21.03.2017 · smart leben ·

Jetzt in 3 einfachen Schritten Ihre Finanzen „frühlingsfit“ machen!

Gestern war Frühlingsanfang. Wenn die Sonne dieser Tage durch dreckige Fenster scheint, ist es für viele von uns selbstverständlich, den Lappen in die Hand zu nehmen und die alten Klamotten im Schrank mal auszusortieren. In einem geordneten Umfeld fühlen wir uns wohl und das „geschafft-Gefühl“ nach der jährlichen Grundreinigung macht gute Laune. Währenddessen bleiben unsere Finanzordner unangetastet und dann kommt auch noch jedes Jahr „überraschend“ die Steuererklärung auf uns zu. Wie wäre es, dieses Frühjahr mal richtig aufgeräumt zu starten und nicht nur den Kleiderschrank sondern auch die Unterlagen auszumisten?

Unsere Gastautorin beschäftigt sich mit Ihrem Unternehmen FinGym das ganze Jahr über mit einfachem, selbstbestimmtem Finanzmanagement und zeigt hier drei einfache Schritte, um ein gutes Ordnungssystem für Finanzunterlagen herzustellen und wie man finanzielle „Altlasten“ los wird.

Als Gründerin eines Unternehmens, das sich mit „finanzieller Fitness“ beschäftigt, geht es im Zentrum unserer Arbeit immer darum, einfach Wissen, Ordnung und Routinen herzustellen. Denn ganz ehrlich, wenn etwas zu anstrengend wird, gewinnt doch oft der Schweinehund bzw. unser Sofa den inneren Konflikt. FinGym ist überzeugt davon, dass jeder seine Finanzen mit einfachen Herangehensweisen, Tricks und Hilfsmitteln selbst managen kann. Aus aktuellem Anlass zeige ich Ihnen heute mal drei für den „finanziellen Frühjahrsputz“.

1. Eingehende Unterlagen gleich richtig managen
Bei FinGym gibt es seit einiger Zeit ein geflügeltes Wort, die „Horrorschublade“. Sie beschreibt das Fach, in das wir all unsere ungelesenen Briefe und unsortierten Unterlagen schieben, bis es irgendwann voll ist. Dabei ist es kritisch, die Briefe gut auseinanderzufalten, dann passt mehr hinein und man kann den wachsenden Berg länger ignorieren. Hier ist eine Alternative zu dieser sehr menschlichen, aber nicht sehr effizienten Vorgehensweise.

Schritt 1: Wenn Sie nicht schon einen haben, legen Sie sich einen Eingangskorb an.
Schritt 2: Öffnen Sie immer alle Briefe gleich und überfliegen Sie den Inhalt. Nur was dringend wie eine überfällige Rechnung ist, erledigen Sie gleich.
Schritt 3: Setzen Sie sich einmal in der Woche einen kleinen Termin, wo Sie die verbleibenden Briefe nochmal im Detail lesen und entweder geordnet ablegen oder zur Weiterbearbeitung vorbereiten. Hierfür eignet sich meist das Wochenende.

Es sind die Rückfragen auf eine unklare Formulierung, der Widerspruch zu einer Preiserhöhung oder die Rückmeldung zu einer kryptisch formulierten Frage von Amtswegen, die einem schwerfallen. Aber je länger man so etwas vor sich herschiebt, desto schwieriger wird es.

Daher also Schritt 4: Anschlusstermin für Rückfragen, Aktionen etc. planen. Häufig eignet sich dafür ein Wochentag, da ein Telefonanruf Probleme und Unklarheiten meist am schnellsten löst.
Das klingt jetzt sehr einfach und das ist es auch. Der entscheidende Aspekt ist der Aufbau einer einfachen Routine. So sammeln sich keine Papier- oder Emailberge an UND es spart Kosten, kleine Aufgaben regelmäßig zu erledigen. Vertragsbieter spekulieren nämlich auf unsere Trägheit. Schlagen Sie Ihnen einen Schnippchen!

2. Ein einfaches Ordnungssystem



Für eine gute Ablage aller abhakten Korrespondenzen hilft nun ein sinnvolles Ordnungssystem. Sie haben wahrscheinlich schon eines. Aber finden Sie auf Anhieb alles? Falls Ihre Antwort „Nein“ lautet, gehören Sie zur Mehrheit der „intuitiven Ableger“. Hier wächst über Jahre ein Ordnungssystem heran, was jeweils im Moment sinnvoll erscheint, aber mit der Zunahme von Themen im Leben uneinheitlich und damit oft unübersichtlich wird. Halb so wild. Das können Sie jetzt beim „Finanz-Frühjahrsputz“ einmal frisch sortieren.
Wir empfehlen sechs Ordner, die Sie sowohl digital als auch analog gleich anlegen und befüllen. Diese sechs Ordner beinhalten alle Finanzthemen für 90% der Deutschen. Es sind:

  1. 

Alltagsgeld
  2. Verträge
  3. Steuern
  4. Finanzierung & Kredite
  5. Versicherungen
  6. Vorsorge und Vermögen

Für alle Ordner bis auf Steuern empfehlen wir eine einheitliche Ordnung nach Vertragspartnern. Das sind bei Alltagsgeld die unterschiedlichen Banken- bzw. Kartenanbieter. Bei Verträgen sind das der Vermieter, das Telekommunikationsunternehmen, das Fitnessstudio usw. Die Unterlagen für jeden Vertragspartner sollten im Ordner nach einer einheitlichen Struktur abgelegt werden.

Wir empfehlen jeweils ein Deckblatt mit Übersicht aller wichtigen Daten zum Vertrag. Dahinter sortieren Sie dann jeweils die Vertragsunterlagen, Korrespondenz und Abrechnungen (wenn vorhanden). Das sind bei der Bank die Kontoauszüge und Kartenabrechnungen und beim Handy die monatlichen Kostenaufstellungen. Damit Sie gleich loslegen können, stelle ich Ihnen hier für die Telekommunikation eine gratis Deckblatt-Vorlage zur Verfügung, die Sie per Link downloaden können. Vollständig ausgefüllt gibt sie Überblick über Kundennummer, Zugänge, Ansprechpartner, Kosten usw. So müssen Sie nie wieder nach Details suchen. Es empfiehlt dabei, dieses Deckblatt jedes Jahr zu aktualisieren.

Ein besonderer Kniff liegt nun noch bei den Verträgen, die wir nur online abschließen, wie für Streaming Dienste oder Premium Zugänge (z.B. Xing Premium). Hier fehlen oft die vollständigen Vertragsunterlagen, weil man sie manchmal nur mit Zustimmung zu den AGB abhakt. Machen Sie sich beim „Finanz-Frühjahrsputz“ einmal die Mühe und rufen Sie die fehlenden Vertragsdetails einmal online ab und legen Sie sie mindestens in Ihren digitalen Vertragsordner, und besser noch ausgedruckt auch in den Papierordner.

 Dafür dürfen Sie jetzt auch etwas wegschmeißen. Für Papierunterlagen gilt bei Privatpersonen, dass Sie Abrechnungen, die oft den meisten Platz im Ordner einnehmen nach über 5 Jahren wegwerfen dürfen. Wenn es sich besser für Sie anfühlt, behalten Sie derweil alle digitalen Unterlagen in chronologischer Ordnung.

Eine Ausnahme gibt es für den Steuerordner. Hier gibt es nur einen „Vertragspartner“ nämlich das Finanzamt. Wir unterscheiden für Angestellte zunächst nach Jahren und innerhalb jeden Jahres die Bereiche Einnahmen und Ausgaben. Unter Einnahmen legen Sie Ihre monatlichen und jährlichen Lohnsteuerabrechnungen ab und alles, was sonst noch zu Ihren Einkünften gehört, wie Kapitaleinkünfte oder Einnahmen aus Vermietung (auch Airbnb!) Bei Ausgaben geht es im Steuerordner nur um die abzugsfähigen, also Vorsorgeaufwendungen, Werbungskosten, haushaltnahe Dienstleistungen, außergewöhnliche Belastungen wie hohe Arztrechnungen usw. Hier gelten gesetzlich keine Aufbewahrungspflichten, außer Sie sind Vielverdiener mit > 500K im Jahr, dann gelten 6 Jahre.

