Elektronische Rechnung - Lexikon des Steuerrechts | smartsteuer
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Elektronische Rechnung – Lexikon des Steuerrechts

Inhaltverzeichnis

1 Allgemeiner Überblick
2 Die gemeinschaftsrechtlichen Regelungen ab 1.1.2013
2.1 Definition der elektronischen Rechnung
2.2 Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers
2.3 Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts
2.4 Gebündelte elektronische Übermittlung mehrerer Rechnungen
3 Die nationalen Regelungen im Einzelnen
3.1 Grundsätzliches
3.2 Die Regelung des § 14 Abs. 1 UStG
3.3 Die Regelung des § 14 Abs. 3 UStG
3.3.1 Grundsatz des § 14 Abs. 3 UStG
3.3.2 Nachweisführung nach dem Signaturgesetz bzw. nach der Verordnung (EU) Nr. 910&sol;2014 vom 23.7.2014
3.3.2.1 Zweck des Signaturgesetzes
3.3.2.2 Aufhebung des Signaturgesetzes
3.3.2.3 Elektronische Signatur
3.3.2.4 Qualifizierte elektronische Signatur
3.3.3 Das EDI-Verfahren
4 Einheitliches Format für elektronische Rechnungen – ZUGFeRD –
5 Echtheit und Unversehrtheit bei besonderen Formen der Rechnungsstellung
6 Besonderheiten bei Fahrausweisen
7 Auswirkung der elektronischen Rechnungsstellung auf die Umsatzsteuer-Nachschau
8 Doppelte Rechnungen
9 Zusammenfassung
9.1 Betroffene der elektronischen Rechnungsübermittlung
9.2 Abgrenzung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung
9.3 Voraussetzungen für die Anerkennung von Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke
9.4 Zulässige Verfahren für die elektronische Übermittlung von Rechnungen
9.5 Innerbetriebliches Kontrollverfahren i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG
9.6 Besonderheiten zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
10 Literaturhinweise
11 Verwandte Lexikonartikel

1. Allgemeiner Überblick

Art. 218 MwStSystRL definiert die → Rechnung wie folgt: »Für Zwecke der MwStSystRL erkennen die Mitgliedstaaten als Rechnung alle auf Papier oder elektronisch vorliegende Dokumente oder Mitteilungen an, die den Anforderungen der Art. 217 bis 240 MwStSystRL genügen.«

Nach nationalem Recht sind Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UStG sowie § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Auch Art. 232 MwStSystRL fordert, dass der Rechnungsempfänger der Verwendung der elektronischen Rechnung zustimmt. Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen (Abschn. 14.4 Abs. 1 UStAE).

Der Rechnungsaussteller ist – vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung – frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z.B. per E-Mail). Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur optional und nicht verpflichtend (Pressemitteilung des BMF vom 10.11.2011, LEXinform 0437192).

Zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ab 1.7.2011 nimmt das BMF mit Schreiben vom 2.7.2012 (BStBl I 2012, 726) ausführlich Stellung.

2. Die gemeinschaftsrechtlichen Regelungen ab 1.1.2013

2.1. Definition der elektronischen Rechnung

Art. 217 MwStSystRL definiert den Ausdruck »elektronische Rechnung« als eine Rechnung, welche die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben enthält und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Gemeinschaftsrechtlich können ab 1.1.2013 auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedürfte.

2.2. Zustimmungserfordernis des Rechnungsempfängers

Voraussetzung für die elektronische Rechnungserteilung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zu diesem Verfahren (Art. 232 MwStSystRL).

2.3. Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen (Authentizität). Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) liegt vor, wenn die nach der MwStSystRL erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 3 und 4 MwStSystRL).

Nach Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 2 MwStSystRL legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden (Art. 233 Abs. 1 MwStSystRL).

Art. 233 Abs. 2 MwStSystRL nennt lediglich als Beispielsfälle Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten, zum einen die qualifizierte elektronische Signatur und zum anderen den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. L 338 vom 28.12.1994, 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

2.4. Gebündelte elektronische Übermittlung mehrerer Rechnungen

Werden mehrere elektronische Rechnungen gebündelt ein und demselben Rechnungsempfänger übermittelt oder für diesen bereitgehalten, ist es zulässig, Angaben, die allen Rechnungen gemeinsam sind, nur ein einziges Mal aufzuführen, sofern für jede Rechnung die kompletten Angaben zugänglich sind (Art. 236 MwStSystRL).

