Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2018 vernichten

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Dokumente auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokumentes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Dokument im Betrieb hat. Dokumente, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2018 vernichtet werden, soweit nicht die genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Grundsätzlich können Sie zur Vereinfachung einfach alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Falls Sie jedoch Platz in Ihren Ordner benötigen, gehen Sie einfach die Liste durch um einige Unterlagen nach sechs Jahren schon auszusortieren.

Anmerkung:

• Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.
• Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
• Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.

In folgender Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.

Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften.

Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.

Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:

Unternehmer müssen elektronische Kontoauszüge nach einer Verfügung der OFD Koblenz vom 13.12.2005 auch elektronisch archivieren. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform genüge hingegen nicht. Etwas anderes kann jedoch gelten, wenn die Bank zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Im Privatkundenbereich ist die Aufbewahrung der ausgedruckten Online-Bankauszüge aber ausreichend.