Betriebsveranstaltungen ab VZ 2015

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeiner Überblick
2 Übersicht über die Neuerungen
3 Begriff der Betriebsveranstaltung
3.1 Allgemeine Grundsätze
3.2 Gemischte Veranstaltungen
3.3 Anzahl der Betriebsveranstaltungen
4 Begriff der Zuwendung
4.1 Grundsätzliches
4.2 Gesamtkostenverteilung auf die Teilnehmer
4.3 Reisekosten
4.4 Geschenke
5 Freibetrag von 110 €
6 Pauschalierung der Lohnsteuer
7 Betriebsveranstaltungen im Zusammenhang mit Bewirtungsleistungen i.S.d. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
8 Betriebsveranstaltungen im Zusammenhang mit einer betrieblichen Auswärtstätigkeit
9 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung ab VZ 2015
10 Beispiele zur Rechtslage ab 2015
11 Literaturhinweise
12 Verwandte Lexikonartikel

1. Allgemeiner Überblick

Zuwendungen des ArbG an die ArbN bei betrieblichen Veranstaltungen gehören entweder zum Arbeitslohn (sonstige Bezüge) oder gehören als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des ArbG nicht zum Arbeitslohn. Betragen die Aufwendungen des ArbG einschließlich Umsatzsteuer für die üblichen Zuwendungen aufgrund einer Betriebsveranstaltung an den einzelnen ArbN insgesamt mehr als 110 € je ArbN, sind die übersteigenden Aufwendungen dem Arbeitslohn hinzuzurechnen. Durch das ZollkodexAnpG (JStG 2015) wurde in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG eine neue Nr. 1a eingefügt. Diese Vorschrift regelt, ob die Zuwendungen eines ArbG im Rahmen einer Betriebsveranstaltung an seine ArbN zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören oder nicht. Bisher waren die Vorschriften zu einer Betriebsveranstaltung in den LStR enthalten. Anlass hierfür waren zwei BFH-Urteile vom 16.5.2013, die die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung zur Vorlage von geldwerten Vorteilen bei Betriebsveranstaltungen teilweise rügten; vgl. hierzu das Stichwort → Betriebsveranstaltungen (Rechtslage bis VZ 2014). Der Gesetzgeber bestimmt künftig ausdrücklich im EStG, welche geldwerten Vorteile aus einer Betriebsveranstaltung lohnsteuerpflichtig sind. Bisher waren die Vorschriften zu einer Betriebsveranstaltung in den LStR enthalten. Sofern sich aus den nach wie vor geltenden LStR 2015 hiervon abweichende Regelungen ergeben, sind diese nicht mehr anzuwenden.

Laut Gesetzesbegründung der Bundesregierung, die das Vorhaben zur Einführung von § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG in das Gesetzgebungsverfahren eingebracht hatte (BT-Drs. 18/3017 vom 3.11.2014), soll die Neuregelung der Steuervereinfachung dienen, da der BFH mit seiner neuesten Rechtsprechung zu Betriebsveranstaltungen die seit langer Zeit bestehenden und anerkannten Verwaltungsgrundsätze zum Teil abgelehnt und dies – so die Gesetzesbegründung weiter – zu einer unklaren und komplizierten Rechtslage geführt habe. Die bisherigen Verwaltungsgrundsätze werden nun gesetzlich festgeschrieben. Die bisherigen Verwaltungsgrundsätze gelten laut Gesetzesbegründung auch insoweit fort, als sie die gesetzliche Rechtslage präzisieren.

Demnach gehören zu den Einkünften nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG auch »Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung). Zuwendungen i.S.d. Satzes 1 sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Satz 3 gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Die Zuwendungen i.S.d. Satzes 1 sind abweichend von § 8 Abs. 2 mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers i.S.d. Satzes 2 anzusetzen.« Nach dem BFH-Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18 sind die danach zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des ArbG zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

In Satz 1 wird somit die Betriebsveranstaltung definiert. In Satz 2 wird erörtert, was als Zuwendung gilt, während in Satz 3 der Freibetrag von 110 € festgelegt wird. Satz 4 bestimmt, dass der Freibetrag für 2 Betriebsveranstaltungen jährlich gilt. Satz 5 regelt die steuerliche Bewertung der anlässlich von Betriebsveranstaltungen zugewendeten geldwerten Vorteile.

Das BMF nimmt in seinem Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, ausführlich Stellung zur Neuregelung ab dem Veranlagungszeitraum 2015.

Bezüglich offener Fragen zur umsatzsteuerrechtlichen Auslegung einer Betriebsveranstaltung nimmt das BMF-Schreiben vom 19.4.2016, III C 2 – S 7109/15/10001 Stellung.

Das BMF nimmt in einem weiteren Schreiben vom 7.12.2016, IV C 5 – S 2332/15/10001 erneut zu wichtigen Auslegungsfragen Stellung.

Das BMF hat mit Schreiben vom 18.5.2017 an die Spitzenverbände der Deutschen Wirtschaft zu Anwendungsfragen der betrieblichen Praxis zu dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 (BStBl I 2015, 832) zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen Stellung genommen.

2. Übersicht über die Neuerungen

Abb.: Vergleich Altregelung mit Neuregelung

3. Begriff der Betriebsveranstaltung

3.1. Allgemeine Grundsätze

Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt. Es wird für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung nicht mehr vorausgesetzt, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs, eines Teilbetriebs oder einer in sich geschlossenen betrieblichen Organisationseinheit (z.B. einer Abteilung) offenstehen muss. Jedoch ist diese Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags i.H.v. 110 € maßgebend.

Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Solche Veranstaltungen zielen somit darauf ab, den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. Findet die Veranstaltung allerdings in dem reinen Besuch eines frei zugänglichen kulturellen oder sportlichen Ereignisses (Kinobesuch, Bundesligaspiel) statt, liegt regelmäßig keine Betriebsveranstaltung vor; vgl. BFH vom 21.2.1986, VI R 21/84.

Keine ausdrückliche Aussage enthält der Gesetzeswortlaut über die Dauer einer Betriebsveranstaltung; daher kann auch eine mehr als zwei Tage andauernde Betriebsveranstaltung anzuerkennen sein.

