abrufberechtigungen  anderer Personen

Ein ELSTER-Konto ist übrigens nicht nötig für die Beantragung und die Freischaltung für den Import von Belegen (VaSt). Ein ELSTER-Konto ist auch nicht nötig für die elektronische Übermittlung Ihrer Steuererklärung. Sie müssen also kein eigenes ELSTER-Zertifikat beantragen.

Wieso ist meine Steuererklärung nach Steuerfallübertragung oder Beleg-Import scheinbar nicht befüllt?

Teilweise sind die Daten nach einer Steuerfallübertragung aus dem Vorjahr oder einem Beleg-Import nur “vorgemerkt”, erkennbar an einer gestrichelten Linie um das Eingabefeld herum. Erst durch den Klick auf “Weiter” werden diese Angaben dauerhaft gespeichert.

Es kann aber auch sein, dass sich durch Änderungen im Steuergesetz die jeweiligen Formulare von Steuerjahr zu Steuerjahr unterscheiden und deshalb einige Angaben des Vorjahrs nicht mit ins neue Steuerjahr übernommen werden können.

Kontrollieren Sie nach einem Import immer Seite für Seite des Interviews in Ihrer Steuererklärung und bestätigen mit “Weiter“, damit die Eingaben richtig gespeichert werden.

In welcher Reihenfolge importiere ich Belege bei gleichgeschlechtlichen Ehepartnern?

Steuerpflichtiger/Ehemann/Person A ist, wer nach alphabetischer Reihenfolge des Nachnamens an erster Stelle steht. Ist der Nachname gleich, kommt der Partner an die erste Stelle, dessen Vorname im Alphabet vorne steht. Haben beide den gleichen Vornamen, steht der ältere Partner vorne.

Ehepartner/Person B ist demzufolge dann der andere Ehepartner.

 

Kurz nochmal zusammengefasst:

Steuerpflichtiger/Ehegatte/Person A = Wer kommt im Alphabet zuerst: Reihenfolge Nachnamen, bei Gleichstand nach Vornamen, bei erneutem Gleichstand nach höherem Alter.

 

Kontrollieren Sie nach einem Import auch immer Seite für Seite des Interviews in Ihrer Steuererklärung und bestätigen mit “Weiter“, damit die Eingaben richtig gespeichert werden.

Kann ich meinen Steuerfall aus dem Vorjahr erst übertragen und anschließend einen Belegdaten-Import durchführen?

Steuerfall-Übertrag aus dem Vorjahr mit anschließendem Belegdaten-Import

  • Gehen Sie ins neue Steuerjahr und übertragen Sie mit einem Klick auf den Button „Nach 20xx übertragen“ die Daten aus Ihrer “alten” Steuererklärung des Vorjahrs. Den Button finden Sie unterhalb des “alten” Steuerfalls.

  • Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie Ihrer neuen Steuererklärung dort bitte einen Namen, damit Sie beide Steuerfälle voneinander unterscheiden können. Klicken Sie anschließend auf “Steuerfall übertragen“.
  • Ihre Daten wurden jetzt übernommen. Öffnen Sie daher bitte den neuen Steuerfall und überprüfen Sie alle übertragenenen und importierten Daten. Auf den ersten Blick wird es so aussehen, als wären keine Daten in Ihrer Steuererklärung enthalten. Gehen Sie daher bitte alle Seiten mit einem Klick auf “Weiter” durch und bestätigen Sie alle korrekten Daten. Sollten sich Ihre Daten im neuen Jahr geändert haben, können Sie diese ganz einfach bearbeiten.
  • Nun können Sie einen Belegdaten-Import der beim Finanzamt hinterlegten Daten, wenn beantragt und freigeschaltet, in diesen Steuerfall erst ab 01.03. des aktuellen Jahres mit wenigen Klicks durchführen. Nun sind auch die neusten Daten (Lohnsteuerbescheinigungen, etc.) im Steuerfall enthalten. (Hinweis: Die Belegdaten des Vorjahrs sind ab 01.03. komplett hinterlegt und bis 31.12. verfügbar. Die Bearbeitung der Steuererklärungen des Vorjahrs beginnen erst ab ca. Mitte März.)
  • Steuerfall bitte  erneut kontrollieren, anpassen und mit “Weiter” bestätigen. Mögliche durch Übertrag und Import doppelt angelegte Lohnsteuer- und Rentenbescheide bitte von Hand löschen.
  • Wenn Sie nach dem Import gestrichelte Linien um die Felder herum vorfinden, sind die Werte in diesen Feldern nur vorgemerkt, werden aber nach Klick auf “Weiter” endgültig übernommen. Prüfbar ist das, wenn Sie nach Klick auf “Weiter” einfach über “Zurück” zurückgehen und dort dann keine gestrichelte Linien mehr um die Felder herum sehen.
  • Kontrollierten Steuerfall als Steuererklärung digital an das Finanzamt übermitteln.

Wie kann smartsteuer mir helfen, wenn ich einen Fehler beim Import mache?

Bitte schreiben Sie uns mit der bei uns registrierten Mailadresse an, da diese Mailadresse aus Datenschutzgründen die einzige Möglichkeit für uns ist, Sie als unseren Kunden zu identifizieren. Dadurch haben wir auch viel bessere Möglichkeiten, Ihnen schnell und zielgerichtet zu helfen, bzw. ein mögliches Problem in unserer Datenbank zu finden.

Um Ihnen schnell und zielgerichtet helfen zu können, benötigen wir Ihren Steuerfall, den Sie uns aber an unser internes Kontaktformular anhängen können.  Dazu loggen Sie sich bitte ein, wählen das Steuerjahr des betreffenden Steuerfalls, öffnen Ihren Steuerfall und klicken dann auf den grauen Button “Support” rechts oben (Kontaktformular öffnet sich). Im Kontaktformular schreiben Sie bitte Ihren Namen und die Frage nochmals auf, hängen per Häkchen Ihren Steuerfall an das Formular und klicken auf “Absenden“.

Wir können uns dann den Fall direkt anschauen und Ihnen zielgerichtet und schnell helfen, ohne Vermutungen aussprechen zu müssen.

Hilfe & Technischer Support

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Senden Sie uns eine E-Mail mit ihrem Anliegen an
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Andreas Wagner

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