Urlaubsanspruch: Dieses Urteil MUSS der Chef akzeptieren!

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Beginnen wir mit Punkt 1: Der Reflex, den alle kennen

Ab Oktober kommt in vielen Betrieben dieselbe Hektik auf. Man schaut auf den Urlaubsstand, sieht da noch neun, zwölf oder fünfzehn offene Tage und denkt: Die muss ich jetzt irgendwie bis Silvester unterbringen, sonst sind sie weg. Also nimmt man zwischen den Jahren frei, auch wenn man eigentlich keine Lust hat, oder man lässt die Tage am Ende einfach verfallen, weil im Betrieb zu viel los ist. Dieser Reflex kostet jedes Jahr sehr viele Menschen Urlaubstage. Denn die Annahme dahinter stimmt in vielen Fällen gar nicht.

Punkt 2: Was tatsächlich im Gesetz steht

Fangen wir beim Gesetz an. Im Bundesurlaubsgesetz steht in Paragraf 7, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe dafür sprechen, und dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden. So weit die Theorie, und darauf berufen sich viele Arbeitgeber. Nur ist dieser Satz seit einigen Jahren nicht mehr die ganze Wahrheit.

Punkt 3: Was das Bundesarbeitsgericht daraus gemacht hat

Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. Februar 2019 entschieden, dass Urlaub nicht einfach so verfällt. Die Aktenzeichen dazu sind 9 AZR 541/15 und 9 AZR 423/16. Grundlage war eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs aus dem November 2018 in der Sache Max-Planck-Gesellschaft, Aktenzeichen C-684/16. Der Arbeitgeber muss seine sogenannten Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen, bevor Urlaub verfallen kann. Er muss den Beschäftigten also konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass die Tage sonst am Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums verfallen. Und er muss das so machen, dass die Person den Urlaub auch tatsächlich noch nehmen kann. Tut er das nicht, passiert etwas, das viele überrascht: Der Urlaub verfällt nicht. Er wandert ins nächste Jahr und kommt dort zum neuen Anspruch dazu. Ein allgemeiner Aushang oder ein Satz im Intranet genügt dafür in der Regel nicht, es braucht eine konkrete, individuelle Information.

Punkt 4: Und er verjährt auch nicht einfach

Viele Arbeitgeber haben nach dem Urteil von 2019 auf die normale Verjährung gesetzt, also darauf, dass Ansprüche nach drei Jahren erledigt sind. Auch das hat das Bundesarbeitsgericht kassiert, mit Urteil vom 20. Dezember 2022 unter dem Aktenzeichen 9 AZR 266/20. Die Verjährungsfrist beginnt erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hat. Hat er nie aufgefordert und nie belehrt, läuft auch keine Frist. Im entschiedenen Fall ging es um 76 offene Urlaubstage aus mehreren Jahren. Die Arbeitnehmerin bekam sie zugesprochen.

Punkt 5: Die Ausnahmen, die man kennen sollte

Damit das Bild nicht zu rosig wird, drei Einschränkungen. Bei Langzeiterkrankung gilt etwas anderes. Wer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig ist, dessen Urlaub verfällt in der Regel 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres, und zwar auch ohne Hinweis. Dazu gibt es mehrere Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022, etwa die Aktenzeichen 9 AZR 245/19 und 9 AZR 401/19. War man zu Beginn des Jahres noch arbeitsfähig und hätte Urlaub nehmen können, greifen die Hinweispflichten wieder. Zweitens betrifft das alles in erster Linie den gesetzlichen Mindesturlaub, also 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Für zusätzlich vereinbarte Urlaubstage kann im Vertrag oder Tarifvertrag etwas anderes stehen. Und drittens: Auszahlen lassen kann man Urlaub nicht einfach. Eine Abgeltung in Geld gibt es grundsätzlich nur, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Punkt 6: Was man jetzt konkret tun sollte

Die Frage lautet: Hat der Arbeitgeber in diesem Jahr konkret aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen? Wenn ja, sollte man den Urlaub tatsächlich bis Jahresende einplanen. Wenn nein, verfallen die Tage nach der Rechtsprechung nicht, und man kann sie ins nächste Jahr mitnehmen.Praktisch heißt das: Einmal nachschauen, ob so eine Aufforderung kam, per Mail, im Lohnabrechnungsportal oder schriftlich. Diese Nachricht sollte man aufheben, denn sie ist der wichtigste Nachweis. Genauso wichtig ist der eigene Urlaubsstand, am besten schriftlich bestätigt.Wer Urlaub nehmen will, sollte ihn trotzdem rechtzeitig und schriftlich beantragen. Wird er abgelehnt, ist das gut dokumentiert, denn dann liegt die Verantwortung erkennbar nicht bei einem selbst. Auf keinen Fall sollte man einfach wegbleiben, denn Selbstbeurlaubung ist ein Kündigungsgrund.

Und noch ein Punkt, der oft übersehen wird: In vielen Arbeits- und Tarifverträgen stehen Ausschlussfristen, häufig drei Monate. Für den gesetzlichen Mindesturlaub greifen sie meist nicht, für andere Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis schon. Ein Blick in den eigenen Vertrag lohnt sich.

Zum Schluss noch die Einordnung, denn die gehört dazu. Urlaub verfällt weiterhin, nämlich dann, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten erfüllt hat. Wo er im Herbst eine saubere, persönliche Aufforderung verschickt, gilt die alte Regel mit dem 31. Dezember. Wo sie fehlt, stehen die Tage weiter zu, teils über Jahre hinweg.

Ein Gedanke noch zum Geld: Wenn Urlaubstage am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgezahlt werden, ist diese Urlaubsabgeltung steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie landet oft zusammen mit anderen Zahlungen in einem Monat, und dann zieht der Arbeitgeber erst einmal kräftig Lohnsteuer ab. Über die Steuererklärung holt man sich davon häufig einen Teil zurück. Mit der Online-Steuererklärung von smartsteuer geht das Schritt für Schritt und ohne Vorkenntnisse, der smartCheck prüft dabei schon beim Ausfüllen die Eingaben und weist auf Steuertipps hin, an die man vielleicht gar nicht gedacht hat. Probiert es einfach aus!

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Verfasst von: Jana Wagner

Steuern 𝘦𝘪𝘯𝘧𝘢𝘤𝘩 verstehen - nach diesem Prinzip schreibt Jana für smartsteuer. Nach ihrem Studium in Germanistik sammelte sie Erfahrungen als Freie Journalistin einer Tageszeitung, als TV-Redakteurin und als Werbetexterin. Seit 2023 unterstützt sie uns im Team dabei, das Thema Steuern spannend und verständlich aufzubereiten.