02.06.2016 · smart leben ·

Zeitmanagement-Methoden II: Getting Things Done

Liebe Sports- und Sprotten Freunde, heute machen wir zur Abwechslung eine kleine Rolle rückwärts und nehmen wie angekündigt noch einmal Kurs auf das Thema Zeitmanagement. Nachdem ich euch in meinem ersten Kapitel bereits vier tolle Möglichkeiten vorgestellt habe, um euch selbst und euren gesamten Tüddelkram besser zu organisieren, widmen wir uns heute nur einem einzigen, nämlich dem sogenannten „Getting-Things-Done“-Prinzip – dafür aber natürlich in aller Ausführlichkeit!

Problem: Das Chaos im Kopf

Ach herrje, manchmal brummt einem doch wirklich so dermaßen der Schädel, dass selbst Außenstehende es eigentlich hören müssten. Schuld daran sind oft aber nicht etwa Kopfschmerzen oder gar wild flatternde Bienenschwärme, sondern all die wichtigen Dinge, die man notgedrungen gleichzeitig im Kopf jongliert – weil man sie entweder nicht vergessen will oder beim besten Willen nicht vergessen kann. Ich muss nachher unbedingt dran denken, Toilettenpapier zu kaufen, ah, der Chef erwartet einen Rückruf, aber gerade bin ich noch vertieft in die Aktualisierung dieser Tabelle und, Moment: Morgen hat doch die Kollegin Geburtstag, hat da überhaupt schon jemand was organisiert oder muss ich noch ein Geschenk besorgen, dazu Blumen und Sahnetorte? Apropos Torte: Ich wollte doch längst den Probetermin im Fitnessstudio vereinbaren, nicht wieder vergessen! Hilfe, Hirnexplosion!

Die Maschine steht nie still

Wahnsinnig vielen Leuten kommt diese Gedankenflut bestens bekannt vor. Selbst die besten Abschalt-Tipps können die Daueralarmierten nicht zur Ruhe bringen, denn nicht mal nach dem offiziellen Feierabend kommt ihr Erinnerungsapparat zum Stillstand. Dass das gefährlich ist und auf lange Sicht typische Stresssymptome hervorrufen kann, keine Frage! Doch warum spuken sämtliche To-dos permanent durch unser Bewusstsein, obwohl sie aktuell überhaupt keine Rolle spielen? Ganz einfach: Unser Gehirn ist darauf trainiert, Wichtiges beim kleinsten Anlass auf Stand-by zu halten, damit es im entscheidenden Moment nicht vergessen wird. Dass wir deshalb manchmal abends stundenlang wachliegen und verzweifelt versuchen, den Aufgabenknoten zumindest über Nacht beiseite zu schieben, ist unserer Steuerzentrale im Kopf dabei offensichtlich ziemlich egal. Wäre es nicht wunderbar, wenn es etwas gäbe, das diesen ganzen herumwabernden Gedankenklops einfach auflöst und uns genau dann an unsere To-dos erinnert, wenn sie wirklich relevant werden? Zum Glück gibt es das bereits, nämlich im Form des „Getting Things Done“-Systems, kurz GTD, entwickelt vom Trainer und Managementberater David Allen. Wie jede Methode der Selbstorganisation läuft auch diese jedoch nicht völlig von allein, ein bisschen Mithilfe ist für den gewünschten Effekt schon erforderlich.

Getting Things Done – so klappt’s!

Wie auch einige der bereits vorgestellten Prinzipien basiert GTD auf schriftlicher Planung und Disziplin. Um aber den Knoten im Kopf auch wirklich vollständig und nicht nur teilweise zu entheddern, schreibt man hier nicht nur berufliche To-dos und Termine auf, sondern auch private – also absolut alles, was einem permanent durch die Birne flattert, weil man es nicht vergessen darf oder möchte. Verpflanzen wir die störenden Gedanken auf diese Weise vom Kopf aufs Papier, signalisieren wir unserem Gehirn, dass es sich nicht mehr darum kümmern muss. So kann das fiese Erinnerungsknäuel gar nicht erst entstehen, unsere Denkmaschine wird entlastet und kann sich auf das konzentrieren, was gerade wirklich von Bedeutung ist. Bis unser Unterbewusstsein voll auf diese ausgelagerte Reminder-Funktion vertraut, dauert es sicherlich eine Weile und am Anfang kostet das sinnhafte Aufschreiben auch vielleicht noch ein bisschen mehr Zeit. Ist jedoch erstmal eine gewisse Routine eingekehrt, profitieren wir tatsächlich von der externen Organisationshilfe. Wie aber können wir nun sichergehen, zum entscheidenden Zeitpunkt quasi von allein die richtige Notiz zur Hand zu haben?

Die Erinnerungsablage

Die GTD-Grundregel hierfür lautet zunächst: Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten abhaken lässt, erledigt man sofort. Solange würde es nämlich auch dauern, die Erinnerung „sicher“ abzulegen. Aufgaben, die voraussichtlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, gelten nach David Allen als Projekte. Und um die im richtigen Moment anpacken zu können, brauchen wir keine technischen Gerätschaften oder Programme, sondern lediglich unsere Listen und einen Terminkalender mit genügend Platz.

Alles, was uns nun also im Kopf herumschwirrt und nicht direkt machbar ist, schreiben wir im ersten Schritt auf die Projektliste – den Hausputz genauso wie die Urlaubsplanung oder die Umstellung auf Ökostrom. Zu jedem dieser Punkte formulieren wir nun ein konkretes Ziel, also beispielsweise „Wenn am Freitag der Besuch kommt, wird die Wohnung vor Sauberkeit glänzen.“ Denn zur Erinnerung: Je genauer das gewünschte Ergebnis skizziert wird, desto praktikabler wird auch die Umsetzung. Und je größer das Projekt, desto mehr Schritte sind dazu notwendig. Ist also das Ziel notiert, schreiben wir nun die nötigen Steps daneben. In unserem Hausputz-Beispiel wäre das vielleicht „Badreiniger und Staubtücher kaufen“, „Staubwischen“, „Bad und Küche putzen“ und „Staubsaugen“. Nun kommt der Kalender ins Spiel. Angenommen, heute ist Montag,  dann tragen wir für heute den Einkauf der Materialien ein. Die anderen Schritte verteilen wir realistisch (!) auf die übrigen Tage, sodass am Freitag wie geplant die Bude strahlt. So wirken wir blindem Aktionismus und Gedankenchaos entgegen, können täglich kleine Erfolge vermelden und erreichen am Ende, was wir uns vorgenommen haben.

Getting Things Done

Dranbleiben als A und O

Zugegeben, am Anfang ist es nicht ganz leicht, zwischen mehreren gleichzeitig laufenden Projekten den Überblick zu behalten. Hier hilft nur, sich immer wieder zur Selbstorganisation nach GTD zu ermahnen und Listen und Termine regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen. Ist nämlich eigentlich gar kein Hexenwerk und das Ergebnis bei ordentlicher und vor allem lückenloser Umsetzung wirklich erstaunlich. Erstaunlich gut, erstaunlich stressfrei und erstaunlich befreiend genau genommen! Mit geringem Aufwand kriegen wir alle unsere To-dos gewuppt und verbannen sie bis dahin effektiv aus unseren Gedanken. So wird im Kopf eine Menge Raum frei – für Entspannung, Zufriedenheit und gesunden Schlaf. Eine bessere Motivation kann es doch eigentlich kaum geben, oder?


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