Bei einer Weihnachtsfeier für die Kinder von Arbeitnehmern, auf welcher ein Märchen aufgeführt wird, kann es sich um eine Betriebsfeier handeln, vgl. BFH vom 5.3.1976, VI R 76/73, BStBl II 1976, 39. Zwar liegt hier eine Begrenzung des Teilnehmerkreises vor, weil die Veranstaltung nur für einen begrenzten Kreis von Arbeitnehmern von Interesse ist. Allein daraus folgt aber noch keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen.

Beispiel 1:

Lösung 1:

Keine Betriebsveranstaltung stellt dagegen ein Arbeitsessen (Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber) dar. Diese gehören nicht zum Arbeitslohn. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 € nicht überschreitet; vgl. R 19.6 Abs. 2 LStR.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers, z.B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung; zu Sachzuwendungen aus solchem Anlass vgl. R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 und 4 LStR. Auch ein sog. Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStR) ist keine Betriebsveranstaltung. In dem Schreiben vom 7.12.2016, IV C 5 – S 2332/15/10001, zu Punkt 5, wird diesbezüglich klargestellt, dass nach der Neuregelung Betriebsveranstaltungen in diesem Sinne auch Jubilarfeiern sind, nicht dagegen die Ehrung eines einzelnen Jubilars. Eine R 19.5 Abs. 3 Satz 3 LStR 2011 entsprechende Regelung, wonach Jubilarfeiern gesondert zu werten waren, sieht das BMF-Schreiben vom 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, ausdrücklich nicht vor.

Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht den Begriff der Betriebsveranstaltung, ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen dieser Veranstaltung gewährt, um Arbeitslohn nach § 19 EStG handelt.

Nach dem BFH-Urteil vom 15.1.2009 (VI R 22/06, BStBl II 2009, 476) ist eine Abendveranstaltung für Führungskräfte keine Betriebsveranstaltung i.S.d. R 19.5 Abs. 2 LStR (H 19.5 [Privilegierung] LStH). Es darf sich somit nicht um eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen handeln. Entscheidend ist also die Offenheit der Veranstaltung für alle ArbN des Betriebs oder zumindest der betreffenden Abteilung (sog. vertikale Beteiligung). Andererseits hat die Rechtsprechung als Betriebsveranstaltung eine Karnevalsfeier anerkannt (BFH vom 16.11.2005, VI R 68/00, BStBl II 2006, 440) sowie eine Betriebsversammlung auf einem Ausflugsschiff, der sich abends in einem Hotel ein Betriebsfest mit Unterhaltungsprogramm anschloss (BFH vom 30.4.2009, VI R 55/07, BStBl II 2009, 726).

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Mit dem Begriff »Offenstehen« wird zum Ausdruck gebracht, dass alle Arbeitnehmer des Betriebs oder eines Betriebsteils an der Veranstaltung teilnehmen können. Es ist aber nicht zwingende Voraussetzung, dass alle Mitarbeiter an der Veranstaltung auch tatsächlich teilnehmen, was bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen oder bei bestimmten betriebsnotwendigen Tätigkeiten nicht erfüllbar wäre. Selbst wenn einzelne Mitarbeiter nicht an der Teilnahme interessiert sind, bleibt es steuerrechtlich eine Betriebsveranstaltung. Somit ist es für das »Offenstehen« unschädlich, wenn aus betrieblichen Gründen bestimmte Mitarbeiter nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen können (z.B. Bäckereiverkäuferin, die am Tag der Betriebsveranstaltung Präsenzpflicht im Bäckereiladen hat).

Eine Betriebsveranstaltung, die bis 1974 nach § 35a LStDV, ab 1975 nach § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG eine pauschale Erhebung von Lohnsteuer rechtfertigen kann, ist nur gegeben, wenn sie grundsätzlich allen ArbN offensteht, die Teilnahme an ihr also keine Privilegierung einzelner ArbN darstellt (im vorliegenden Fall Incentive-Reise für bestimmte ArbN); vgl. BFH vom 9.3.1990, VI R 48/87.

Reine Arbeitsessen stellen regelmäßig keine Betriebsveranstaltungen dar und können bei überwiegendem Interesse des ArbG nicht steuerbar oder steuerfrei sein; vgl. BFH vom 5.5.1994, VI R 55/92.

Hinweis:

Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind, sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG begünstigte Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die z.B.

• jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs, z.B. Abteilung, durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können,

• nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen),

• nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder i.V.m. der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern). Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z.B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars eingeladen werden. Der Annahme eines 40-, 50- oder 60-jährigen Arbeitnehmerjubiläums steht nicht entgegen, wenn die Jubilarfeier zu einem Zeitpunkt stattfindet, der höchstens fünf Jahre vor den bezeichneten Jubiläumsdienstzeiten liegt.

Betriebsveranstaltungen liegen somit unter anderem in folgenden Fällen nicht vor:

• Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer (s. auch ausdrücklich BMF vom 7.12.2016, zu Punkt 5),

• Arbeitsbesprechung,

• Arbeitsessen,

• Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer,

• Belobigungsveranstaltung,

• Veranstaltung ausschließlich zur Überreichung von Geschenken.

Das Recht zur Teilnahme darf nicht von der Stellung des ArbN, von seiner Gehaltsgruppe, der Dauer seiner Betriebszugehörigkeit oder von seinen besonderen Leistungen abhängig sein. Unschädlich ist demnach eine Märchenveranstaltung für alle ArbN mit Kindern bis zu einem bestimmten Alter; vgl. BFH vom 5.3.1976, VI R 16/73. Ungeachtet der gesetzlichen Neuregelung durch § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gewährt die Verwaltung eine Freigrenze aus Anlass einer nicht begünstigten Betriebsveranstaltung; vgl. R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR. Demnach werden nicht als Gegenleistung für das Zurverfügungstellen der individuellen Arbeitskraft und damit nicht als Arbeitslohn angesehen bei üblichen Sachleistungen des Arbeitgebers aus Anlass der Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers; betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers einschl. Umsatzsteuer mehr als 110 € je teilnehmender Person, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzuzurechnen; auch Geschenke bis zu einem Gesamtwert von 60 € sind in die 110-€-Grenze einzubeziehen.

