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Auslagenersatz

Inhaltsverzeichnis

1 Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 50 EStG
1.1 Tatbestandsmerkmale für steuerfreien Auslagenersatz
1.2 Pauschaler Auslagenersatz
1.2.1 Allgemeines
1.2.2 Telekommunikationsaufwendungen
2 Abgrenzung vom Werbungskostenersatz
3 Abgrenzung zwischen durchlaufendem Posten und Betriebseinnahmen
4 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung des Auslagenersatzes
4.1 Auslagenersatz vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer
4.1.1 Grundsätzliches zum Leistungsaustausch
4.1.2 Vorsteuerabzug durch den ArbG
4.2 Auslagenersatz vom Auftraggeber an den Unternehmer
4.2.1 Nebenleistung
4.2.2 Durchlaufende Posten
5 Verwandte Lexikonartikel

1. Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 50 EStG

1.1. Tatbestandsmerkmale für steuerfreien Auslagenersatz

Nach § 3 Nr. 50 EStG sind Auslagenersatz und durchlaufende Gelder steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung (siehe auch R 3.50 LStR).

Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn

  1. der ArbN die Ausgaben für Rechnung des ArbG macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des ArbG oder im eigenen Namen geschieht und

  2. über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.

Dabei sind die Ausgaben des ArbN bei ihm so zu beurteilen, als hätte der ArbG sie selbst getätigt. Die Steuerfreiheit der durchlaufenden Gelder oder des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EStG ist hiernach stets dann ausgeschlossen, wenn die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des ArbN veranlasst sind. Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz werden immer zusätzlich gezahlt, da sie ihrem Wesen nach keinen Arbeitslohn darstellen. Sie können daher auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen.

Beispiel:

Nutzung des privaten Pkw oder Telefons für betriebliche Zwecke.

1.2. Pauschaler Auslagenersatz

1.2.1. Allgemeines

Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der ArbN die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Pauschaler Auslagenersatz ist nur dann steuerfrei, wenn der Stpfl. nachweist, dass die Pauschale den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entspricht (H 3.50 [Pauschaler Auslagenersatz] LStH).

1.2.2. Telekommunikationsaufwendungen

Bei Aufwendungen für Telekommunikation können auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € monatlich, steuerfrei ersetzt werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben (R 3.50 Abs. 2 LStR).

2. Abgrenzung vom Werbungskostenersatz

Vom Auslagenersatz ist der Werbungskostenersatz durch den ArbG zu unterscheiden. Es handelt sich dabei um Kosten, die im eigenen Interesse des ArbN angefallen sind und dann vom ArbG erstattet werden. Ein Werbungskostenersatz durch Barzuwendungen führt zu steuerbarem und ggf. steuerpflichtigem Arbeitslohn, dem in gleicher Höhe ein Werbungskostenabzug gegenübersteht (s.a. H 3.50 [Allgemeines] LStH). Ein Werbungskostenersatz kann auch nach § 3 Nr. 13, 16, 30, 31, 32 EStG steuerfrei sein. Sachzuwendungen sind nur dann als Arbeitslohn zu erfassen, wenn sie zu einem privaten Verbrauch durch den ArbN führen.

3. Abgrenzung zwischen durchlaufendem Posten und Betriebseinnahmen

Durchlaufende Posten sind im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmte und verausgabte Gelder (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG, → Durchlaufender Posten). Sie werden nicht als Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst, da sie nicht das eigene Betriebsvermögen betreffen. Keine durchlaufenden Posten sind die Aufwendungen für den Ersatz von Porti und Telefon. Nach dem BFH-Urteil vom 30.1.1975 (IV R 190/71, BStBl II 1975, 776) ist ein Zufluss von Einnahmen auch in den Fällen anzunehmen, in denen noch nicht zweifelsfrei feststeht, ob die Einnahmen dem Empfänger endgültig verbleiben oder ob sie (bzw. ein Teil von ihnen) an eine andere Person weitergegeben werden müssen. Die weitergegebenen Beträge sind erst im Jahr ihres Abfließens abzugsfähig.

4. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung des Auslagenersatzes

4.1. Auslagenersatz vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

4.1.1. Grundsätzliches zum Leistungsaustausch

Der ertragsteuerrechtlich steuerfreie Auslagenersatz bezüglich der vom ArbN für Rechnung des ArbG verausgabten Ausgaben führt umsatzsteuerrechtlich nicht zu einem Leistungsaustausch zwischen ArbG und ArbN. Der Leistungsaustausch umfasst alles, was Gegenstand eines Rechtsverkehrs sein kann. Leistungen im Rechtssinne unterliegen aber nur insoweit der USt, als sie auch Leistungen im wirtschaftlichen Sinne sind, d.h. Leistungen, bei denen ein über die reine Entgeltentrichtung hinausgehendes eigenes wirtschaftliches Interesse des Entrichtenden verfolgt wird (BFH Urteil vom 31.7.1969, V 94/65, BStBl II 1969, 637). Die bloße Entgeltentrichtung, insbesondere die Geldzahlung oder Überweisung, ist keine Leistung im wirtschaftlichen Sinne (s.a. Abschn. 1.1 Abs. 3 UStAE).

