Steuererklärung für Selbstständige & Freiberufler selber machen

Wenn Du selbstständig bist, kommst Du an einem Thema nicht vorbei: die Steuererklärung. Anders als Angestellte musst Du Dich aktiv darum kümmern, Deine Einnahmen und Ausgaben korrekt anzugeben. Aber keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird das viel einfacher, als Du vielleicht denkst. Hier bekommst Du eine leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Dir zeigt, wie Du Deine Steuererklärung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) meisterst.

Steuern berechnen für Deine Selbstständigkeit

Du bist nicht verpflichtet einen Steuerberater zu nehmen. Du kannst und darfst Deine Steuererklärung als Selbstständiger alleine machen.

Wie das einfach und unkompliziert geht, erklären wir Dir hier.

Besonderheit: Kleinunternehmerregelung

Wenn Du nicht mehr als 25.000 € Umsatz im vergangenen Jahr und  im laufenden Jahr
voraussichtlich nicht mehr als 100.000 € Umsatz erzielt hast, fällst Du unter die Kleinunternehmerregelung und bist von der Pflicht eine Umsatzsteuer zu machen befreit. Du hast die Wahlfreiheit. Wende Dich am besten an Dein zuständiges Finanzamt, wenn Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest und Dir Aufwand sparen möchtest. Kleinunternehmer sind allerdings auch nicht vorsteuerberechtigt. D.h. Du darfst die Vorsteuer auch nicht in Deinen Rechnungen ausweisen.

Es gibt aber durchaus viele, die sich für die Umsatzsteuer entscheiden, da es auch Vorteile bietet. Dann bist Du 5 Jahre daran gebunden.

Was ist die EÜR?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine einfache Methode, Deinen Gewinn zu berechnen. Du stellst dabei Deine Einnahmen Deinen Ausgaben gegenüber, die Differenz ist Dein Gewinn. Die EÜR ist besonders für Freiberufler und Kleingewerbetreibende geeignet, weil sie weniger aufwendig ist als eine Bilanz.

Erst wenn dein Gewinn über 80.000 € oder 800.000 € Umsatz pro Jahr liegen musst Du eine Bilanz erstellen. Das gilt auch wenn Dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.

Umsatzsteuererklärung

Nutzt Du nicht die Kleinunternehmeregelung, musst Du meistens Umsazusteuer berechnen. Das heißt: Du schlägst auf Deine Rechnungen Umsatzsteuer drauf und nimmst sie von Deinen Kunden ein.

Diese Umsatzsteuer gehört aber nicht Dir. Du gibst sie an das Finanzamt weiter. Gleichzeitig kannst Du die Umsatzsteuer, die Du selbst bei Einkäufen zahlst, die sogenannte Vorsteuer, davon abziehen.

Am Ende vergleichst Du beides:

• Hast Du mehr Umsatzsteuer eingenommen als gezahlt, überweist Du die Differenz ans Finanzamt.
• Hast Du mehr Vorsteuer gezahlt als eingenommen, bekommst Du Geld zurück.

Damit das regelmäßig passiert, gibst Du unter dem Jahr sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, meist monatlich oder vierteljährlich. Am Jahresende machst Du dann die Umsatzsteuererklärung. Das ist die endgültige Abrechnung mit dem Finanzamt. Hier wird alles noch einmal zusammengefasst, und Du siehst, ob Du nachzahlen musst oder eine Erstattung bekommst.

Gewerbesteuererklärung

Wenn Du selbstständig bist und ein Gewerbe angemeldet hast, musst Du in der Regel auch Gewerbesteuer zahlen. Dafür gibst Du eine Gewerbesteuererklärung ab. Aber Achtung: Nicht alle Selbstständigen sind automatisch Gewerbetreibende.

Wenn Du kein Gewerbe angemeldet hast, arbeitest Du oft als Freiberufler. Typische freiberufliche Berufe sind zum Beispiel Ärzte, Steuerberater, Architekten, Journalisten, Physiotherapeuten, Musiker oder Webdesigner. Als Freiberufler arbeitest Du häufig allein und brauchst keinen Gewerbeschein. Deshalb fällt für Dich in der Regel auch keine Gewerbesteuer an. Der Begriff „Freelancer“ wird oft ähnlich verwendet, bedeutet aber etwas anderes: Als Freelancer arbeitest Du meist projektbezogen für verschiedene Auftraggeber. Du kannst dabei Freiberufler sein, oder auch ein Gewerbe haben. Beides ist möglich.

