Steuern sparen als Selbstständige:r

Neben allem, was in der Gründungsphase bzw. in den ersten zwei, drei Jahren Ihrer Selbstständigkeit an organisatorischen Anforderungen auf Sie zukommt: Sammeln Sie Belege! Denn nur wenn Sie eine Überweisung oder einen Zahlungsbeleg nachweisen können, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufwendungen abzusetzen.

Sämtliche betrieblich und beruflich ausgelösten Kosten gehören zu den Aufwendungen, die Sie als selbstständige:r Unternehmer:in unbedingt in Ihrer Steuererklärung angeben sollten – denn alle anerkannten Betriebsausgaben vermindern natürlich den Gewinn und damit die zu zahlenden Steuern für alle Freiberufler:innen und Gewerbetreibende.

Steuern sparen als Selbstständiger, was hilft?

Zu den Kosten, die von Ihnen steuerlich geltend gemacht werden können, gehören die Ausgaben für Arbeitsmittel, Büroausstattung, Büromiete, Personalkosten, Bewirtungskosten, Fahrtkosten und sogar die Zinsen für betrieblich benötigte Darlehen.

Wenn ein Arbeitsmittel weniger als 250 € ohne Mehrwertsteuer kostet, kann es sofort und auf einen Schlag als Betriebsausgabe geltend gemacht werden – ebenso wie ein geringwertiges Wirtschaftsgut, dessen Anschaffungskosten bis zu 800 € zuzüglich Umsatzsteuer betragen dürfen. Komplexer sind die Regelungen für Anschaffungen, deren Preis über 800 € netto liegt, denn hier unterscheiden sich die Abschreibungsfristen. Das Bundesfinanzministerium hat diese Zeiten in den sogenannten AfA-Tabellen festgelegt, die Abkürzung AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“.

Einen Pkw kann man laut AfA-Tabelle über den Zeitraum von sechs Jahren abschreiben, ein Smartphone wird über fünf Jahre abgeschrieben und so weiter. Eine Ausnahme von dieser Regelung bilden beruflich benutzte Laptops. Diese können auch bei einem Anschaffungspreis von mehr als 800 € sofort abgeschrieben werden. Außerdem haben Sie jeweils noch die steuerliche Möglichkeit, verschiedene Wirtschaftsgüter mit einem Preis zwischen 250 € und 1.000 € in einem Sammelposten zusammenzufassen und diesen dann über fünf Jahre abzuschreiben.

Betriebsausgaben geltend machen

Um mit Betriebsausgaben die Steuerlast zu mindern, müssen Sie diese jeweils zeitnah erfassen – es genügt nicht, alle paar Monate eine Auflistung für regelmäßig anfallende Kosten (oder Einnahmen) zu erstellen. Auch vorweggenommene Betriebsausgaben, also Ausgaben für Ihr Unternehmen, die Sie bereits vor dem offiziellen Gründungsdatum getätigt haben, können in der Steuererklärung angegeben werden.

Bildet das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen und betrieblichen Tätigkeit und wird es nur beruflich genutzt, dann können Sie sämtliche Kosten für das Zimmer steuerlich geltend machen. Dazu gehört auch die anteilige Abrechnung von Miete, Nebenkosten, Versicherung, Ausstattung sowie anfallende Renovierungsarbeiten, sofern deren Bezahlung per Überweisung erfolgte.

Wenn Sie sich einen Firmenwagen anschaffen und diesen ausschließlich betrieblich nutzen, können alle Kosten geltend gemacht werden, auch Tankfüllungen und Inspektionen. Komplizierter wird es, wenn der Wagen auch privat genutzt wird. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Zum einen können Sie ein Fahrtenbuch führen, in dem die privaten und betrieblichen Fahrten akribisch notiert werden.
• Zum anderen können Sie den privaten Nutzungsanteil mit der sogenannten 1 %-Regel pauschal abrechnen und als geldwerten Vorteil versteuern.