3. Die nationalen Regelungen im Einzelnen

3.1. Grundsätzliches

Ab dem 1.1.2013 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.

Die Rechnungsausstellung ist eine zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zugrunde liegenden Schuldverhältnis. Umsatzsteuerlich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine der Umsatzsteuer unterliegende Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt. Gegenüber Privatpersonen ist der leistende Unternehmer nur zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt. Zur Rechnungslegungsverpflichtung s. die Erläuterungen zu → Rechnung unter dem Gliederungspunkt »Abrechnungsanspruch bzw. Abrechnungsverpflichtung«.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird; ausgenommen sind Dokumente des Zahlungsverkehrs, z.B. Mahnungen.

3.2. Die Regelung des § 14 Abs. 1 UStG

§ 14 Abs. 1 UStG dient der umsatzsteuerlichen Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen. § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden (s.a. Abschn. 14.4 Abs. 2 UStAE).

Die Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an Papierrechnungen. Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Regelungen in § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 6 UStG haben insoweit lediglich deklaratorischen Charakter.

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers (leistender Unternehmer oder Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift oder Dritter, sofern sich der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger in dem Fall der Gutschrift eines Dritten zur Rechnungsstellung bedient) zu verstehen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Unversehrtheit des Inhalts liegt vor, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG; s.a. Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE).

Nach Art. 233 Abs. 1 Unterabs. 2 MwStSystRL legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. § 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG entsprechen dieser unionsrechtlichen Regelung, wobei statt des Begriffs »innerbetriebliches Steuerungsverfahren« in § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG der in der Sache deutlichere Begriff »innerbetriebliches Kontrollverfahren« verwandt wird. Unter »innerbetrieblichen Kontrollverfahren« sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,

  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,

  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und Ähnliches,

um zu gewährleisten, dass das Unternehmen tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es auch verpflichtet ist. Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z.B. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein). Diese Regelung führt für den Unternehmer zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens (Abschn. 14.4 Abs. 4 bis 6 UStAE).

Bei elektronischen Rechnungen sind § 147 AO und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450) zu beachten. Zur Aufbewahrungspflicht i.S.d. § 147 AO siehe insbesondere

  • die Rz. 113 bis 124 der GoBD zur Aufbewahrungspflicht im Allgemeinen,

  • die Rz. 125 bis 129 der GoBD zur maschinellen Auswertbarkeit,

  • die Rz. 130 bis 135 der GoBD zur elektronischen Aufbewahrung,

  • die Rz. 136 bis 141 der GoBD zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang),

  • die Rz. 142 bis 144 der GoBD zur Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel.

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Zur elektronischen Aufbewahrung s.a. die Erläuterungen unter → Rechnung.

Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) mehr als 500 000 € im Kj. beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren (§ 147a AO).

3.3. Die Regelung des § 14 Abs. 3 UStG

3.3.1. Grundsatz des § 14 Abs. 3 UStG

Nach § 14 Abs. 3 UStG können bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auf zwei Arten gewährleistet werden:

  1. mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) oder

  2. im EDI-Verfahren (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG).

Es handelt sich dabei um Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten können (Abschn. 14.4 Abs. 7 Satz 1 UStAE).

3.3.2. Nachweisführung nach dem Signaturgesetz bzw. nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 vom 23.7.2014

3.3.2.1. Zweck des Signaturgesetzes

Maßgeblich ist das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen – SigG – vom 16.5.2001 (BGBl I 2001, 876, zuletzt geändert durch das Gesetz zur Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie im Gewerberecht und in weiteren Rechtsvorschriften vom 17.7.2009, BGBl I 2009, 2091). Zweck des Gesetzes ist es, Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen zu schaffen (s.a. Abschn. 14.4 Abs. 7 bis 10 UStAE).

3.3.2.2. Aufhebung des Signaturgesetzes

Die Verordnung (EU) Nr.910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.7.2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung, Amtsblatt EU vom 28.8.2014, L 257/73) bildet den europäischen Rechtsrahmen für die elektronische Identifizierung und für elektronische Vertrauensdienste.