Was ist die GoBD?

Die GoBD sind Regeln für Deine Buchführung. Sie legen fest, wie Du Deine Einnahmen, Ausgaben und Belege korrekt dokumentierst und aufbewahrst. Das Wichtigste dabei: Du darfst Buchungen und Belege nicht einfach nachträglich ändern. Wenn Du etwas korrigierst, muss das immer nachvollziehbar bleiben. Deine Unterlagen musst Du außerdem bis zu zehn Jahre lang sicher aufbewahren.

Das gilt vor allem für digitale Belege. Du solltest sie so speichern, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können. Seit 2025 kommt noch etwas dazu: Für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) musst Du E-Rechnungen verwenden. Das heißt, Du erstellst Rechnungen in speziellen digitalen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Steuererklärung für Selbstständige Schritt für Schritt erklärt

Schritt 1: Verstehen, was Du bei Selbstständigkeit beachten musst

Als Selbstständiger bist Du verpflichtet, jedes Jahr eine Steuererklärung abzugeben. Dazu gehört:
– Deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren,
– Deine Einkünfte in der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) angeben,
– möglicherweise auch eine Umsatzsteuererklärung oder Gewerbesteuererklärung einreichen.

Schritt 2: Die Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für Deine Steuererklärung. So geht’s:

1. Sammle alle Belege
Belege sind Deine Grundlage für die Steuererklärung als Selbstständiger. Du musst sie zwar nicht mehr mit der Steuererklärung einreichen, aber das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern. Sammle und sortiere:
– Eingehende Rechnungen (z. B. von Kunden),
– Ausgehende Rechnungen (z. B. für Materialien),
– Quittungen für Barzahlungen,
– Überweisungsbelege und Kontoauszüge.

2. Trenne privat und geschäftlich
Nutze ein separates Geschäftskonto, um private und geschäftliche Ausgaben zu trennen. Das macht es viel einfacher, Deine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren.

3. Halte Fristen ein
Die Steuererklärung muss normalerweise bis zum 31. Juli des Folgejahresbeim Finanzamt sein.

Wenn Du die Steuererklärung von einem Steuerberater erstellen lässt, hast Du länger Zeit – bis Ende Februar des darauffolgenden Jahres.

Schritt 3: Erstelle Deine EÜR

Die EÜR ist eine zusätzliche Anlage zur Einkommensteuererklärung für Selbstständige. So erstellst Du sie:

1. Trage Deine persönlichen Daten ein
Auf der ersten Seite gibst Du Deinen Namen, Deine Steuernummer und Deine Betriebsart an.

2. Führe alle Betriebseinnahmen auf
Hier kommen alle Einnahmen rein, die Du durch Deine selbstständige Tätigkeit erzielt hast.
– Wenn Du umsatzsteuerbefreit bist, trägst Du Bruttobeträge ein.
– Wenn Du **umsatzsteuerpflichtig** bist, trägst Du Netto-Umsätze ein.

Beispiele für Einnahmen:

• Zahlungen von Kunden
• Erstattete Umsatzsteuer vom Finanzamt
• Privatnutzung des Telefonanschlusses

3. Liste Deiner Betriebsausgaben

• Alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind, gehören hier rein.
• Materialkosten (z. B. Holz für Deine Werkstatt)
• Raumkosten (z. B. Miete für Dein Arbeitszimmer)
• Honeoffice-Pauschale von 8 € gilt auch für Sekbstständige
• Fahrtkosten (z. B. 38 Cent pro Kilometer für dienstliche Fahrten)
• Anlagegüter (z.B. Büroausstattung)
• Werbekosten (z.B. Website, Visitenkarten, Messe-Eintritt)

Anlagegüter mit einem Wert zwischen 250,01 € und 800,00 € werden als geringwertige Anlagegüter bezeichnet und können sofort abgescgrieben werden. Eine Abschreibungstabelle stellt das Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung.

