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Arbeitsessen – Lexikon des Steuerrechts

Inhaltverzeichnis

1 Der Grundfall
2 Arbeitsessen und Betriebsveranstaltung
2.1 Die »ungewöhnliche« Betriebsfeier nach der Rechtslage bis 2014
2.2 Betriebsveranstaltungen ab 2015
2.3 Die Voraussetzungen für die Pauschalierung gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG
3 Literaturhinweise
4 Verwandte Lexikonartikel

1. Der Grundfall

Ein Arbeitsessen liegt vorwiegend vor, wenn der ArbG einem oder mehreren ArbN ein Essen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes überlässt. Ein überwiegend betriebliches Interesse an der Überlassung dieser Speisen und Getränke wird vorausgesetzt.

Bei einem Arbeitsessen handelt es sich nicht um ein Bewirtungsessen oder um eine Betriebsveranstaltung. Ein Arbeitsessen dient vielmehr der Verpflegung der ArbN, wenn diese beispielsweise Überstunden leisten müssen.

Getränke und Genussmittel, die der ArbG den ArbN zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören als → Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. Beispiele für weitere Sachzuwendungen, die nicht zum Zufluss von Arbeitslohn führen, sind Blumen, Bücher oder Tonträger, die dem ArbN oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist (R 19.6 Abs. 1 LStR). Einfache, d.h. nicht aufwendige Speisen, die der ArbG den ArbN anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 € nicht überschreitet (R 19.6 Abs. 2 LStR), führen ebenfalls nicht zum Zufluss von Arbeitslohn.

Durch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts (s. hierzu insbes. BMF vom 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412) haben sich ebenfalls Änderungen bezüglich der Besteuerung von Arbeitsessen ergeben. Die Freigrenze von ehemals 40 € ist ab dem 1.1.2014 auf 60 € erhöht worden. Des Weiteren sind die folgenden Grundsätze zu berücksichtigen:

Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Mahlzeiten an ArbN ist mit dem anteiligen Sachbezugswert (SvEV) zu bewerten, der seit dem 1.1.2017 gilt. Hiernach werden für ein Frühstück 1,70 € und für Mittag-/Abendessen jeweils 3,17 € als steuerpflichtiger Sachbezug beim ArbN berücksichtigt. Nicht relevant in diesem Kontext ist die Tatsache, wo der Steuerpflichtige diese Mahlzeit einnimmt (vom ArbG betriebene oder gepachtete Kantine, auswärts) bzw. wie der ArbG die Mahlzeiten subventioniert (Barzuschuss oder Essensmarken). Diese Grundsätze gelten jedoch nur dann, wenn der durch den ArbN zu tragende Aufwand für die Mahlzeit den amtlichen Sachbezugswert unterschreitet. Ist dies der Fall, besteht die Möglichkeit, gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und 1a EStG die fiktiv zugeflossenen Sachbezugswerte pauschal mit 25 % zu versteuern; Sozialabgaben müssen nicht abgeführt werden.

Die folgenden Szenarien sind denkbar:

  1. Dem ArbN werden unentgeltliche durch seinen ArbG Mahlzeiten gewährt. Hierbei gehört der entsprechende amtliche Sachbezugswert zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des ArbN.

  2. Dem ArbN wird die Hälfte der Kosten der Mahlzeiten durch den ArbG erstattet. Der Differenzbetrag aus Zuzahlung des ArbN zur Mahlzeit und amtlichen Sachbezugswert führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn des ArbN.

Eine Differenzierung des Ansatzes der Mahlzeit mit ihrem tatsächlichen Wert oder dem Sachbezugswert gilt ab dem 1.1.2014 nicht mehr (vgl. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).Zu der steuerlichen Behandlung der Mahlzeiten aus besonderem Anlass s. R 8.1 Abs. 8 LStR. Werden die 60 €-Freigrenzen von R 19.6 Abs. 2 sowie R 8.1 Abs. 8 LStR überschritten, kommt eine Übernahme der Pauschalsteuer durch den ArbG unter den Voraussetzungen des § 37b EStG in Betracht (vgl. hierzu im Einzelnen BMF vom 11.12.2014, Neufassung des BMF-Schreibens vom 29.4.2008, BStBl I 2008, 566).

Im Übrigen führt die Bewirtung eigener ArbN durch den ArbG außerhalb von herkömmlichen Betriebsveranstaltungen in der Regel zu einem Zufluss von Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann der Belohnungscharakter verneint werden, wenn die unentgeltliche Überlassung des Essens der Beschleunigung des Arbeitsablaufs dient und dies für den ArbG von erheblicher Wichtigkeit ist (vgl. BFH Urteil vom 21.1.2010, VI R 51/08, BStBl II 2010, 700).