Ziel der eIDAS-Verordnung ist es, einen umfassenden, sektorenübergreifenden EU-Rahmen zu schaffen, um sichere, vertrauenswürdige und nahtlose elektronische Transaktionen zwischen Unternehmen, Bürgern und öffentlichen Verwaltungen grenzüberschreitend in der gesamten Europäischen Union zu ermöglichen. Die eIDAS-Verordnung soll den Rechtsrahmen für elektronische Signaturen weiterentwickeln. Sie enthält hierzu Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter sowie Regelungen zu einzelnen Vertrauensdiensten (elektronische Signatur, elektronisches Siegel, elektronische Zeitstempel, elektronische Zustelldienste und Zertifizierungsdienste für Webseiten-Authentifizierung) einschließlich ihrer Rechtswirkungen. Als unmittelbar geltendes Unionsrecht hat die eIDAS-Verordnung die bisher geltende Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13.12.1999 über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen mit Wirkung vom 1.7.2016 abgelöst. Als unmittelbar geltendes Unionsrecht bedarf die eIDAS-Verordnung hinsichtlich ihrer materiellen Vorschriften grundsätzlich keiner Umsetzung in nationales Recht. Es sind jedoch die erforderlichen Voraussetzungen für einen effektiven Vollzug der eIDAS-Verordnung zu schaffen (BT-Drs. 18/12494, 1).

Das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom 16.5.2001 (BGBl I 2001, 876; Signaturgesetz – SigG), wird durch ein auf den notwendigen Regelungsumfang beschränktes Gesetz (Vertrauensdienstegesetz – VDG) abgelöst. Soweit die eIDAS-Verordnung abschließende und hinreichende präzise Regelungen trifft, bedürfen diese als unmittelbar geltendes Recht keiner Umsetzung in Deutschland.

Durch Art. 12 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes zur Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Durchführungsgesetz) vom 18.7.2017 (BGBl I 2017, 2745) wird das SigG mit Wirkung vom 29.7.2017 aufgehoben.

Als Folgeänderung werden durch Art. 11 Abs. 35 in § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG die Wörter »oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16.5.2001 (BGBl I, 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17.7.2009 (BGBl I, 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung« gestrichen.

Mit dem Wegfall des Signaturgesetzes müssen hierauf verweisende Normen redaktionell angepasst werden. Wegen der unmittelbaren Wirkung der eIDAS-Verordnung richten sich die Begrifflichkeiten nunmehr in der Regel nach dieser, ohne dass es eines ausdrücklichen Verweises bedürfte. Wird daher nunmehr beispielsweise auf eine »qualifizierte elektronische Signatur« Bezug genommen, ist damit eine solche nach Art. 3 Nr. 12 der eIDAS-Verordnung gemeint. Entsprechendes gilt für andere Begriffe der eIDAS-Verordnung (BT-Drs. 18/12494, 49).

3.3.2.3. Elektronische Signatur

Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO definiert »elektronische Signaturen« als Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.

3.3.2.4. Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist das in § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG genannte zulässige Signaturverfahren. Die eIDAS-VO definiert die qualifizierte elektronische Signatur in Art. 3 Nr. 12 wie folgt:

»Qualifizierte elektronische Signatur ist eine

  • fortgeschrittene elektronische Signatur,

  • die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde

  • und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen

beruht.«

»Fortgeschrittene elektronische Signatur« ist eine elektronische Signatur, die die Anforderungen des Art. 26 eIDAS-VO erfüllt (Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO).

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt alle folgenden Anforderungen:

  1. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.

  2. Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.

  3. Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.

  4. Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

»Qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit« ist eine elektronische Signaturerstellungseinheit, die die Anforderungen des Anhangs II eIDAS-VO erfüllt (Art. 3 Nr. 23 eIDAS-VO).

Qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheiten müssen durch geeignete Technik und Verfahren zumindest gewährleisten, dass

  1. die Vertraulichkeit der zum Erstellen der elektronischen Signatur verwendeten elektronischen Signaturerstellungsdaten angemessen sichergestellt ist,

  2. die zum Erstellen der elektronischen Signatur verwendeten elektronischen Signaturerstellungsdaten praktisch nur einmal vorkommen können,

  3. die zum Erstellen der elektronischen Signatur verwendeten elektronischen Signaturerstellungsdaten mit hinreichender Sicherheit nicht abgeleitet werden können und die elektronische Signatur bei Verwendung der jeweils verfügbaren Technik verlässlich gegen Fälschung geschützt ist,

  4. die zum Erstellen der elektronischen Signatur verwendeten elektronischen Signaturerstellungsdaten vom rechtmäßigen Unterzeichner gegen eine Verwendung durch andere verlässlich geschützt werden können.

Qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheiten dürfen die zu unterzeichnenden Daten nicht verändern und nicht verhindern, dass dem Unterzeichner diese Daten vor dem Unterzeichnen angezeigt werden.

Das Erzeugen oder Verwalten von elektronischen Signaturerstellungsdaten im Namen eines Unterzeichners darf nur von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter durchgeführt werden.

»Qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen« ist ein von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestelltes Zertifikat für elektronische Signaturen, das die Anforderungen des Anhangs I erfüllt (Art. 3 Nr. 15 eIDAS-VO).

3.3.3. Das EDI-Verfahren

Nach § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ist es weiterhin zulässig, eine Rechnung im EDI-Verfahren zu übermitteln (EDI &equals; Electronic Data Interchange &equals; Elektronischer Datenaustausch). Voraussetzung für die Anerkennung der im EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen ist, dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338, 98) besteht, in der der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten (Abschn. 14.4 Abs. 9 UStAE). Der Nachteil dieser Methode ist, dass mit jedem einzelnen Vertragspartner eine Vereinbarung abgeschlossen werden muss.

Art. 2 Nr. 2.2 der Empfehlung 94/820/EG enthält folgende Definition für EDI: »Als elektronischer Datenaustausch wird die elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht bezeichnet«. EDI basiert auf der Verwendung strukturierter und codierter Nachrichten, deren Hauptmerkmal die Möglichkeit ihrer Verarbeitung durch Computer und ihrer automatischen und eindeutigen Übertragung ist. Diese Definition hebt diese wesentlichen Merkmale hervor, die EDI von anderen Arten des Datenaustauschs, wie z.B. der elektronischen Post, unterscheiden (Art. 2 des Anhangs 2 der Empfehlung 94/820/EG).

Nach Art. 5 Nr. 5.1 des Anhangs 2 der Empfehlung 94/820/EG sollten die Parteien sich verpflichten, die empfangene Nachricht innerhalb einer bestimmten Frist zu behandeln, die in den Technischen Anhang aufgenommen werden sollte. Falls die Parteien keine Frist festgelegt haben, sollten sie die Nachrichten so bald wie möglich nach dem Empfang verarbeiten.

Es stehen verschiedene Bestätigungsstufen zur Verfügung. Die Bestätigung kann auf der Ebene des Telekommunikationsnetzes automatisch übertragen werden, wenn die Nachricht dem Empfänger zur Verfügung gestellt wird; sie kann beim Empfang der Nachricht im Informationssystem des Empfängers ohne jede Überprüfung automatisch gesendet werden; sie kann nach einer gewissen Überprüfung gesendet werden; in einem gewissen Stadium kann sie auch der Annahme des Nachrichteninhalts oder der Bestätigung entsprechen, dass der Empfänger auf den Inhalt der Nachricht reagieren wird.

Auf der in der Europäischen EDI-Mustervereinbarung gewählten Stufe wird nicht nur lediglich der Empfang bestätigt. Sie entspricht der Stufe, auf der Semantik und Syntax überprüft werden, und besteht aus einer Antwort auf die gesendete EDI-Nachricht, die besagt, dass die Nachricht empfangen wurde und Syntax und Semantik der Nachricht korrekt sind.

Hinweis:

Semantik ist die Lehre von der Wortbedeutung. Es handelt sich dabei um den Sinn und Inhalt einer Information.