Häufig nehmen an einer Betriebsveranstaltung auch externe Personen teil. Einen ausdrücklichen Hinweis, wie in diesen Fällen abrechnungstechnisch vorzugehen ist, enthält der Gesetzeswortlaut nicht. Eine Betriebsveranstaltung soll nach der Verwaltungsauffassung nur dann vorliegen, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Somit dürften auch die Begleitpersonen von Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund einzubeziehen sein. Das FG Baden-Württemberg hat sich mit Urteil vom 5.5.2015, 6 K 115/13, mit der Abgrenzung zwischen einer lohnsteuerfreien betrieblichen Veranstaltung zu Werbezwecken und einer (im Falle des Übersteigens des 110 €-Freibetrags anteilig) steuerpflichtigen Betriebsveranstaltung geäußert. Die Abgrenzung einer betrieblichen Repräsentationsveranstaltung zu einer Betriebsveranstaltung hängt maßgeblich davon ab, ob an ihr weit überwiegend Geschäftspartner und andere externe Gäste teilnehmen und ob deren Anwesenheit »im Vordergrund« steht. Nur in diesem Fall handelt es sich nicht um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene für Betriebsangehörige. Der Streitfall betraf eine Feier anlässlich eines Firmenjubiläums, zu dem sowohl Arbeitnehmer als auch Geschäftsfreunde und Vertreter der Presse eingeladen waren. Das FG Baden-Württemberg beurteilte die Veranstaltung als Betriebsveranstaltung, weil die externen Gäste weniger als 1/5 der Gesamtteilnehmer ausmachten.

Beispiel 2 (vgl. Gehm, Betriebsveranstaltungen, SteuerStud 5/2017, 310):

Lösung 2:

3.2. Gemischte Veranstaltungen

Gemischte Betriebsveranstaltungen sind solche, die sowohl Elemente einer Betriebsveranstaltung wie auch einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung enthalten – z.B. betrieblich relevante Schulungen bzw. Vorträge sowie Abendprogramm.

Aufwendungen, die auf die geschäftlich veranlasste Teilnahme von Geschäftspartnern oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeitnehmer sowie deren Begleitpersonen entfallen, werden so behandelt, wie sie außerhalb einer Betriebsveranstaltung zu behandeln wären. Der Betriebsausgabenabzug der für diesen Personenkreis angefallenen Bewirtungskosten sowie der übrigen Kosten als Geschenk unterliegt den Beschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nrn. 1 und 2 EStG.

Wie der BFH mit Urteil vom 30.4.2009 (VI R 55/07, BStBl II 2009, 726) entschieden hat, sind Sachzuwendungen an ArbN anlässlich einer Veranstaltung, die sowohl Elemente einer Betriebsveranstaltung als auch einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung enthält, grundsätzlich aufzuteilen (Anschluss an BFH-Urteil vom 16.11.2005, VI R 118/01, BStBl II 2006, 444). Die Aufwendungen des ArbG für die Durchführung der gemischt veranlassten Gesamtveranstaltung sind nur dann kein Arbeitslohn, wenn die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnenden anteiligen Kosten die für die Zuordnung bei Betriebsveranstaltungen maßgebliche Freigrenze (110 €) nicht überschreiten.

Im Streitfall führte die Klägerin an Bord eines Ausflugschiffes unter Darreichung von Speisen und Getränken eine sog. Betriebsversammlung durch. Abends schloss sich in einem Hotel ein Betriebsfest an. Das FA behandelte sämtliche Aufwendungen der Klägerin als steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das FG gab der Klage teilweise statt, vertrat aber die Auffassung, dass es sich um eine Gesamtveranstaltung mit eher gesellschaftlichem Charakter gehandelt habe und eine Aufteilung in einen Seminarteil auf dem Schiff und eine Betriebsveranstaltung an Land nicht in Betracht komme. Dem schloss sich der BFH im Ergebnis an (s.a. Pressemitteilung des BFH Nr. 55/09 vom 1.7.2009, LEXinform 0434218).

Für die Aufteilung sind zunächst die Kostenbestandteile zu trennen, die sich leicht und eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich (Betriebsversammlung) und dem Bereich, dessen Zuwendung sich als geldwerter Vorteil darstellt, zuordnen lassen. Die Kosten rein betriebsfunktionaler Bestandteile kommen von vornherein nicht als Arbeitslohn in Betracht. Auf der anderen Seite sind die Kosten solcher Bestandteile vollumfänglich als Arbeitslohn zu erfassen, die sich – isoliert betrachtet – als geldwerter Vorteil erweisen. Hierzu gehören u.a. die Kosten für gemeinsame Feiern und Unterhaltung. Bei den Kosten, die sich den genannten Kosten nicht zuordnen lassen und die deshalb im Wege sachgerechter Schätzung aufzuteilen sind, handelt es sich insbesondere um die Kosten für die Beförderung, Unterbringung und Verpflegung. Als sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist dabei grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen, in dem die Veranstaltungs-Bestandteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Bestandteilen stehen.

Die während des Aufenthalts auf dem Schiff (Betriebsversammlung) gereichten Speisen und Getränke sind als geldwerter Vorteil zu behandeln. Soweit ein ArbG seine eigenen ArbN außerhalb von herkömmlichen Betriebsveranstaltungen bewirtet, liegt darin grundsätzlich die Zuwendung von Arbeitslohn. Denn nach der Wertung des Gesetzgebers betreffen Verpflegungsaufwendungen grundsätzlich den bei der Einkünfteermittlung unbeachtlichen Bereich der Lebensführung. Ausnahmsweise kann nach der Rechtsprechung des BFH dann etwas anderes gelten, wenn Speisen und Getränke anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes aus durch den Arbeitsablauf bedingten Gründen unentgeltlich überlassen werden (BFH Urteile vom 4.8.1994, VI R 61/92, BStBl II 1995, 59, vom 5.5.1994, VI R 55-56/92, BStBl II 1994, 771; s.a. R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR). Eine solche Ausnahmesituation war im Urteilsfall (BFH Urteil vom 30.4.2009, VI R 55/07, BStBl II 2009, 726) ersichtlich nicht gegeben (s.a. H 19.6 [Bewirtung von Arbeitnehmern] LStH).