Schritt 4: Nutze die Lexware-Schnittstelle für die EÜR

Gerade wenn Du neu in der Selbstständigkeit bist, kann das Thema Steuern überwältigend wirken. Hier kommt die Kombination aus Lexware Office und smartsteuer ins Spiel. Damit kombinierst Du die Buchhaltung optimal mit der Steuererklärung.

Wie funktioniert die Schnittstelle?
Wenn Du Deine Buchhaltung mit Lexware machst, kannst Du die EÜR-Daten direkt an smartsteuer übertragen. So sparst Du Dir die doppelte Eingabe.

Schritt für Schritt Anleitung:
1. EÜR in Lexware erstellen:
– Klicke in Lexware auf „Einnahmen-Überschussrechnung“.
– Wähle das Veranlagungsjahr aus.
– Stelle die Daten bereit.

2. Daten an smartsteuer übertragen:
– Klicke auf „amtliche EÜR-Daten für Steuererklärung bereitstellen“.
– Wähle „Steuererklärung mit smartsteuer starten“.
– Deine Buchhaltungsdaten werden automatisch in die Steuererklärung übernommen.

Schritt 5: Steuertipps für Selbstständige

Als Selbstständiger kannst Du viele Kosten von der Steuer absetzen. Hier sind die wichtigsten:

1. Betriebsausgaben
Alles, was Du für Deine Arbeit brauchst, kannst Du absetzen:
– Bürokosten: Miete, Ausstattung, Arbeitsmittel, Porto.
– Fahrtkosten: Dienstliche Fahrten mit dem Auto.
– Weiterbildungskosten: Seminare oder Kurse, die Dich beruflich weiterbringen.
– Telefon- und Internetkosten: Wenn sie betrieblich genutzt werden.

2. Arbeitszimmer
Das Arbeitszimmer ist ein Klassiker, um Steuern zu sparen. Es muss aber ein abgeschlossener Raum sein, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird.

Wie berechnest Du die Kosten?
1. Ermittel die Größe des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche.
– Beispiel: 16 qm Arbeitszimmer in einer 80 qm Wohnung = 20 %.
2. Berechne den Anteil an den Jahresausgaben für den Wohnungsunterhalt:
– Miete, Energie- und Wasserkosten, Grundsteuer, Reinigung, Müllabfuhr.

Wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner Tätigkeit ist, kannst Du die gesamten Kosten absetzen. Ist es nicht der Mittelpunkt, sind die Kosten auf 1.250 € gedeckelt.

Schritt 6: Vermeide Steuernachzahlungen

Steuernachzahlungen können für Selbstständige existenzgefährdend sein. Deshalb ist es wichtig, immer Rücklagen zu bilden und Deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten.

Was tun bei einer hohen Steuernachzahlung?
– Einspruch einlegen, wenn das Finanzamt einen Fehler gemacht hat.
– Herabsetzung der Vorauszahlung beantragen, wenn Deine Einnahmen im aktuellen Jahr niedriger sind.
– Stundung der Zahlung beantragen, um die Summe später zu begleichen.
– Ratenzahlung vorschlagen, wenn Du die Steuerforderung nicht auf einmal begleichen kannst.

Fazit: Die Steuererklärung für Selbstständige einfach erledigt

Als Selbstständiger bist Du verpflichtet, jedes Jahr eine Steuererklärung abzugeben. Mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) hast Du eine einfache Methode, Deinen Gewinn zu berechnen.

Wichtige Tipps:
– Belege sammeln und gut sortieren,
– Fristen einhalten,
– Steuervorteile nutzen,
– und Tools wie Lexware Office und smartsteuer verwenden, um Deine Steuererklärung zu vereinfachen.

Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wird Deine Steuererklärung für Selbstständige nicht nur einfacher, sondern Du holst auch das Maximum für Dich heraus.

Weitere interessante Artikel:

Online Steuererklärung  *  Erste Steuererklärung *  Steuererklärung für Rentner  *  Steuererklärung Ehepaar *  Steuererklärung als Student

Häufige Fragen