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Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2018 vernichten

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Dokumente auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokumentes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Dokument im Betrieb hat. Dokumente, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2018 vernichtet werden, soweit nicht die genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Grundsätzlich können Sie zur Vereinfachung einfach alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Falls Sie jedoch Platz in Ihren Ordner benötigen, gehen Sie einfach die Liste durch um einige Unterlagen nach sechs Jahren schon auszusortieren.

 

Schriftgut AufbewahrungsfristJahre 
Abrechnungsunterlagen(soweit Buchungsbelege)102007
Abschreibungsunterlagen102007
Abtretungserklärungen nach Erledigung62011
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung102007
Akkreditive102007
Aktenvermerke(soweit Buchungsbelege)102007
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben62011
Anlagenvermögensbücher und -karteien102007
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102007
Ausfuhrunterlagen62011
Ausgangsrechnungen102007
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege102007
Bankbelege102007
Bankbürgschaften62011
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-
Buchhaltung)
102007
Bestell- und Auftragsunterlagen62011
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen102007
Betriebskostenrechnungen102007
Betriebsprüfungsbericht62011
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102007
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)102007
Bilanzen (Jahresabschlüsse)102007
Bilanzunterlagen102007
Buchungsanweisungen102007
Buchungsbelege102007
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62011
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage,
nach Ablauf des Vertrages)
62011
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)102007
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)102007
Doppel von Rechnungen102007
Einfuhrunterlagen62011
Eingangsrechnungen102007
Einnahmenüberschussrechnung102007
Eröffnungsbilanzen102007
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege)102007
Exportunterlagen62011
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102007
Finanzberichte62011
Frachtbriefe62011
Gehaltslisten102007
Geschäftsberichte102007
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62011
Geschenknachweise62011
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)102007
Grundbuchauszüge102007
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)102007
Gutschriften102007
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62011
Handelsbücher102007
Handelsregisterauszüge62011
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)102007
Inventar102007
Investitionszulage (Unterlagen)62011
Jahresabschlüsse und Erläuterungen102007
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102007
Kassenberichte102007
Kassenberichte102007
Kassenzettel62011
Kontenpläne und Kontenplanänderungen102007
Kontenregister102007
Kontoauszüge102007
Steuerrecht
Konzernabschlüsse102007
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen)
102007
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf
des Kreditvertrages)
102007
Lageberichte102007
Lagerbuchführungen102007
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)102007
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege)102007
Lohnlisten102007
Magnetbänder mit Buchfunktion102007
Mahnungen und Mahnbescheide62011
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62011
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102007
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung102007
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62011
Preislisten62011
Protokolle (allgemeiner Art)62011
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)102007
Quittungen102007
Rechnungen102007
Reisekostenabrechnungen102007
Sachkonten102007
Saldenbilanzen102007
Schadensunterlagen62011
Schriftwechsel (allgemein)62011
Spendenbescheinigungen102007
Steuerunterlagen und Steuererklärungen102007
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)102007
Überstundenlisten62011
Überweisungsbelege102007
Umsatzsteuervoranmeldungen102007
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102007
Verkaufsbücher102007
Vermögensverzeichnis102007
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit
nicht Buchungsbelege)
62011
Versand- und Frachtunterlagen62011
Versicherungspolicen62007
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage)62007
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)102007
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102007
Wechsel (soweit Buchungsbelege)102007
Zollbelege102007
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung
des Wirtschaftsjahres)
102007

 

Anmerkung:

  • Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.
  • Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
  • Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.

 

In folgender Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.

Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften.

Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.

 

Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:

Unternehmer müssen elektronische Kontoauszüge nach einer Verfügung der OFD Koblenz vom 13.12.2005 auch elektronisch archivieren. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform genüge hingegen nicht. Etwas anderes kann jedoch gelten, wenn die Bank zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Im Privatkundenbereich ist die Aufbewahrung der ausgedruckten Online-Bankauszüge aber ausreichend.

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