Zur Ermittlung eines sachgerechten Aufteilungsmaßstabes sind (nur) die Veranstaltungsteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Veranstaltungsteilen in ein Verhältnis zu setzen. Die Zeitanteile für die Beförderung zu und von der Gesamtveranstaltung bleiben dabei außer Betracht. Im Streitfall betrug die aufteilbare Zeit 12,5 Stunden, davon entfielen 5,5 Stunden auf Veranstaltungsteile mit rein betriebsfunktionaler Zielsetzung (44 %). Daraus folgt eine Aufteilung der Kosten für den Bustransfer und die Schiffstour von 56 % zu 44 %, d.h. 56 % sind als Arbeitslohn zu erfassen und 44 % führen nicht zu Arbeitslohn.

Der Pauschalsteuersatz von 25 % für Betriebsveranstaltungen gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG findet keine Anwendung auf Veranstaltungen, die nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen (hier Vorstands- bzw. Führungskräfte-Weihnachtsfeier); vgl. FG Köln vom 27.1.2022, 6 K 2175/20.

Eine ausschließlich für angestellte Führungskräfte ausgerichtete Jahresabschlussfeier ist keine Betriebsveranstaltung i.S.d. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG, sodass die auf diesen Arbeitslohn entfallende Lohnsteuer nicht mit dem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden darf; vgl. FG Münster vom 20.2.2020, 8 K 32/19. Eine Betriebsveranstaltung, an der z.B. nur die Führungskräfte eines Unternehmens teilnehmen dürfen, könne daher nicht mit 25 % pauschal versteuert werden. Das FG Münster wendet insoweit die bisherige BFH-Rspr. zu § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG weiterhin an und folgt damit auch der Auffassung der Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.10.2015, BStBl I 2015, 832, Abschnitt 5.

Im Schreiben des BMF vom 7.12.2016, dass bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 EStG) auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer (Tz. 4 Buchst. a des BMF-Schreibens vom 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001) und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist.

Beispiel 3 (vgl. Gehm, Betriebsveranstaltungen, SteuerStud 5/2017, 310):

Lösung 3:

3.3. Anzahl der Betriebsveranstaltungen

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden. Dient die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, z.B. wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn. Die Begrenzung auf zwei Veranstaltungen ist nach der Verwaltungsauffassung arbeitnehmerbezogen auszulegen. D. h. nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, für die der Freibetrag gelten soll. Die Freigrenze gilt arbeitnehmerbezogen. Diejenigen, welche der Arbeitgeber nicht bestimmt, stellen keine Zuwendungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers und damit Arbeitslohn in Höhe des Vorteils dar. Es sollte darauf geachtet werden, nur die Veranstaltungen mit den niedrigsten Zuwendungen als steuerpflichtig zu behandeln.

Die Umwandlung der bisherigen Freigrenze in einen Freibetrag erfolgte, um die Zahl der Streitfälle zu minimieren (BT-Drs. 18/3441, 60) und um auch aufwendigere Betriebsveranstaltungen zu ermöglichen und diese nicht gänzlich von der steuerlichen Vergünstigung auszuschließen.

Sofern ein Mitarbeiter aber aus eigenbetrieblichem Interesse des Arbeitgebers an einer Betriebsveranstaltung zur Erfüllung beruflicher Aufgaben teilnimmt, lösen die auf diesen Arbeitnehmer entfallenden anteiligen Gesamtkosten keinen Arbeitslohn aus.

Der Freibetrag von 110 € wird je Betriebsveranstaltung gewährt. Ein nicht ausgeschöpfter Teil des Freibetrags darf nicht auf eine andere Betriebsveranstaltung übertragen werden.

Beispiel 4:

Lösung 4:

4. Begriff der Zuwendung

4.1. Grundsätzliches

Die Neuregelung knüpft an die Bestimmungen der Lohnsteuer-Richtlinien an. Danach gehören Zuwendungen des ArbG an die ArbN bei Betriebsveranstaltungen als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des ArbG nicht zum Arbeitslohn, wenn es sich um herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltungen und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt (R 19.5 LStR 2015). Erfasst werden die Zuwendungen des ArbG an seinen ArbN und dessen Begleitpersonen anlässlich einer Betriebsveranstaltung als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit des ArbN. Diese sind abweichend von § 8 Abs. 2 EStG mit den anteilig auf den ArbN und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des ArbG anzusetzen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 5 EStG). Hierzu gehören nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG alle Aufwendungen des ArbG inkl. Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen ArbN individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der ArbG gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (entgegen der BFH-Rechtsprechung vom 16.5.2013). Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden ArbN nicht übersteigen, bleiben sie beim ArbN steuerlich unberücksichtigt (Freibetrag). Zuwendungen bis 110 € bleiben steuerfrei, soweit ein ArbN an nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr teilnimmt. Übersteigen die Kosten für eine von zwei Betriebsveranstaltungen den Freibetrag von 110 € und/oder nimmt ein ArbN an einer dritten oder weiteren Betriebsveranstaltung teil, sind die insoweit anfallenden zusätzlichen Kosten steuerpflichtig. Der Freibetrag von 110 € ist bei jeder Betriebsveranstaltung je teilnehmenden ArbN zu prüfen. Die Kosten des ArbG, die auf eine Begleitperson eines ArbN entfallen, sind dem ArbN zuzurechnen (entgegen der BFH-Rechtsprechung vom 16.5.2013). Es wird ersichtlich, dass in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung gesetzlich verankert wurde, um den einschlägigen BFH-Urteilen vom 16.5.2013 entgegenzuwirken.

Nach dem Regierungsentwurf hätten auch Fahrtkosten, die der ArbG anlässlich der Betriebsveranstaltung trägt, abweichend von § 3 Nr. 13 und 16 EStG bei Ermittlung der Höhe des mit der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung verbundenen Sachbezugs Berücksichtigung finden sollen. Diese Regelung wurde im Finanzausschuss des Bundestages ersatzlos gestrichen. Nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfreie Leistungen für Reisekosten werden somit nicht dadurch steuerpflichtig, dass sie in Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung angefallen sind. Diesbezüglich nimmt das BMF-Schreiben vom 7.12.2016 unter Punkt 3 Stellung: Der Spitzenverband der deutschen Wirtschaft hat sich gegen das Kriterium der Selbstorganisation der Anreise durch den ArbN angewendet. Es wurde vorgetragen, insbes. große ArbG würden aus Kostengründen auch die Anreise der auswärtigen ArbN zum Veranstaltungsort oder Hauptstandort (z.B. Charterflüge, Sonderzüge oder Busse) organisieren oder ein Kontingent für Hotelübernachtungen buchen, wenn die Rückreise nicht mehr möglich sei. Für diesen Zweck würden u.a. eigene Reisemanagementsysteme genutzt und Dienstreisen zentral gebucht. Sie bitten um Klarstellung, dass ein solches Verfahren nicht die Qualifikation als »Reisekosten« ausschließt. Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind nach Tz. 2 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 insbes. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten. Nach Tz. 6 des genannten BMF-Schreibens liegen Reisekosten ausnahmsweise dann vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des ArbN stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem ArbN obliegt. Steuerfreie Erstattungen durch den ArbG sind in diesen Fällen nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG zulässig. Nach Auffassung der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder sind in den von Ihnen dargelegten Fällen, in denen die Anreise und Übernachtung im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung direkt vom ArbG über betriebsinterne Reisemanagementsysteme für den ArbN organisiert und abgewickelt werden, die Kriterien der Tz. 6 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 nicht erfüllt. Die Aufwendungen sind in diesen Fällen daher den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung zuzurechnen (siehe aber auch BFH vom 25.5.1992, VI R 91/89, BStBl II 1992, 856).

Das FG Düsseldorf untersuchte im Urteil vom 22.2.2018, 9 K 580/17, die Einbeziehung der An- und Abreisekosten zu einer auswärtigen Betriebsveranstaltung in die Berechnung des geldwerten Vorteils. Das Urteil erging zwar zur alten Rechtslage (Freigrenze), das Finanzamt argumentierte mit dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015. Das Finanzgericht nahm hierzu trotz des fragwürdigen Geltungszeitraums Stellung und bringt zum Ausdruck, dass es nicht die Auffassung teilt, dass es für die Beurteilung von Reisekosten als geldwerter Vorteil unabhängig vom Erlebniswert darauf ankomme, ob der ArbG oder der ArbN die Anreise organisiere. Denn die im Streitfall vorliegende Veranstaltung zur Ehrung der Jubilare begann sicherlich nicht mit der Anreise im Bus. Das FG kam zu folgendem Ergebnis: Bei dem durch den auswärtigen Ort einer Feier zur Ehrung der Jubilare notwendig gewordenen Bustransfer der ArbN handelt es sich um Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung ohne eigenen Konsumwert, die nicht in die Berechnung des geldwerten Vorteils einzubeziehen sind und daher nicht die Überschreitung der Freigrenze von 110 € nach R 19.5 LStR 2008 auslösen können. Für die Beurteilung von Reisekosten zu einer solchen Betriebsveranstaltung als geldwerter Vorteil kommt es nicht entscheidend darauf an, ob der ArbG oder die ArbN selbst die Anreise organisieren. Derartige beruflich veranlasste Reisekosten führen bereits deshalb nicht zu einer Bereicherung der Arbeitnehmer, weil sie wie steuerfreier Werbungskostenersatz zu behandeln sind. Entgegen der Auffassung des Beklagten hat die Klägerin die Reisekosten zu Recht nicht in die Berechnung einbezogen. Bereits im Ausgangspunkt unzutreffend hat der Beklagte die Transferkosten allen 160 teilnehmenden ArbN zugerechnet, die jedoch nur den ArbN zugute kamen, die sich hierfür angemeldet hatten. Aber auch diese ArbN waren durch die von der Klägerin verauslagten Aufwendungen für die Beförderung nicht bereichert. Bei dem durch den auswärtigen Ort der Feier notwendig gewordenen Bustransfer handelt es sich vielmehr um einen Teil der Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung ohne eigenen Konsumwert (anders bei Beförderungen mit eigenem Erlebniswert).

Die Finanzverwaltung geht dabei davon aus, dass insbesondere Kosten für die Verköstigung der Arbeitnehmer anlässlich einer solchen Veranstaltung als Zuwendung gelten. Dieser Begriff ist jedoch weit zu verstehen, so dass neben Speisen und Getränken auch Tabakwaren oder Süßigkeiten umfasst werden. Auch Beherbergungskosten der Arbeitnehmer zwecks Durchführung der Betriebsveranstaltung fallen darunter, ebenso wie Fahrtkosten. Weiterhin erfasst sind Aufwendungen für kulturelle, respektive künstlerische oder sportliche Veranstaltungen. Auch das Überlassen entsprechender Eintrittskarten zu solchen Veranstaltungen kann hierzu zählen. Die jeweiligen Zuwendungen können gleichermaßen gegenüber den Begleitpersonen des Arbeitnehmers erbracht werden.

Die Bundesregierung hat sich mit BT-Drs. 18/5768 zur Frage geäußert, wie sich der rechnerische Anteil der Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen gem. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG in Bezug auf die zu berücksichtigenden Gemeinkosten (Verrechnung der Gemeinkosten) ermittelt, wenn an der Betriebsveranstaltung auch Personen teilnehmen, die nicht Arbeitnehmer sind, und inwieweit Zuwendungen i.S.d. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG sozialversicherungspflichtig sind. Die Antwort des Parlamentarischen Staatssekretärs Dr. Michael Meister vom 7.8.2015 lautet wie folgt:

»Diese Aufwendungen werden zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer, einschließlich betriebsfremder Teilnehmer, aufgeteilt. Bei der individuellen Besteuerung des Arbeitnehmers nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG entspricht die sozialversicherungspflichtige Bemessungsgrundlage der lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Werden die Vorteile aus der Betriebsveranstaltung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG allerdings pauschal versteuert, besteht nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung keine Sozialversicherungspflicht.«

Das BMF enthält in dem Schreiben vom 14.10.2015 unter Tz. 2 eine Auflistung der begünstigten Zuwendungen.

Zusammenfassend sind folgende Zuwendungen in die Ermittlung des Arbeitslohns einzubeziehen:

Abb.: Berücksichtigungsfähige Zuwendungen ab VZ 2015

Der Gesetzestext differenziert somit nicht, ob es sich um konsumierbare oder nicht konsumierbare Aufwendungen des ArbG handelt. Damit ist die anderslautende BFH-Rechtsprechung durch die Gesetzesänderung ab 2015 überholt.

Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z.B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z.B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige AfA sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.