Syntax kommt aus dem Griechischen und bedeutet die Lehre vom Satzaufbau. Es handelt sich also um die Sprachregelung und die eindeutige Verständigungsweise, die durch die Folge von Zeichen beschrieben wird. Syntaktische Regeln sind u.a. die Interpunktion, die Groß- und Kleinschreibweise, die Schreibweise am Satzbeginn und das Zeichen am Satzende, usw. (s. Das große Online-Lexikon der Informationstechnologie unter www.itwissen.info).

Die Parteien benötigen möglicherweise eine andere Bestätigungsstufe, die in diesem Fall von ihnen ihrem Bedarf entsprechend definiert werden sollte. Die entsprechenden Einzelheiten sollten in den Technischen Anhang aufgenommen werden.

EDI ist v.a. durch eine erhöhte Zuverlässigkeit aufgrund einer Verringerung von Fehlern, eines schnelleren und präziseren Informationsflusses und durch eine erhöhte Automatisierung der Datenverarbeitung gekennzeichnet. Bestätigungen tragen zur Zuverlässigkeit und Präzision von EDI bei. In diesem Zusammenhang sind Fristen von entscheidender Bedeutung.

Die Bedeutung der Frist für die Übertragung der Bestätigung ergibt sich daraus, dass erst gemäß der EDI-Nachricht gehandelt werden kann und damit die vertraglichen Pflichten erfüllt werden können, nachdem die Bestätigung, falls gefordert, gesendet wurde.

Im EDI-Umfeld gilt ein Arbeitstag als angemessene Frist. Einsatzsynchrones Management (JIT-Management) oder andere Prioritäten können jedoch einen strengeren Zeitplan erforderlich machen, oder die Frist erscheint ungeeignet oder unpraktisch und es bedarf möglicherweise einer Verlängerung. In diesem Fall sollten die Parteien die Frist entsprechend anpassen und die EDI-Vereinbarung ihren eigenen Absprachen gemäß schließen.

Die Empfangsbestätigung einer EDI-Nachricht ist Aufgabe des Empfängers, der erst dann auf eine zu bestätigende Nachricht reagieren sollte, wenn die Bestätigung gesendet wurde.

Wenn der Sender einer EDI-Nachricht, der eine Bestätigung angefordert hat, diese nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist empfängt, kann er davon ausgehen, dass es ein Problem mit der Nachricht gab oder der Empfänger sie nicht behandeln kann oder will. Der Sender kann dann diese Nachricht als nichtig betrachten, vorausgesetzt, er teilt dies dem Empfänger mit. Die letztere Bedingung ist v.a. dann sinnvoll, wenn bei der Übertragung der Bestätigung ein Problem aufgetreten ist. Die Fristen sind auch hier von entscheidender Bedeutung.

Alternativ dazu können die Parteien eine Wiederherstellungsprozedur für den Fall festlegen, dass technische Probleme aufgetreten sind. Der Sender einer EDI-Nachricht, die eine Bestätigung erfordert, kann eine Wiederherstellungsprozedur einleiten, wenn er die Bestätigung nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist empfängt. Die Einzelheiten einer solchen Prozedur sollten im Technischen Anhang festgelegt werden.

Es muss ein hinreichendes Sicherheitsniveau der Nachrichten gewährleistet werden, um Gefahren zu vermeiden, die mit dem Austausch von Nachrichten über EDI verbunden sein können. Das Sicherheitsniveau richtet sich nach der Bedeutung der Transaktionen oder Nachrichten.

Die Überprüfung des Ursprungs und der Integrität sind für jede EDI-Nachricht obligatorisch, da sie ein Minimum an Sicherheit darstellen. Den Parteien wird jedoch dringend empfohlen, bei Bedarf zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu vereinbaren, deren Grad sich zweifellos nach der Bedeutung des Nachrichtengegenstands und der möglichen Haftung bei erfolglosem Nachrichtenaustausch richten wird.

In den UN/EDIFACT-Verzeichnissen und -Leitlinien sind Kontrollmaßnahmen vorgesehen, wie spezielle Prüfungen, Empfangsbestätigung, Kontrollzählung, Referenznummer, Identifikation usw. Möglicherweise sind komplexere Kontrollmaßnahmen erforderlich, insbesondere bei wichtigen Transaktionen. Dazu gehören z.B. die Verwendung bestimmter Nachrichten zur Erhöhung der Sicherheit, wie sie von Sicherheitsexperten empfohlen werden, oder andere verfügbare Sicherheitsmaßnahmen bzw. -verfahren, z.B. digitale Unterschriften.

