10.04.2016 · smart leben ·

Verzetteln unmöglich: Das papierlose Büro

Selbst der beste Steuermann ist ohne ordentliche Seekarte aufgeschmissen. Fahrrinnen, Untiefen und Küstenlinien müssen auf der Brücke jederzeit einsehbar sein, um Irrfahrten und größere Katastrophen zu vermeiden. Doch die großformatigen Druckwerke sind in der Handhabung ganz schön fummelig, das kann ich euch sagen. Deshalb hab ich während meiner letzten Jahre auf See auch komplett auf ein digitales Kartensystem umgerüstet. Natürlich muss man sich an diese neue Art des Arbeitens erst mal gewöhnen. Dafür aber spart man sich nicht nur das ewige Gesuche nach dem richtigen Papierstück, sondern hat durch automatische Nautik-Updates auch immer die aktuellste Kartenversion zur Hand. Eine rundum tolle Sache also, dieser Verzicht auf Papier. Und was an Bord funktioniert, kann mit ein bisschen Einsatz auch im Büro für mehr Struktur und Einfachheit sorgen.

Wir sind auf dem richtigen Weg!

Schon heute erfolgt in vielen Unternehmen einiges auf dem digitalen Weg, was vor ein paar Jahren noch Papierberge bedeutete. Wir arbeiten am Computer, kommunizieren per E-Mail oder Chat-Programm, organisieren Termine im Kalender-Tool und statt ans schwarze Brett voller Infozettel, gucken wir ins firmeneigene Intranet. Dort finden wir meist auch den Speiseplan der Kantine und erfahren, welcher Kollege als nächstes Geburtstag hat. In den Konferenzräumen wird nur noch selten umständlich auf Flipcharts gekritzelt, schließlich kann man den Laptop einfach an den Beamer anstöpseln und Präsentationen, Grafiken und Brainstorming-Listen auf die Leinwand projizieren. Doch während wir auch im Privatleben immer seltener Fotoalben, CDs oder DVDs ins Regal stellen, lieber alles in Bibliotheken auf dem Rechner verwalten, den Kontostand online abfragen, statt einen Auszug zu holen, halten wir im Büro an Aktenordnern und Dokumenten zum Anfassen fest.

Was steckt hinter der Idee?

Der Drucker surrt und surrt und spuckt am laufenden Band wichtige Schriftstücke aus. Rechnungen und Verträge, bedeutende E-Mails, Bewerbungsunterlagen und Lieferscheine. Eigentlich doch komisch, wo die technische Infrastruktur ja bereits gegeben ist, um auch diese Dokumente auf dem Unternehmens-Server zentral und sicher abzulegen. Das erfordert jedoch ein paar Prozessänderungen an der einen oder anderen Ecke – und vor allem die Bereitschaft, sich in neues Fahrwasser zu wagen. Tut aber gar nicht weh. Wäre das nicht schön, selbst in klassischen Kanzleien und Büros ohne langes Suchen und Seitenwälzen mit ein paar wenigen Klicks an die Informationen zu kommen, die man sucht? Genau das ist nämlich die grundlegende Idee hinter dem papierlosen Arbeiten.

Das sagt der Gesetzgeber

Okay, ein paar formale Bedingungen müssen dabei schon eingehalten werden. Dazu gehört unter anderem, dass sämtliche Schriftstücke mit rechtlicher Relevanz so gescannt und gespeichert werden, dass sie zum einen nicht nachträglich veränderbar sind, und zum anderen auch jederzeit wieder in ihrer ursprünglichen Form aufs Papier gebracht werden können. Und zwar so lange, wie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist es im Einzelfall vorsieht. Außerdem darf natürlich sowohl während der Umstellung als auch beim eventuellen Serverumzug keine wichtige Datei verloren gehen, sonst macht man sich gegebenenfalls strafbar – selbst, wenn technisches und nicht menschliches Versagen dahinter steckt. Eine weitere Hürde stellt der Datenschutz dar. Denn was an vertraulichen Dokumenten zuvor vielleicht sicher im abschließbaren Büro des Chefs untergebracht war, darf auch im neuen Ablagesystem nicht für jedermann zugänglich sein. Es bietet sich also an, gewisse Unterlagen weiterhin in einem kleinen, gut sortierten Aktenarchiv aufzubewahren – zumindest so lange, bis die digitale Datenverarbeitung überall richtig etabliert ist. Aber: Im Büroalltag sollte dieses Archiv unangetastet bleiben und selbstredend nur noch im Ausnahmefall aufgesucht werden.

Und wie gelingt die Umrüstung?

Allein schon, um die alltäglichen Unternehmensprozesse während der Umstellung nicht vollkommen lahmzulegen, sollte man die Sache also nicht überstürzen. Zunächst mal müssen sämtliche Mappen und Ordner entleert und alle bedruckten Seiten eingescannt werden – ein Wahnsinnsaufwand, der zum Glück aber nur einmal betrieben werden muss. Schon hier empfiehlt sich, die Geschäftskontakte über den Umzug in die papierfreie Zone zu informieren und sie gleichzeitig darum zu bitten, Briefe und Unterlagen künftig nicht mehr per Post, sondern direkt digital zu übermitteln. Ist dann einmal alles im Kasten, hat man notwendigerweise bereits zwei weitere wichtige Überlegungen angestellt: Müssen die Server und Festplatten aufgerüstet werden oder genügen die vorhandenen Ressourcen? Und welches Datenmanagementsystem soll genutzt werden, um alles sinnvoll und unkompliziert archivieren, wiederfinden und verwalten zu können? Puh, bei der derzeitigen Auswahl auf dem Markt gar nicht so leicht. Manch kleine Firma kann sogar ganz auf die umfassende Systemlösung verzichten und stattdessen mit der günstigeren, vollautomatischen Daten-Cloud arbeiten. Was es mit dieser Informationswolke eigentlich genau auf sich hat, erzähle ich ein andermal genauer.

Die Vorteile der Zettelfreiheit

Sind einmal alle Dokumente in die digitale Welt verfrachtet, spart man nicht nur Papier, sondern vor allem auch wertvolle Zeit. Und man wird es gar nicht mehr anders haben wollen. Doch nicht nur den Mitarbeitern bringt das zettelfreie Büro beachtliche Vorteile: Von einfacherer Organisation und schnelleren Abläufen profitiert am Ende auch das ganze Unternehmen und ist den Konkurrenten im Wettbewerb so mindestens eine Schiffslänge voraus. Sowohl im alltäglichen Geschäft als auch bei besonderen Anfragen von Kunden oder Behörden können alle nötigen Informationen und Dokumente mit nicht viel mehr als einem Fingerschnipsen gefunden und zusammengestellt werden. Und ganz nebenbei werden ohne tonnenweise Papier und überflüssige Personalkosten auch noch echte Münzen gespart.

Ein paar Schippen Einsatz sind also durchaus nötig, um die Zettelberge endgültig von den Regalen und Schreibtischen zu verbannen. Mit zwei, drei Investitionen ist das Ziel aber leichter zu erreichen als der Hafen von Rotterdam. Und egal ob mit Papier oder ohne: Wie man jedes Büro in eine kleine Wohlfühl-Oase verwandeln kann, hab ich hier für euch aufgeschrieben – ganz digital, versteht sich!

 

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