Beispiel 5:

Lösung 5:

Die gesetzliche Regelung stellt nicht darauf ab, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Auch unübliche Zuwendungen, wie z.B. Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung unterfallen daher § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.

Bezüglich der steuerlichen Behandlung der Übergabe eines Geschenkes anlässlich einer Betriebsveranstaltung nimmt das BMF mit Schreiben vom 7.12.2016 unter Punkt 2 Stellung: Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags sind die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung (BMF vom 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, Tz. 4). Hierzu gehören insbes. Geschenke, die allen oder einzelnen ArbN aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden (BMF vom 14.10.2015, Tz. 2, letzter Satz). Dabei ist »anlässlich« dahingehend zu verstehen, dass ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen muss.

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder ist es nicht zu beanstanden, Geschenke, deren Wert je ArbN 60 € nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Bei Geschenken, deren Wert je ArbN 60 € übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie »anlässlich« oder »nur bei Gelegenheit« einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.

Zutreffend ist, dass Geschenke, die vom Zuwendenden nach Maßgabe von § 37b Abs. 1 EStG pauschaliert werden, nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen sind. Barzuwendungen, die anlässlich der Betriebsveranstaltung gemacht werden, können pauschal versteuert werden, wenn es sich um Zehrgeld handelt, das zum Verbrauch im Rahmen der Betriebsveranstaltung bestimmt ist.

§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfasst Zuwendungen des Arbeitgebers an seine aktiven Arbeitnehmer, seine ehemaligen Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden. Die Anwendbarkeit der Regelung auf Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen setzt voraus, dass hinsichtlich dieser Personengruppen die weiteren Voraussetzungen (Offenstehen der Betriebsveranstaltung für alle Angehörigen dieser Personengruppe) des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfüllt sind; vgl. BMF vom 14.10.2015, Tz. 3.

4.2. Gesamtkostenverteilung auf die Teilnehmer

Nach der Verwaltungsauffassung sind die Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Nach dem BMF-Schreiben vom 7.12.2016 unter Punkt 1 wird klargestellt, dass bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden ArbN (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 EStG) auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer (BMF vom 14.10.2015, Tz. 4 Buchst. a) und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist. Die Wirtschaftsverbände haben sich davon abweichend dafür ausgesprochen, bei einer wesentlichen Abweichung der tatsächlichen Teilnehmer im Verhältnis zu den angemeldeten Teilnehmern nach unten die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung außer Ansatz zu lassen, die sich nicht reduzieren lassen (z.B. Raumkosten, wenn statt der angemeldeten 600 Personen nur 200 Personen an der Veranstaltung teilnehmen). Die obersten Finanzbehörden der Länder haben sich einvernehmlich gegen diesen Vorschlag ausgesprochen. Damit bleibt es bei der bisherigen Verwaltungsauffassung, dass bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist.

Anschließend ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Durch die gleichmäßige Verteilung spart sich der Arbeitgeber die zusätzlichen Aufstellungen, wer z.B. welche Getränke während der Betriebsveranstaltung zu sich genommen hat. Die Berechnung erfolgt damit nicht auf Grundlage der kalkulierten Teilnehmer. Somit sind allerdings bei der Berechnung die kalkulierten Teilnehmer heranzuziehen, weil ansonsten Scheinvorteile bei den tatsächlichen Teilnehmern erfasst werden. Mit neuen Rechtsstreitigkeiten ist zu rechnen.

Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.

Beispiel 6:

Lösung 6:

Die Bundesregierung hat sich zur Frage geäußert, wie sich der rechnerische Anteil der Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen gem. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG in Bezug auf die zu berücksichtigenden Gemeinkosten (Verrechnung der Gemeinkosten) ermittelt, wenn an der Betriebsveranstaltung auch Personen teilnehmen, die nicht Arbeitnehmer sind, und inwieweit Zuwendungen i.S.d. § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG sozialversicherungspflichtig sind.

Antwort des Parlamentarischen Staatssekretärs Dr. Michael Meister vom 7.8.2015:

»Diese Aufwendungen werden zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer, einschließlich betriebsfremder Teilnehmer, aufgeteilt. Bei der individuellen Besteuerung des Arbeitnehmers nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG entspricht die sozialversicherungspflichtige Bemessungsgrundlage der lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Werden die Vorteile aus der Betriebsveranstaltung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG allerdings pauschal versteuert, besteht nach § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Sozialversicherungsentgeltverordnung keine Sozialversicherungspflicht.«

Zum Betriebsausgabenabzug bei geschäftlicher Veranlassung nimmt die Kurzinfo der OFD NRW (Kurzinfo ESt 20/2016 vom 21.9.2016) Stellung: Aufwendungen, die der geschäftlich veranlassten Teilnahme von Geschäftspartnern oder ArbN verbundener Unternehmen und Leiharbeitern sowie deren Begleitpersonen an betrieblich veranlassten Veranstaltungen zuzuordnen sind, unterliegen dagegen den Beschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG (R 4.10 Abs. 7 Satz 3 EStR). Aufwendungen, die auf die privat veranlasste Teilnahme von Personen entfallen (z.B. Begleitperson des ArbG, soweit die Teilnahme von Begleitpersonen den ArbN nicht eingeräumt wird), sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Soweit der Aufwand für Bewirtungskosten sowie die übrigen Kosten (vgl. Tz. 2 Buchst. b bis g des BMF-Schreibens vom 14.10.2015) auf Geschäftspartner oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeiter sowie deren Begleitpersonen entfällt, gelten die Beschränkungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG. Nehmen daneben auch Arbeitnehmer an geschäftlichen Veranstaltungen teil, ist der Betriebsausgabenabzug für diese ebenfalls nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG beschränkt (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR).

Wie zu beurteilen ist, ob bei der Gesamtkostenverteilung auf die anwesenden Teilnehmer oder auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist, war Gegenstand eines Verfahrens vor dem FG Köln (Urteil vom 27.6.2018, 3 K 870/17; Revision entschieden mit Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18): Die Klägerin plante Ende des Jahres 2016 die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier. Nach dem Konzept des Veranstalters durfte jeder Teilnehmer unbegrenzt Speisen und Getränke verzehren. Von den ursprünglich angemeldeten 27 ArbN sagten zwei kurzfristig ab, ohne dass dies zu einer Reduzierung der bereits veranschlagten Kosten durch den Veranstalter führte. Die Klägerin berechnete im Rahmen der Lohnversteuerung die Zuwendung an die einzelnen ArbN, indem sie die ursprünglich angemeldeten 27 ArbN berücksichtigte. Demgegenüber verlangte das FA, dass auf die tatsächlich teilnehmenden 25 ArbN abzustellen sei, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab. Das FG kam zu der Überzeugung, dass für die Ermittlung des Umfangs der lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen, die ArbN im Rahmen einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, ist auf die Anzahl der tatsächlich angemeldeten Teilnehmer abzustellen. (Nachträgliche) Absagen bzw. das Nichterscheinen einzelner ArbN geht nicht zu Lasten der teilnehmenden ArbN. Es ist nicht nachvollziehbar, weshalb den Feiernden die vergeblichen Aufwendungen des ArbG für sog. »No-Shows« zuzurechnen sind. Dies gilt im vorliegenden Fall gerade deshalb, weil die Feiernden keinen Vorteil durch die Absage ihrer beiden Kollegen hatten. Denn nach dem Veranstaltungskonzept hat jeder Teilnehmer ohnehin nach seinem Belieben unbegrenzt viele Speisen und Getränke konsumieren dürfen. Im anschließenden Revisionsverfahren kam der BFH mit Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18 zu folgendem Ergebnis: Bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des ArbG anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim ArbN einen Vorteil begründen können. Die danach zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des ArbG sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Für ArbG hat das Urteil weitreichende Folgen: Es kann dazu führen, dass die Kosten für eine Betriebsveranstaltung im Vorfeld nicht mehr mit hinreichender Sicherheit kalkuliert werden können: Denn selbst wenn der ArbG für eine Betriebsveranstaltung einen bestimmten Betrag plant, der unter dem 110 €-Freibetrag liegt, kann die ungeplante Nichtteilnahme von Mitarbeitern zu einem Überschreiten des Freibetrags führen, so dass ungeplant Lohnsteuern inkl. Annexsteuern anfallen.

4.3. Reisekosten

Nach dem Regierungsentwurf hätten auch Fahrtkosten, die der ArbG anlässlich der Betriebsveranstaltung trägt, abweichend von § 3 Nr. 13 und 16 EStG bei Ermittlung der Höhe des mit der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung verbundenen Sachbezugs Berücksichtigung finden sollen. Diese Regelung wurde im Finanzausschuss des Bundestages ersatzlos gestrichen. Nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfreie Leistungen für Reisekosten werden somit nicht dadurch steuerpflichtig, dass sie in Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung angefallen sind. Damit hat die Regelung zur Steuerfreiheit von Reisekosten weiterhin Vorrang vor der Erfassung der Aufwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn im Rahmen der Betriebsveranstaltung nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Reisekosten sollen damit nur in Betracht kommen, wenn die Betriebsveranstaltung nicht am Ort der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind nach den Grundsätzen der §§ 3 Nr. 13 und 16 EStG zulässig. Für den Werbungskostenabzug gelten die allgemeinen gesetzlichen Voraussetzungen. Leistet der Arbeitgeber keine steuerfreien Erstattungen für die Reisekosten im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung, hat der Arbeitnehmer die ihm entstandenen Aufwendungen entsprechend glaubhaft zu machen, z.B. durch Vorlage einer Einladung zur Betriebsveranstaltung o.Ä. Reisekosten sollen damit nur in Betracht kommen, wenn die Betriebsveranstaltung nicht am Ort der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind nach den Grundsätzen der §§ 3 Nr. 13 oder 16 EStG zulässig. Für den Werbungskostenabzug gelten die allgemeinen gesetzlichen Voraussetzungen. Leistet der Arbeitgeber keine steuerfreien Erstattungen für die Reisekosten im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung, hat der Arbeitnehmer die ihm entstandenen Aufwendungen entsprechend glaubhaft zu machen, z.B. durch Vorlage einer Einladung zur Betriebsveranstaltung; vgl. BMF-Schreiben vom 14.10.2015, BStBl I 2015, 832, 6.

Beispiel 7:

Lösung 7:

Beispiel 8:

Lösung 8:

Beispiel 9:

Lösung 9:

Diesbezüglich nimmt das BMF-Schreiben vom 7.12.2016 unter Punkt 3 Stellung: Der Spitzenverband der deutschen Wirtschaft hat sich gegen das Kriterium der Selbstorganisation der Anreise durch den ArbN gewehrt. Es wurde vorgetragen, insbes. große ArbG würden aus Kostengründen auch die Anreise der auswärtigen ArbN zum Veranstaltungsort oder Hauptstandort (z.B. Charterflüge, Sonderzüge oder Busse) organisieren oder ein Kontingent für Hotelübernachtungen buchen, wenn die Rückreise nicht mehr möglich sei. Für diesen Zweck würden u.a. eigene Reisemanagementsysteme genutzt und Dienstreisen zentral gebucht. Sie bitten um Klarstellung, dass ein solches Verfahren nicht die Qualifikation als »Reisekosten« ausschließt. Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind nach Tz. 2 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 insbes. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten. Nach Tz. 6 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 liegen Reisekosten ausnahmsweise dann vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des ArbN stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem ArbN obliegt. Steuerfreie Erstattungen durch den ArbG sind in diesen Fällen nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG zulässig. Nach Auffassung der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder sind in den von Ihnen dargelegten Fällen, in denen die Anreise und Übernachtung im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung direkt vom ArbG über betriebsinterne Reisemanagementsysteme für den ArbN organisiert und abgewickelt werden, die Kriterien der Tz. 6 des BMF-Schreibens vom 14.10.2015 nicht erfüllt. Die Aufwendungen sind in diesen Fällen daher den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung zuzurechnen. Auch das Bayerische Landesamt für Steuern bestätigt in seiner Verfügung vom 22.11.2017, dass im Hinblick auf die Einbeziehung von Reisekosten Folgendes gilt: Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des ArbN stattfindet und die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem ArbN obliegt.

4.4. Geschenke

Bislang werden Aufwendungen für Geschenke, deren Gesamtwert 60 € (brutto) nicht übersteigt, in die 110 €-Freigrenzenberechnung einbezogen (R 19.5 Abs. 6 Satz 3 LStR 2015).