Wenn Sie die zweite Variante wählen, erhöhen Sie Ihr monatliches Einkommen um 1 % des Bruttolistenpreises des Autos im Jahr der Erstzulassung.

Ansonsten gilt: Beruflich bedingte Fahrten mit dem Auto können Sie mit 30 Cent je Kilometer abrechnen, dazu kommt noch die Verpflegungspauschale: Wer mehr als acht Stunden beruflich unterwegs ist, sowie an An- und Abreisetagen, kann 14 € am Tag abrechnen. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden rechnen Sie als Steuerzahler eine Verpflegungspauschale von 28 € ab.

Betriebskostenpauschalen für nebenberufliche Betreuer und andere Berufe

Einige Berufsgruppen haben auch die Möglichkeit, sogenannte Betriebskostenpauschalen steuerlich zu verrechnen. Selbstständig hauptberuflich tätige Schriftsteller und Journalisten können pauschal 30 % ihrer Einnahmen, maximal jedoch 2.455 €, als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Wer nebenberuflich schriftstellerisch, wissenschaftlich oder künstlerisch tätig ist, kann bis 25 % seiner Betriebseinnahmen und hier maximal 614 € im Jahr verrechnen. Nebenberuflich tätige Übungsleiter, Ferienbetreuer oder Chorleiter rechnen eine Betriebsausgabenpauschale von 3.000 € in der Steuererklärung ab, nebenberuflich ehrenamtlich tätige 840 €.

Diese Pauschalen sind allerdings nur vorteilhaft, wenn die tatsächlichen Ausgaben geringer ausfallen.

Fürs Alter vorsorgen – und die Kosten absetzen

Als Selbstständige:r können Sie außerdem sämtliche Ausgaben für absetzbare Versicherungen und Vorsorgeaufwendungen in Ihrer Steuererklärung angeben. Auch an Ausgaben für die Altersvorsorge können Sie als Unternehmerin oder Unternehmer das Finanzamt beteiligen. Akzeptiert werden beispielsweise für das vergangene Jahr Einzahlungen in eine Rürup-Rente bis zur Höhe von 26.528 (Alleinstehende) bzw. 53.056 € (Verheiratete) zu 83 % (2023).

Folgende Vorsorgeaufwendungen können Sie in der Steuererklärung absetzen: Ausgaben, mit denen Sie für Ihre Zukunft vorsorgen wie Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorgeaufwendungen und sonstige Versicherungen wie Beiträge zu einer gesetzlichen Rentenversicherung, zu einer Riester-Rente bis zum Höchstbetrag oder zu einer privaten Rürup-Rente (kapitalgedeckte Altersvorsorge).

Außerdem zählen auch Beiträge an berufsständische Versorgungseinrichtungen dazu, wenn sie der gesetzlichen Rentenversicherung vergleichbare Leistungen erbringen. Beiträge zur gesetzlichen und privaten Basiskrankenversicherung sowie zur gesetzlichen Pflegeversicherung, also zur sozialen Pflegeversicherung und privaten Pflegepflichtversicherung, sind in voller Höhe unbegrenzt als Sonderausgaben absetzbar.

Zu den sogenannten sonstigen Vorsorgeaufwendungen gehören zudem Beiträge zur freiwilligen Arbeitslosenversicherung, zu Berufsunfähigkeits-, Unfall- und Haftpflichtversicherungen, zu Risikolebensversicherungen, zur privaten Krankenversicherungen und zu privaten Pflegeversicherungen. Nicht als Vorsorgeaufwendungen absetzbar sind jedoch Sachversicherungen, wie eine Hausrat- oder Rechtsschutzversicherung oder die Kfz-Kaskoversicherung.

Dafür können Sie jedoch die Kosten für den Einsatz von smartsteuer geltend machen: Perfekt für Selbstständige, Gewerbetreibende und Besitzer von Photovoltaikanlagen (Einkommensteuererklärung + Einnahmenüberschussrechnung inkl. Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung) und inklusive Online-Bescheid.

Welche Steuern Sie generell als Selbstständiger zahlen müssen, erfahren Sie in diesem Video: