Betriebsausgaben: Beleg fehlt?

Bei der Buchführung gilt: »keine Buchung ohne Beleg«! Zudem müssen Betriebsausgaben anhand von Belegen nachgewiesen werden.
Als Belege werden in den meisten Fällen Rechnungen von anderen Unternehmen genutzt. Was aber, wenn man keine Rechnung (mehr) hat oder der Geschäftsvorfall nur im Unternehmen selbst war?

Grundsätzlich gilt: ein Fremdbeleg, also ein Nachweis von einem anderen Unternehmen, geht immer vor.

Also immer gut auf alle Rechnungen aufpassen, damit nichts verloren geht!

Was ist, wenn die Rechnung wirklich verloren ist?

Ist die Rechnung dann aber doch mal verloren gegangen, sollte der erste Weg sein, eine Kopie der Rechnung anzufordern.
Erst wenn das nicht mehr möglich ist, kann auf Eigenbelege zurückgegriffen werden.

Eigenbelege können erstellt werden:

• wenn eine Privatentnahme oder -einlage getätigt wurde. Über diese Aktivitäten gibt es logischer Weise keine Rechnung von einem anderen Unternehmen. Also muss der Vorgang vom Unternehmer selbst dokumentiert werden,
•  wenn der Originalbeleg nicht mehr existiert und nicht mehr beschafft werden kann oder die Beschaffung unsinnig wäre. Das ist z.B. der Fall, wenn die Kosten für die Beschaffung einer Rechnung über dem Rechnungsbetrag selbst liegen.

Aber Vorsicht:

Bei Betriebsprüfungen werden selbst erstellte Belege besonders in Augenschein genommen! Ist der Beleg nicht korrekt erstellt, kann der Betriebsprüfer den Betriebsausgabenabzug versagen.