Mahlzeiten, die der ArbG, oder auf seine Veranlassung ein Dritter, dem ArbN anlässlich einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung stellt, werden mit den Sachbezugswerten bewertet. In der Regel ist eine solche veranlasste Mahlzeit das Frühstück im Rahmen eines Hotelaufenthalts. Kann für die gleiche Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale in Anspruch genommen werden, unterbleibt die Besteuerung der Mahlzeit. In diesen Fällen muss der ArbG dies auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben »M« bescheinigen. Als üblich gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 € (inkl. der Getränke) nicht übersteigt. Liegt der Wert der Mahlzeit über 60 €, ist diese nicht mehr mit dem Sachbezugswert zu bewerten. Arbeitsessen und die Bewirtung von Geschäftsfreunden fallen nicht unter diese Regelung. Hierbei wird ein überwiegend betriebliches Interesse vorausgesetzt, bei der die Anwesenheit des ArbN ein Arbeitsessen darstellt. Ein Belohnungsessen, das der ArbG seinem ArbN aus einem besonderen Anlass zukommen lässt, ist weiterhin nach § 8 EStG zu bewerten.

2. Arbeitsessen und Betriebsveranstaltung

2.1. Die »ungewöhnliche« Betriebsfeier nach der Rechtslage bis 2014

Mit einer »doppelten Üblichkeitsprüfung« regelt die Verwaltung in R 19.5 LStR 2013 Zuwendungen i.R.v. Betriebsveranstaltungen. Übliche Zuwendungen bei üblichen Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeiern, Betriebsausflügen, Jubiläen) sind bis zu einer Freigrenze von 110 € inkl. USt abgegolten. Dabei muss die Art der Veranstaltung das Betriebsklima fördern, und die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Betriebsangehörigen, ggf. einer oder mehrerer Abteilungen offenstehen (sog. vertikale Beteiligung, d.h. Beteiligung aller Hierarchieebenen, vgl. BFH Urteil vom 16.11.2005, BStBl II 2006, 440; s.a. BFH Urteil vom 16.5.2013, VI R 96/10, BFH/NV 2014, 18).

Eine nur den Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung stellt mangels Offenheit des Teilnehmerkreises keine Betriebsveranstaltung i.S.d. § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG dar, so dass die 25 %ige Lohnsteuerpauschalierung ausscheidet (BFH Urteil vom 15.1.2009, VI R 22/06, BStBl II 2009, 476). Betriebsveranstaltungen sind üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Ab der dritten Veranstaltung wird Arbeitslohn zugewendet (BFH Urteil vom 16.11.2005, VI R 22/06, BStBl II 2006, 440). Bei unüblichen Veranstaltungen sowie bei Zuwendungen, die diese Grenze überschreiten, wird nach R 19.5 Abs. 6 LStR 2013 der gesamte Bezug, einschließlich der Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsfeier (Künstlergagen, Saalmieten, Fahrdienste etc.), der Lohnsteuer unterworfen. § 40 Abs. 2 EStG ist anwendbar.

Der Art nach übliche Zuwendungen sind gem. R 19.5 Abs. 4 LStR 2013:

  • Gewährung von Speisen, Getränken, Tabakwaren und Süßigkeiten;

  • Übernahme von Übernachtungs– und Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert besitzt;

  • Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, es sei denn, der Besuch einer solchen Veranstaltung ist die einzige Tätigkeit auf der Betriebsveranstaltung; bei gemeinsamer Hin- und Rückfahrt und anschließendem gemütlichen Beisammensein ist der Theaterbesuch nicht mehr einziger Zweck;

  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, wenn die Darbietungen nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind;

  • Sachzuwendungen bis 60 € inkl. USt, unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt. Diese können auch nachträglich an die ArbN überreicht werden, sofern diese aus persönlichen oder beruflichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten.

Beispiel:

Die jährliche Weihnachtsfeier in einem Edel-Kontaktlokal kommt dem Spediteur S mit seinen 20 Speditionskaufleuten teuer zu stehen (Gesamtbetrag: 4 800 €; Aufwand/ArbN &equals; 400 €).

Unterliegt die vorweihnachtliche Unterstützung dem Lohnsteuerabzug?

Lösung:

Im konkreten Fall fallen beide Üblichkeitsprüfungen negativ aus, so dass der Zufluss von Arbeitslohn bei den Speditionskaufleuten bejaht werden muss. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die für die Weihnachtsfeier zugeflossenen Einnahmen aus nicht selbstständiger Arbeit pauschal mit 25 % gem. § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG zu versteuern.

Sachzuwendungen an ArbN anlässlich einer gemischten Veranstaltung, die sowohl Elemente einer Betriebsveranstaltung als auch einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung enthalten, sind grundsätzlich aufzuteilen (vgl. BFH Urteil vom 30.4.2009, VI R 55/07, BStBl II 2009, 726). Dabei sind die Aufwendungen des ArbG für die Durchführung der gemischt veranlassten Gesamtveranstaltung nur dann kein Arbeitslohn, wenn die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnenden anteiligen Kosten die für die Zuordnung bei Betriebsveranstaltungen maßgebliche Freigrenze nicht überschreiten. Die Anwendung der pauschalierten Lohnsteuer bei Sachzuwendungen i.H.v. 30 % gem. § 37b Abs. 1 EStG ist zu prüfen.

