Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfach erklärt

Vielleicht ist es jetzt bei Ihnen gerade so weit: Der Sprung in die Selbstständigkeit. Sie haben schon eine prickelnde Geschäftsidee und die ersten Formalitäten sind erledigt. Dabei sollten Sie nicht vergessen, dass Ihnen recht bald die unangenehme Seite der Selbstständigkeit bevorsteht. Denn statt einer monatlichen Lohnzahlung müssen Sie regelmäßig Ihre „Bücher“ führen – damit am Ende der Gewinn ermittelt werden kann, auf den Sie schließlich Steuern zahlen. Wir zeigen Ihnen heute die einfachste Form der Gewinnermittlung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR.

Wer kann die EÜR nutzen – wer nicht?

Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten: die vergleichsweise einfache EÜR und die nicht so einfache doppelte Buchführung. Super, sagen Sie jetzt vielleicht, dann mache ich doch diese Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Doch halt, nicht jeder Unternehmer darf die EÜR für sein Geschäft verwenden.

Nutzen dürfen die EÜR:

• alle Freiberufler, etwa Ärzte, Hebammen, Anwälte, Journalisten, Künstler und viele mehr.
• Gewerbetreibende, die im Jahr maximal 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn haben. Achtung: Es reicht schon, wenn eine der beiden Werte überschritten wird, um nicht mehr EÜR-berechtigt zu sein.
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), solange dieselben Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Doppelte Buchführung ist zwingend bei allen Kapitalgesellschaften (etwa GmbH, AG oder UG) sowie bei einer KG (auch GmbH & Co. KG) und einer OHG.

Wie läuft das nun mit der EÜR genau?

Das Grundprinzip ist recht einfach: Sie haben Betriebseinnahmen und Sie haben Betriebsausgaben. Die Differenz daraus ist der Gewinn. Nun könnten wir hier aufhören, aber mit dieser Aussage kommen Sie nicht wirklich viel weiter. Deshalb gehen wir natürlich ins Detail. Zuerst stellt sich die Frage, wie Sie Ihre Geldflüsse dokumentieren. Sie können eine Software dafür anschaffen, sich eine EÜR-Vorlage aus dem Internet herunterladen oder auch einfach auf die gute alte Excel-Tabelle vertrauen.

Erfassen Sie getrennt voneinander die Einnahmen und die Ausgaben. Wenn Sie mit Excel arbeiten wollen, einfach zwei separate Arbeitsblätter anlegen. Notieren Sie den Nettowert, den jeweiligen Umsatzsteuersatz und den Bruttowert. Selbstständige haben es im Jahr 2020 etwas schwerer, da die bisher gültigen Umsatzsteuersätze von 19 und 7 Prozent seit dem 1. Juli auf 16 und 5 Prozent gesenkt wurden. Beispiele:

• Einnahme: Sie haben eine Rechnung über 2.000 Euro plus 320 Euro Umsatzsteuer gestellt, macht gesamt 2.320 Euro. Tragen Sie in der Tabelle also die entsprechenden Werte ein – mit dem Datum des Geldeingangs auf Ihrem Konto.
• Ausgabe: Für Geschäftsbriefe haben Sie Briefmarken für 80 Euro gekauft. Diese sind von der Umsatzsteuer befreit, weshalb Sie auch keine Umsatzsteuer eintragen müssen. Notieren Sie den Preis, auch hier gilt das Datum, wann das Geld von Ihrem Konto abgegangen ist.

Das Ganze mit dem Datum nennt sich Zufluss- und Abflussprinzip. Das ist vor allem bei Rechnungen Richtung Jahresende wichtig. Stellen Sie zum Beispiel eine Rechnung im Dezember, erhalten das Geld aber erst im Januar, dann zählt diese Einnahme nicht mehr im Dezember und in diesem Jahr, sondern muss in der EÜR im nächsten Jahr erfasst werden.

Zusätzliche Betriebsausgaben in der EÜR

Sie brauchen unter Umständen ein sogenanntes Anlageverzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter, etwa ein Grundstück. Das wird aber nicht für alle zutreffen.

Anders sieht es schon bei einem Abschreibungsverzeichnis für abnutzbare Wirtschaftsgüter aus. Dazu gehören etwa ein Firmenwagen, ein Computer oder andere teurere Anschaffungen, die mehr als 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) kosten und über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Wie lange das jeweils ist, regeln die sogenannten Afa-Tabellen.

Dann folgt das nächste Verzeichnis, eins für geringwertige Wirtschaftsgüter. Das sind Anschaffungen, die höchstens 800 Euro netto kosten.

Schließlich sollten Sie auch beschränkt absetzbare Ausgaben nicht vergessen. Dazu gehören zum Beispiel Bewirtungskosten oder das Arbeitszimmer zu Hause.

Ganz zum Schluss stehen dann also die Betriebseinnahmen auf der einen und die Betriebsausgaben auf der anderen Seite. Die Differenz daraus bildet den Gewinn.

Und wie kommt das zum Finanzamt?

Die EÜR hat in der Steuererklärung eine eigene Anlage, die heißt passend Anlage EÜR. Quasi das Gegenstück zur Anlage N für Arbeitnehmer. Nun können Sie sagen, die Sache mit den Excel-Tabellen kriege ich ja noch einigermaßen hin, aber die richtige Steuererklärung mit Anlagen und viel Kauderwelsch nicht. Gehen Sie deshalb nicht gleich zu einem Steuerberater. Denn die Anlage EÜR ist nun wirklich kein Hexenwerk. Und wenn Sie das Ganze mit unserer Online-Steuererklärung smartsteuer machen, ist es das erst recht nicht. Richtig gehört, smartsteuer ist nicht nur für Arbeitnehmer besonders einfach. Auch Selbstständige haben damit ihre Steuer im Griff.

Was bedeutet das für mich?

Viele Selbstständige können Ihre Gewinnermittlung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen. Diese EÜR ist relativ einfach und erfordert kaum Vorwissen.