11.05.2016 · smart leben ·

Zeitmanagement-Methoden I: Von Eisenhower bis Pareto

Vor Kurzem haben wir uns bei einem meiner kleinen Ausflüge bereits dem Thema Zeitmanagement angenähert. Warum brauchen wir so etwas überhaupt und in welchen Situationen kann es uns besonders entlasten? Im Einführungstext habe ich versprochen, bei Gelegenheit noch einmal darauf zurückzukommen und euch ganz konkrete Zeitmanagement-Methoden vorzustellen, die sich gewaschen und bewährt haben. Und ihr ahnt es wohl: Diese Gelegenheit ist jetzt! Vielleicht kann euch das eine oder andere Prinzip helfen, eure täglichen Aufgaben besser zu strukturieren und auch bei unvorhergesehenen Ereignissen einen halbwegs kühlen Kopf zu bewahren. Sollte euch heute aber keine der Techniken richtig zusagen, ist das auch kein Untergang. Mindestens zwei tolle Methoden hab ich nämlich noch in petto, also bleibt weiterhin am Ausguck!

Listen: To-do und Not-to-do

Eine To-do-Liste hat wohl jeder von uns schon etliche Male verfasst – man schreibt auf, welche Dinge es in einem bestimmten Zeitintervall zu erledigen gilt, und hakt sie nacheinander ab. Es gibt kaum ein besseres Gefühl, will ich meinen! Im Optimalfall enthält die Liste bereits eine Priorisierung der einzelnen Punkte, sodass man gar nicht erst in Versuchung kommt, das Wichtigste, Aufwändigste ganz nach hinten zu schieben. Wer seine Aufgaben aufschreibt, macht in jedem Fall schon mal den ersten Schritt. Was aber hat es nun mit der Not-to-do-Liste auf sich und wofür wird sie gebraucht? Nun ja, im Grunde ist sie ganz einfach das genaue Gegenteil. Schwarz auf Weiß notiert man hier, was man alles eben nicht tun sollte, um seine Aufmerksamkeit so ausschließlich auf die wirklich relevanten Tätigkeiten zu richten. Damit wir uns ganz bewusst gegen die überall lauernden, zeitfressenden Ablenkungen abschotten können, müssen wir sie uns ständig wie ein Mahnmal vor Augen führen. Vom minütlichen Blick in den Posteingang über Endlos-Geklicke in sozialen Netzwerken (obwohl man nur kurz die Reaktionen auf sein eigenes Posting checken wollte) bis hin zu „mal eben fix die Wäsche aufhängen“: Gibt es gerade Dringenderes zu erledigen, erlegt euch doch selbst mal ein paar Verbote auf und staunt, wie gut das mit der Anti-Liste klappt.

Die Eisenhower-Methode

Ein kluger Einwurf an dieser Stelle wäre: Aber es ist doch wichtig, die Wäsche aufzuhängen, weil sie nun mal müffelt, wenn sie zu lange feucht in der Maschine liegt! Stimmt, und das zeigt uns, dass manchmal gar nicht so leicht zu entscheiden ist, ob ein To-do nun eigentlich wichtig oder unwichtig ist. Und genau dabei soll die Eisenhower-Methode helfen – benannt nach dem einstigen US-Präsidenten, der sie erfunden und als geschäftstüchtiger Staatsmann täglich befolgt haben soll. Sein System gliedert die anstehenden Aufgaben in vier Kategorien:

Blogartikel_Zeiteinteilung_Eisenhower

Unsere Wäsche aus dem Beispiel wäre also verglichen mit beruflichen To-dos zwar dringend, aber nicht so wichtig. Nach Eisenhower sind Aufgaben dieser Kategorie sofort an Mitarbeiter zu delegieren, die sich nun möglichst schnell darum kümmern sollen. Man selbst widmet sich währenddessen den dringenden und wichtigen Dingen. Weil es nicht so sehr auf die Zeit ankommt, werden nicht dringende, dafür aber wichtige Aufgaben hingegen aufgeschoben und für ihre Erledigung sofort konkrete Zeitpunkte festgelegt. Was hingegen weder drängt noch wirklich wichtig ist, wird erst überhaupt gar nicht angegangen – schadet schließlich keinem, wenn es noch ein bisschen liegen bleibt. So weit, so schlüssig! Eisenhowers Matrix kann zweifelsohne helfen, die eigenen To-dos zu priorisieren und sie so effizienter zu bewältigen. Leider nur haben wir bei der täglichen Arbeit nicht alle eine Mannschaft an Bord, an die wir weniger Wichtiges einfach delegieren könnten. Ein mittelgroßes Manko also – sorry, Ike!