Ein pauschaler Auslagenersatz, der ertragsteuerlich zu Arbeitslohn führt, stellt umsatzsteuerrechtlich ebenfalls lediglich eine Leistung im rechtlichen, und keine Leistung im wirtschaftlichen Sinne, dar.

4.1.2. Vorsteuerabzug durch den ArbG

Ist Leistungsempfänger der ArbG und dieser im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung, so ist die Vorsteuer unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG abziehbar.

4.2. Auslagenersatz vom Auftraggeber an den Unternehmer

4.2.1. Nebenleistung

Ein Auslagen- bzw. Aufwendungsersatz, den der Unternehmer von seinem Auftraggeber erhält, ist danach zu untersuchen, ob das Entgelt zum Leistungsaustausch gehört oder hinsichtlich der Entgeltzahlung ein durchlaufender Posten (→ Durchlaufender Posten; → Bemessungsgrundlage) gegeben ist.

Auslagenersatz (§ 670 BGB), den der Unternehmer weiterberechnet, ist Entgelt, wenn er dafür eine Leistung erbracht hat oder wenn die Aufwendungen zur Ausführung der Leistung getätigt worden sind. Es handelt sich dabei in der Regel um Nebenleistungen, die umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung teilen. Es handelt sich auch dann um Nebenleistungen, wenn für sie ein besonderes Entgelt verlangt und entrichtet wird (BFH Urteil vom 28.4.1966, V 58/63, BStBl III 1966, 476). Eine Leistung ist grundsätzlich dann als Nebenleistung zu einer Hauptleistung anzusehen, wenn sie im Vergleich zu der Hauptleistung nebensächlich ist, mit ihr eng – i.S. einer wirtschaftlich gerechtfertigten Abrundung und Ergänzung – zusammenhängt und üblicherweise in ihrem Gefolge vorkommt (BFH Urteil vom 10.9.1992, V R 99/88, BStBl II 1993, 316). Davon ist insbesondere auszugehen, wenn die Leistung für den Leistungsempfänger keinen eigenen Zweck, sondern das Mittel darstellt, um die Hauptleistung des Leistenden unter optimalen Bedingungen in Anspruch zu nehmen (BFH Urteil vom 31.5.2001, V R 97/98, BStBl II 2001, 658). Gegenstand einer Nebenleistung kann sowohl eine unselbstständige Lieferung von Gegenständen als auch eine unselbstständige sonstige Leistung sein (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE).

4.2.2. Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 letzter Satz UStG). Sie liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein (→ Durchlaufender Posten). Ob der Unternehmer Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verauslagt, kann nicht nach der wirtschaftlichen Betrachtungsweise entschieden werden. Es ist vielmehr erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen (BFH Urteil vom 24.2.1966, V 135/63, BStBl III 1966, 263). Liegen solche unmittelbaren Rechtsbeziehungen mit dem Unternehmer vor, sind Rechtsbeziehungen ohne Bedeutung, die zwischen dem Zahlungsempfänger und der Person bestehen, die an den Unternehmer leistet oder zu leisten verpflichtet ist (Abschn. 10.4 Abs. 1 UStAE).

Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren (BFH Urteil vom 4.12.1969, V R 104/66, BStBl II 1970, 191). Dieser Grundsatz findet jedoch regelmäßig auf Abgaben und Beiträge keine Anwendung. Solche Beträge können auch dann durchlaufende Posten sein, wenn die Mittelsperson dem Zahlungsempfänger die Namen der Zahlungsverpflichteten und die jeweilige Höhe der Beträge nicht mitteilt (BFH Urteil vom 11.8.1966, V 13/64, BStBl III 1966, 647). Kosten (Gebühren und Auslagen), die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige verwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen, können als durchlaufende Posten auch dann anerkannt werden, wenn dem Zahlungsempfänger Namen und Anschriften der Auftraggeber nicht mitgeteilt werden. Voraussetzung ist, dass die Kosten nach Kosten-(Gebühren-)Ordnungen berechnet werden, die den Auftraggeber als Kosten-(Gebühren-)Schuldner bestimmen (Abschn. 10.4 Abs. 2 UStAE).

Die Vfg. des Landesamtes für Steuern und Finanzen (LSF) Sachsen vom 27.2.2014 (S 7200 – 242/9 – 213, DStR 2014, 1877) äußert sich zur Frage, wann von Rechtsanwälten, Notaren und Angehörigen verwandter Berufe verauslagte Gebühren (Gebühren nach dem GKG, Grundbuchabrufgebühren, Kosten für Aktenversendungspauschalen, Grundbuchauszüge, Handelsregisterauszüge und Einwohnermeldeanfragen) durchlaufende Posten darstellen. Näheres dazu s. unter → Durchlaufender Posten.

5. Verwandte Lexikonartikel

Durchlaufender Posten

Garagenüberlassung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber

 

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.

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