smartsteuer

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2017 vernichten

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Dokumente auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokumentes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Dokument im Betrieb hat. Dokumente, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2017 vernichtet werden, soweit nicht die genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Grundsätzlich können Sie zur Vereinfachung einfach alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Falls Sie jedoch Platz in Ihren Ordner benötigen, gehen Sie einfach die Liste durch um einige Unterlagen nach sechs Jahren schon auszusortieren.

 

Schriftgut AufbewahrungsfristJahre 
Abrechnungsunterlagen(soweit Buchungsbelege)102006
Abschreibungsunterlagen102006
Abtretungserklärungen nach Erledigung62010
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung102006
Akkreditive102006
Aktenvermerke(soweit Buchungsbelege)102006
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben62010
Anlagenvermögensbücher und -karteien102006
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102006
Ausfuhrunterlagen62010
Ausgangsrechnungen102006
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege102006
Bankbelege102006
Bankbürgschaften62010
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-
Buchhaltung)
102006
Bestell- und Auftragsunterlagen62010
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen102006
Betriebskostenrechnungen102006
Betriebsprüfungsbericht62010
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102006
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)102006
Bilanzen (Jahresabschlüsse)102006
Bilanzunterlagen102006
Buchungsanweisungen102006
Buchungsbelege102006
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62010
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage,
nach Ablauf des Vertrages)
62010
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)102006
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)102006
Doppel von Rechnungen102006
Einfuhrunterlagen62010
Eingangsrechnungen102006
Einnahmenüberschussrechnung102006
Eröffnungsbilanzen102006
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege)102006
Exportunterlagen62010
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102006
Finanzberichte62010
Frachtbriefe62010
Gehaltslisten102006
Geschäftsberichte102005
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62010
Geschenknachweise62010
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)102006
Grundbuchauszüge102006
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)102006
Gutschriften102006
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62010
Handelsbücher102006
Handelsregisterauszüge62010
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)102006
Inventar102006
Investitionszulage (Unterlagen)62010
Jahresabschlüsse und Erläuterungen102006
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102006
Kassenberichte102006
Kassenberichte102006
Kassenzettel62010
Kontenpläne und Kontenplanänderungen102006
Kontenregister102006
Kontoauszüge102006
Steuerrecht
Konzernabschlüsse102006
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen)
102006
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf
des Kreditvertrages)
102006
Lageberichte102006
Lagerbuchführungen102006
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)102006
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege)102006
Lohnlisten102006
Magnetbänder mit Buchfunktion102006
Mahnungen und Mahnbescheide62010
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62010
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102006
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung102006
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62010
Preislisten62010
Protokolle (allgemeiner Art)62010
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)102006
Quittungen102006
Rechnungen102006
Reisekostenabrechnungen102006
Sachkonten102006
Saldenbilanzen102006
Schadensunterlagen62010
Schriftwechsel (allgemein)62009
Spendenbescheinigungen102006
Steuerunterlagen und Steuererklärungen102006
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)102006
Überstundenlisten62010
Überweisungsbelege102006
Umsatzsteuervoranmeldungen102006
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102006
Verkaufsbücher102006
Vermögensverzeichnis102006
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit
nicht Buchungsbelege)
62010
Versand- und Frachtunterlagen62010
Versicherungspolicen62006
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage)62006
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)102006
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102006
Wechsel (soweit Buchungsbelege)102006
Zollbelege102006
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung
des Wirtschaftsjahres)
102006

 

Anmerkung:

  • Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.
  • Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
  • Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.

 

In folgender Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.

Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften.

Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.

 

Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:

Unternehmer müssen elektronische Kontoauszüge nach einer Verfügung der OFD Koblenz vom 13.12.2005 auch elektronisch archivieren. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform genüge hingegen nicht. Etwas anderes kann jedoch gelten, wenn die Bank zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Im Privatkundenbereich ist die Aufbewahrung der ausgedruckten Online-Bankauszüge aber ausreichend.