Das 60:40-Prinzip

Bei dieser Methode geht es nicht um die Reihenfolge der abzuarbeitenden Aufgaben, sondern um eine realistische Planung dessen, was überhaupt in einem bestimmten Zeitintervall zu schaffen ist. Die Grundidee: Verplant immer nur 60 % der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit und haltet den Rest als Pufferzone frei von To-dos. Gefüllt wird dieses Fenster am Ende von ganz allein, beispielsweise durch Verzögerungen, unvorhergesehene Anrufe, spontane Aufträge, dringende E-Mails. An einem normalen Arbeitstag bedeutet das zum Beispiel, dass bei der täglichen Aufgabenplanung etwa drei Stunden ausgespart werden müssen. Was erstmal stark nach einem halben Tag Urlaub klingt, geht in der Realität aber tatsächlich ziemlich gut auf und erspart uns am Ende eine Menge Frustration, Hektik und Stress. Am besten steigt ihr in diese Methode ein, indem ihr zunächst mal alle anfallenden Aufgaben aufschreibt und notiert, wie viel Zeit euch jede einzelne kostet. Jetzt berechnet ihr die zu verplanende Zeit, also 60 % eines Tages, einer Woche etc. und füllt sie komplett mit To-dos, die dann in dieser Spanne abzuhaken sind. Besonders bei dieser Zeitmanagement-Technik ist es wichtig, die eigene Einschätzung im Rückblick zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Das Pareto-Prinzip

Das ursprünglich aus der Volkswirtschaft stammende Pareto-Prinzip ist zwar auch unter dem Namen 80-20-Regel bekannt, um aber von Vornherein Verwirrung vorzubeugen, nennen wir es hier lieber so. Hierbei handelt es sich nämlich nicht etwa um eine Extremvariante der 60:40-Methode, sondern um das angepeilte Verhältnis von Einsatz zu Ergebnis. Mit nur 20 % der eigentlich zur Verfügung stehenden Zeit kann man demnach sage und schreibe 80 % der Leistung erbringen, zu der man bei voller Zeitausschöpfung imstande gewesen wäre. Wenn das mal nicht nach einer saftigen Effizienzsteigerung klingt! Doch wie kann das funktionieren, vergleichsweise minimalen Aufwand zu betreiben und fast genauso viel zu erreichen wie unter Volldampf? Voraussetzung hierfür ist wieder einmal, dass man seine Aufgaben ordentlich priorisiert und sich nicht an den unwichtigen Details festhält – sich nach Eisenhower also ausschließlich mit To-dos aus den beiden dringenden Kategorien befasst. Und nun: Einfach mal einen bis drei Gänge runterschalten und den Perfektionsanspruch über die Reling schmeißen. Denn völlig Schnuppe, wie heiß man Wasser kocht – der Dampf ist immer der gleiche!


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Bisherige Kommentare (Selber ein Kommentar hinterlassen)

  • Avatar Anna sagt:

    Sehr interessante Tipps! Wenn ich kann, möchte ich auch meine Methode mit Ihnen teilen. Seit einiger Zeit verwende ich Kanban Board (wenn Sie mehr davon erfahren wollen, können Sie z. B. die Internetseite https://kanbantool.com/de/kanban-board-beispiele besuchen). Das ist ein intuitives Werkzeug, das uns eine Möglichkeit gibt, die Kontrolle über unsere Arbeit (Projekte, Ziele, einzelne Aufgaben usw.) zu haben. Ich muss mich mit den von Ihnen oben beschriebenen Tipps vertraut machen und anfangen, sie umzusetzen 🙂 Vielen Dank für Ihren Beitrag und die Hilfe! Liebe Grüße! 🙂


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