Ebenfalls aufteilbar sind die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung bei Teilnahme der Angehörigen eines ArbN. Der auf sie entfallende Aufwand ist den ArbN bei der Berechnung einer möglichen Überschreitung der Freigrenzen grundsätzlich nicht zuzurechnen (BFH Urteil vom 16.5.2013, VI R 7/11, BFH/NV 2013 1848). Die Teilnahme von Ehegatten oder Kindern an Betriebsfeiern ist dem allgemeinen Betriebsklima zuträglich und dient der Förderung des Kontakts der Mitarbeiter untereinander.

Veranstaltungen zur Ehrung eines einzelnen ArbN aufgrund eines besonderen Ereignisses, z.B. Feierlichkeiten beim Ausscheiden aus dem Unternehmen, bei rundem Arbeitnehmerjubiläum oder anlässlich der Diensteinführung, sind begrifflich keine Betriebsveranstaltung, auch wenn weitere Mitarbeiter an der Feier teilnehmen (R 19.5 Abs. 2 Satz 5 LStR 2013). Übliche Sachzuwendungen anlässlich solcher Veranstaltungen bleiben aber als Leistungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse lohnsteuerfrei, wenn die Aufwendungen inklusive Umsatzsteuer nicht mehr als 110 inkl. USt € pro teilnehmender Person betragen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR 2013). Sie gelten dabei als nicht zur Abgeltung für die Zurverfügungstellung von der individuellen Arbeitskraft.

Die bisher begünstigten Sachverhalte sind durch die Rspr. um eine weitere Fallgruppe erweitert worden. Lohnsteuerfrei unter dem Gesichtspunkt eines ganz überwiegend betrieblichen Interesses können auch Sachleistungen bei einem Empfang anlässlich eines runden Geburtstages eines ArbN sein. Zur Definition, welche Geburtstage hierunter fallen, wird auf die Regelung zu runden Arbeitnehmerjubiläen verwiesen. Weitere Voraussetzung ist, dass es sich unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls um ein Fest des ArbG (betriebliche Veranstaltung) handelt und die Aufwendungen des ArbG einschließlich Umsatzsteuer nicht mehr als 110 € je teilnehmender Person betragen (R 19.3 Abs. 2 Nr. 4 LStR 2013). Geschenke bis 40 € sind in die 110 € Freigrenze einzubeziehen. Leistungen des ArbG können nur dann unter dem Gesichtspunkt des eigenbetrieblichen Interesses steuerfrei bleiben, wenn die Bereicherung des ArbN wertmäßig nicht in den Vordergrund tritt. Es besteht eine Wechselwirkung zwischen dem Wert der zugewendeten Arbeitgeberleistung und dem eigenbetrieblichen Interesse, das proportional zum steigenden Ausmaß der Bereicherung beim ArbN sinkt.

2.2. Betriebsveranstaltungen ab 2015

Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der ArbG Aufwendungen tätigt, um den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. Dabei stellen Betriebsveranstaltungen keinen Arbeitslohn dar, wenn die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den Freibetrag i.H.v. 110 € inkl. USt nicht übersteigen. Bis 31.12.2014 galt der Freibetrag noch als Freigrenze. Näheres hierzu vgl. das Stichwort → Betriebsveranstaltungen ab VZ 2015.

2.3. Die Voraussetzungen für die Pauschalierung gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG

Gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG können u.a. arbeitstägliche Mahlzeiten, Betriebsveranstaltungen, Erholungsbeihilfen, Verpflegungsmehraufwand, PC-Überlassung inkl. Internetnutzung pauschal mit 25 % versteuert werden, wenn die jeweiligen Freigrenzen überschritten sind. Auch im Hinblick auf die Pauschalierung ist der Begriff der Betriebsveranstaltung restriktiv auszulegen: Eine Betriebsveranstaltung ist nur anzunehmen, wenn alle ArbN daran teilnehmen können oder eine Begrenzung sich nicht als Privilegierung einzelner ArbN darstellt (vgl. BFH Urteil vom 15.1.2009, BStBl II 2009, 476).

3. Literaturhinweise

Franz/Jooß, Die lohnsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen – Tendenzen der aktuellen Rechtsprechung des BFH, DStR 2009, 1944; Krüger, Arbeitslohn und ganz überwiegendes eigenbetriebliches Interesse, DStR 2013, 2029; Grasmück, Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen, SteuK 2014, 49.

4. Verwandte Lexikonartikel

Aufmerksamkeiten

Betriebsveranstaltungen ab VZ 2015

Sachbezüge

 

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.

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