Die zwischen den Parteien zur Gewährleistung des erforderlichen Sicherheitsniveaus zu verwendenden Sicherheitsmaßnahmen, -verfahren und -spezifikationen sowie Nachrichten sollten im Technischen Anhang detailliert festgelegt werden.

Für die elektronische Übermittlung einer Rechnung können die oben dargestellten Verfahren – qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren – weiterhin angewendet werden. Ohne eines dieser Verfahren übermittelte Rechnungen sind trotzdem Rechnungen i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auf andere Weise nachgewiesen werden.

4. Einheitliches Format für elektronische Rechnungen – ZUGFeRD –

Um den raschen und unbürokratischen Versand elektronischer Rechnungen in Deutschland sicherzustellen, wurde im März 2010 das »Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)« unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. – gegründet. FeRD ist die nationale Plattform von Bundesministerien, Verbänden der deutschen Wirtschaft und Unternehmen. Die Aufgabe des Forums besteht unter anderem darin, ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch zu entwickeln (www.ferd-net.de).

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht (»ZUGFeRD« Format).

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stellt ab sofort die ZUGFeRD-Spezifikation in der finalen Version 1.0 als Download zur Verfügung. S.a. die Mitteilung des BMWi vom 5.3.2013 (LEXinform 0441438) sowie des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. vom 17.9.2014 (LEXinform 0442324). Zum Datenformat ZUGFeRD s.a. GoBD, BMF vom 14.11.2014 (BStBl I 2014, 1450, Beispiel 10 in Rz. 125). S.a. Informationen auf der Homepage des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. – Bitkom – unter www.bitkom.org unter Bitkom/Publikationen sowie Presse/Presseinformationen oder unter www.bitkom.org und dort mit dem Suchbegriff »elektronische Rechnungen«.

5. Echtheit und Unversehrtheit bei besonderen Formen der Rechnungsstellung

Die vorgenannten Grundsätze (Abschn. 14.4 Abs. 1 bis 9 UStAE) gelten entsprechend für

  • Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG),

  • Rechnungen, die im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines in § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG bezeichneten Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG) sowie

  • Anzahlungsrechnungen (§ 14 Abs. 5 UStG).

Wird eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Gutschriftempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 4 bis 6 UStAE verpflichtet. Der Dritte ist nach § 93 ff. AO verpflichtet, dem FA die Prüfung des Verfahrens durch Erteilung von Auskünften und Vorlage von Unterlagen in seinen Räumen zu gestatten. Der Empfänger einer elektronischen Rechnung, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, kann die ihm nach den GDPdU vorgeschriebenen Prüfungsschritte auch auf einen Dritten übertragen. Dies gilt insbesondere für die entsprechende Prüfung einer elektronischen Rechnung in Form einer Gutschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (Abschn. 14.4 Abs. 10 UStAE).

6. Besonderheiten bei Fahrausweisen

Bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) ist es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt. Dies gilt auch für Fahrkarten, die mittels (Touch&Travel) Handy-App von Regionalen Verkehrsverbünden/Bahn gekauft werden (Kauf insbesondere von Einzelfahrkarten für den ÖPN, die mit dem Handy gebucht und bezahlt werden. Hierzu wird eine Webrechnung ausgestellt (Abschn. 14.4 Abs. 11 UStAE).

7. Auswirkung der elektronischen Rechnungsstellung auf die Umsatzsteuer-Nachschau

Auf Grund der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ist zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle § 27b Abs. 2 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1.11.2011 (BGBl I 2011, 2131) ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass bei den der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalten der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 27b Abs. 2 Satz 2 UStG); es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt. Soweit dies für die Feststellung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen (s.a. BMF vom 2.7.2012, BStBl I 2012, 726 und Abschn. 27b.1 Abs. 5 UStAE). Zum Datenträgerzugriff s.a. die Rz. 158 ff. der GoBD (BMF vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450, 1464).

8. Doppelte Rechnungen

Es wird nicht auszuschließen sein, dass Rechnungen vorab als E-Mail und im Nachgang nochmals gesondert auf dem Postweg oder versehentlich mehrmals per E-Mail übermittelt werden. Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG (vgl. Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden (s.a. Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE).