Diese Aufräumarbeit dauert je nach Ausgangslage beim ersten Mal vielleicht einen halben Tag. Im nächsten Jahr aber vermutlich nur noch eine Stunde. Dazu kommt die Zeit, die Sie in Zukunft beim Suchen sparen. Die meisten Unterordner bzw. Zwischenabschnitte haben die Deutschen übrigens bei Verträgen und Versicherungen. Rechnen Sie hier noch schnell der Gesamtzahl der Verträge und die Gesamtzahl der Versicherungen aus, bevor Sie fortfahren.

3. Finanzielle „Altlasten“ jetzt loswerden
Vielen Menschen ist nicht klar, wie viele Verträge Sie eigentlich haben. Die Deutschen haben im Schnitt 8 (!), manche also auch deutlich mehr. Darunter befindet sich oft mindestens eine „Leiche“, also ein Vertrag für etwas Ungenutztes. Was ist die Aufgabe des Frühjahrsputzes? Genau, die „Finanzleichen“ aus dem Keller zu räumen. Wenn Sie soeben Ihren Vertragsordner in der Hand hatten und dort die aktuellen Verträge überprüft haben, ist Ihnen dabei ein Vertrag untergekommen, für etwas, das Sie gar nicht richtig nutzen oder wo Sie mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis unzufrieden sind?

Ich persönlich hatte seit Oktober 2016 Schmerzen mit einer meiner zwei Banken, die im letzten Jahr erstmalig Kontoführungsgebühren erhoben hatte. Gleichermaßen erfüllt die andere Bank auch alle meine Bedürfnisse. Ich konnte mich aber einfach nicht aufraffen, die Schritte zur Kündigung zu unternehmen. Im Rahmen meines eigenen Frühjahrsputzes habe ich nun alle Einzugsermächtigungen und Überweisungsaufträge umgeschrieben und nach Monaten endlich meine Kündigung aufgesetzt. Die zweite Baustelle war ein ungenutzter Blog, für dessen Domain ich jährlich noch ca. 35 Euro zahlte. Dazu musste ich die Domain kündigen und den Blog löschen. Das hat ungefähr zehn Minuten wehgetan und sich dann gut und abgeschlossen angefühlt. Mit diesen zwei zugegeben emotional schwierigen, aber faktisch einfachen Schritten habe auf einmal 128 Euro freigesetzt und bin davon mit meinem Mann richtig schön essen gegangen.

Was liegt bei Ihnen brach? Packen Sie es an und setzen Sie es dieses Frühjahr endlich um. Am besten Sie nehmen sich jetzt schon vor, was Sie sich vom freigesetzten Geld gönnen wollen, dann wird die Aufgabe viel leichter. Die häufigsten ungenutzten Dienstleistungen der Deutschen sind übrigens das Fitnessstudio, kaum gelesene Zeitschriften oder Entertainmentpakete.

Zusammenfassung: Ihre Wohnung ist frühlingsfrisch, aber Ihre Finanzen unangetastet? Ergänzen Sie Ihren Frühjahrputz durch eine kleine Finanzmanagementübung.

  1. Fangen Sie heute mit Ihrem neuen Eingangssystem an, das Briefe täglich checkt und wöchentlich bearbeitet und damit Zeit und Geld in der Organisation spart.
  2. Schaffen Sie Ordnung in Ihren Ordnern, indem Sie für alles eine einheitliche Struktur einführen und sich damit gleichzeitig einen Überblick über alle Verträge verschaffen. Und schmeißen Sie alte Papierunterlagen weg. Bewahren Sie nur digitale Unterlagen länger als 5 (bzw. 6) Jahre. So schaffen Sie Platz im Regal.
  3. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Vertragsinventur, um Ihre „Finanzleichen“ aus dem Keller zu räumen. Kündigen Sie den ungenutzten Vertrag oder fragen Sie nach einem besseren Deal für den Anbieter, bei dem Sie schon länger das Gefühl haben zu viel zu zahlen.
    Und dann gehen Sie raus in die Sonne. Sie haben es sich verdient!

 

Franziska Luh, Gründerin von FinGym

Franziska Luh, Gründerin von FinGym

FinGym ist die unabhängige Plattform für finanzielle Fitness und macht Sie fit für das Management Ihrer eigenen Finanzen. Durch motivierendes Coaching und einfache Tools. Durch eine Kombination aus Wissen, Verhalten (Routineaufbau) und Motivation (sichtbare Fortschritte und mehr Lebensqualität) will FinGym einen ganz einfachen Zugang schaffen. Gleichzeitig bedient sich die Plattform an der Analogie des Fitness Trainings, da das jeder versteht.

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LETZTE BEITRÄGE

Bisherige Kommentare (Selber ein Kommentar hinterlassen)

  • Avatar Jakob sagt:

    Das ist doch mal ein richtig NÜTZLICHER Artikel mit alltagstauglichen, praktischen Vorschlägen, die jeden betreffen.

    Vielen Dank dafür!

  • Avatar Regina sagt:

    Ich hebe alle Verträge und Kontoauszüge auf von Hypotheken, die seit 2004 (wieder verkauft) bzw. seit 2010 komplett bezahlt sind. Ist das erforderlich?

  • Avatar Alex sagt:

    Guter Artikel! Sie schreiben “ Für Papierunterlagen gilt bei Privatpersonen, dass Sie Abrechnungen, die oft den meisten Platz im Ordner einnehmen nach über 5 Jahren wegwerfen dürfen.“. D.h. man MUSS sie 5 Jahre aufbewahren? Wo steht diese Aufbewahrungsfrist? Gilt sie ab Rechnungsdatum oder Kalenderjahrbeginn..?!

  • Juliane Bunte Juliane Bunte sagt:

    Diese Fristen gelten immer ab dem Ende des Kalenderjahres in dem die Unterlage erhalten wurde. Also läuft die Frist dann ab dem nächsten 01.01.

  • Avatar Alex sagt:

    Hallo Julia Bunte,
    vielen Dank für die Antwort. Wo die Fristen geregelt sind, haben Sie aber nicht gesagt. Die Aufbewahrungsfristen mit den Einkünften > 500 TEUR nennen Sie ja schon, daneben gibt es noch die für Handwerkerleistungen/Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 14b (1) UStG für Privatpersonen (2 Jahre ab Jahresende) und den § 147 AO mit den 6 bzw. 10 Jahren. Die angeblichen 5 Jahre kenne ich nicht. Bitte um Angabe der Quelle/Gesetz, danke.

  • Juliane Bunte Juliane Bunte sagt:

    Hallo Alex,
    die regelmäßigen Frist sind die 6 bzw. 10 Jahre.
    Die 5 Jahre betreffen eine Vorschrift, die nicht immer zutreffen muss (wie für Reklamationen und Mängelansprüche für Bauleistungen).

  • Avatar Alex sagt:

    Hallo Juliane,
    Dankeschön. Die 5 Jahre bei Bauleistungen bzw. artverwandten Arbeiten sollten m.E. oben erwähnt sein. Der Passus „Für Papierunterlagen gilt bei Privatpersonen, dass Sie Abrechnungen, die oft den meisten Platz im Ordner einnehmen nach über 5 Jahren wegwerfen dürfen.“ klingt so, wie wenn es eine Aufbewahrungsfrist gibt (=muss). Da man sich aber „ins eigene Fleisch“ schneidet, wenn man ohne Rechnung reklamiert, ist es eine persönliche Ermessenssache. Viel mehr jedoch gelten ja die 2 Jahre Gewährleistung bei allen anderen Nicht-Bauleistungen.

  • Avatar Robin sagt:

    Hallo Leute,

    super Artikel! Wer sich mit dem zweiten Punkt, dem Ordnungssystem noch etwas schwer tut, dem möchte ich gerne unseren Service „fileee“ wärmstens ans Herz legen. Mit fileee kann man sowohl digitale, als auch Papierdokumente super einfach verwalten und organisieren. Vor kurzem haben wir selber einige nützliche Tipps rund ums Thema Steuererklärung gesammelt – schaut doch mal rein: https://www.fileee.com/steuererklaerung

    Viele Grüße,
    Robin von fileee


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