9. Zusammenfassung

9.1. Betroffene der elektronischen Rechnungsübermittlung

Im Frage-Antwort-Katalog des BMF (Pressemitteilung vom 26.7.2011, LEXinform 0436731) gibt das BMF Antworten auf Fragen zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung.

Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).

9.2. Abgrenzung zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung

§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG enthält erstmals eine Definition der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt als Papierrechnung.

Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.

9.3. Voraussetzungen für die Anerkennung von Rechnungen für umsatzsteuerliche Zwecke

Papier- und elektronische Rechnungen sollen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.

9.4. Zulässige Verfahren für die elektronische Übermittlung von Rechnungen

Die Regelung der elektronischen Rechnungsstellung ist technologieneutral ausgestaltet. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Elektronische Rechnungen können daher in ganz unterschiedlichen Formen den Empfänger erreichen: als E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine Signatur nicht vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann. Rechnungen können auch mittels ZUGFeRD-Rechnungsformat übertragen werden.

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.

9.5. Innerbetriebliches Kontrollverfahren i.S.d. § 14 Abs. 1 UStG

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ist erforderlich, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Es müssen hierfür keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht.

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich um ein »technisches« oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können »innerbetriebliche Kontrollverfahren« zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papier- und elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen. Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht.

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Beispiel einer Checkliste für das innerbetriebliche Kontrollverfahren:

Innerbetriebliche Kontrolle

Kontrolliert, Vermerke, Datum, Namenszeichen

Leistungsausführender Unternehmer und Rechnungsaussteller sind identisch

&squ;

Aufgeführte Leistung lt. Rechnung ist mit Auftrag identisch

&squ;

Aufgeführte Leistung lt. Rechnung ist nicht mit Auftrag identisch

Vermerk: ……………

Aufgeführte Leistung lt. Rechnung wurde tatsächlich erbracht

&squ;

Aufgeführte Leistung lt. Rechnung wurde nicht in dem Umfang erbracht

Vermerk:……………

Leistungsdatum lt. Rechnung ist zutreffend

&squ;

Die Rechnung enthält keinen Rechenfehler

&squ;

Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sind zutreffend (Abschn. 15.2a Abs. 6 UStAE)

&squ;

Der Rechnungsbetrag wurde gezahlt

&squ;

Der Rechnungsbetrag i.H.v. ………€ wurde i.H.v. ………€ gezahlt.

Abweichung von …………€

Vermerk: ………………

9.6. Besonderheiten zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren:

  • ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,

  • alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren (vgl. § 147 Abs. 2 AO und Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984 (BStBl I 1984, 155) und den diesem Schreiben beigefügten »Mikrofilm-Grundsätzen« sowie den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF vom 14.11.2014, BStBl I 2014, 1450; s.a. Dißars, NWB 2015, 405) entsprechen.

Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel zehn Jahre. Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z.B. eine empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig. Außerdem würde sie einen Medienbruch darstellen, zusätzliche Kontrollen notwendig machen und zudem zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen.

Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, können hingegen selbst entscheiden, wie sie die Rechnung aufbewahren möchten.

10. Literaturhinweise

Huschens, Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen, NWB 2011, 3438; Weimann, Elektronische Rechnungen: Authentizität, Integrität, Dokumentation, Kontierung und Archivierung, UStB 2012, 238; Huschens, Elektronische Übermittlung von Rechnungen, NWB 2012, 2684; Groß u.a., Neuanfang für den elektronischen Rechnungsaustausch – Chancen und Risiken aus der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011, DStR 2012, 1413; Trinks u.a., Umsatzsteuerrisiko bei mehrmaliger Rechnungsübermittlung, NWB 2012, 2532; Korf, Elektronische Signatur als Rechnungs- oder bloßes Übermittlungselement, UR 2013, 183; Dißars, Die neuen Grundsätze für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung, NWB 7/2015, 405; Hudasch u.a., Die elektronische Rechnung – angesagt und doch kaum umgesetzt, UStB 12/2013, 355.

11. Verwandte Lexikonartikel

Rechnung

 

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.

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