Ab 2015 wird die bisherige 110 €-Freigrenze in einen 110 €-Freibetrag umgewandelt. Es sind damit sämtliche Kosten für ein anlässlich und nicht nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung ausgegebenes Geschenk in die Gesamtkostenberechnung einzubeziehen. Für die 60 €-Richtlinienregelung in R 19.5 Abs. 6 Satz 3 LStR 2015 existiert keine Rechtsgrundlage. Auch nach Auffassung der Finanzverwaltung werden Zuwendungen unabhängig von der Höhe in die Gesamtkostenberechnung einbezogen. Geschenke, die vom Zuwendenden nach Maßgabe von § 37b Abs. 1 EStG pauschaliert werden, sind nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen.

Beispiel 10:

Lösung 10:

Bezüglich der steuerlichen Behandlung der Übergabe eines Geschenkes anlässlich einer Betriebsveranstaltung nimmt das BMF mit Schreiben vom 7.12.2016 unter Punkt 2 Stellung: Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags sind die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung (BMF vom 14.10.2015, Tz. 4). Hierzu gehören insbes. Geschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden (BMF vom 14.10.2015, Tz. 2, letzter Satz). Dabei ist »anlässlich« dahingehend zu verstehen, dass ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen muss

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder ist es nicht zu beanstanden, Geschenke, deren Wert je ArbN 60 € nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Bei Geschenken, deren Wert je ArbN 60 € übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie »anlässlich« oder »nur bei Gelegenheit« einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Diese Aussage ist für die Praxis unbefriedigend. Orientiert sich der Geschenkewert an der Position des Mitarbeiters im Unternehmen (z.B. Sachbearbeiterin erhält ein Geschenk im Wert von 60 €, der Abteilungsleiter aber im Wert von 110 €), sind Diskussionen im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorprogrammiert. Arbeitgeber sind gut beraten, zur Haftungsvermeidung eine Anrufungsauskunft einzuholen.

Zutreffend ist, dass Geschenke, die vom Zuwendenden nach Maßgabe von § 37b Abs. 1 EStG pauschaliert werden, nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen sind.

Werden Weihnachtsgeschenke außerhalb einer Betriebsveranstaltung ausgegeben, können diese nach Auffassung des Hessischen FG (Urteil vom 22.2.2018, 4 K 1408/17) nur bei Anwendung der 44 €-Freigrenze steuerfrei bleiben (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Alternativ kann der ArbG diese Aufwendungen nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal versteuern, wobei auf die Sozialversicherungspflicht zu achten ist. Soweit die Klägerin meint, die Übergabe auf Weihnachtsfeiern sei wegen des Schichtbetriebs und der Vielzahl der ArbN organisatorisch nicht möglich, ist bereits nicht nachvollziehbar, warum aus diesem Grund eine bloße – nicht steuerbare – Aufmerksamkeit vorliegen sollte. Denn diese organisatorischen Belange betreffen ausschließlich die Modalität der Übergabe der Weihnachtspakete. Soweit die Klägerin daher mit dem Hinweis auf den Schichtbetrieb letztlich vertritt, dass für – z.B. betrieblich, krankheitsbedingt oder ggf. sogar religiös – verhinderte Mitarbeiter die seit 2015 in § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG vorgesehene (teilweise) Steuerfreiheit der mit Betriebsveranstaltungen verbundenen Sachbezüge entsprechend anwendbar sei, wäre dies allenfalls im Wege der richterlichen Rechtsfortbildung möglich. Das Hessische FG hat sich somit der großzügigen Auffassung der Finanzverwaltung nicht angeschlossen und entschieden, ein unmittelbarer Zusammenhang mit der jeweiligen Betriebsveranstaltung bestehe bei nachträglich ausgegebenen Geschenken nicht. Im Urteilsfall wurde bezweifelt, dass die für die am Tag der Betriebsveranstaltung tätigen Schichtarbeiter nachträglich ausgegebenen Geschenke in die Betriebsveranstaltungsgesamtkosten einzubeziehen sind.

5. Freibetrag von 110 €

Soweit die Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Der Gesetzgeber hat damit an der Höhe von 110 € festgehalten, aber die bisherige Freigrenze in einen Freibetrag umgewandelt. Der Gesetzgeber nimmt damit eine Entlohnung an, sofern die Aufwendungen 110 € übersteigen. Die 44-€-Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen nicht anwendbar.

Die Berechnung lautet wie folgt:

Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.

Beispiel 11:

Lösung 11:

Beispiel 12:

Lösung 12:

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden. Dient die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, z.B. wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Die Kosten für eine private Begleitperson anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Die BFH-Rechtsprechung, wonach der Wertvorteil der an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Begleitperson(en) keinen geldwerten Vorteil beim jeweiligen Arbeitnehmer auslöst, ist durch den neuen Gesetzeswortlaut mit Wirkung ab 2015 überholt. Es stellte sich die Frage, ob ein durch den Arbeitnehmer nicht ausgenutzter Teil des Freibetrags auf die private Begleitperson übertragen werden kann. Dies ist möglich, weil dem Arbeitnehmer der Wertvorteil der privaten Begleitperson als eigener Vorteil zugerechnet wird, weshalb hiervon der Freibetrag i.H.v. 110 € abziehbar ist. Für die Begleitperson wird aber kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € gewährt.

Mit Schreiben vom 19.4.2016 stellt das BMF klar, dass es für Zwecke der Umsatzsteuer bei einer Freigrenze bleibt. Für den Vorsteuerabzug gilt Folgendes: Nach § 15 Abs. 1 UStG müssen Lieferungen und sonstige Leistungen, sollen sie zum Vorsteuerabzug berechtigen, für ein Unternehmen ausgeführt werden. Ist allerdings eine private Entnahme bereits bei Bezug einer Lieferung vorgesehen, besteht nach der gefestigten Rechtsprechung des BFH keine Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Der Unternehmer darf gegenüber dem Endverbraucher keine ungerechtfertigten Vorteile durch Geltendmachung des Vorsteuerabzugs genießen. Vielmehr soll in Bezug auf die umsatzsteuerliche Belastung des Letztverbrauchs eine Gleichbehandlung hergestellt werden.

Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen können demnach im Ergebnis nicht zum Teil unternehmerisch und zum Teil nichtunternehmerisch wie bei einer gemischten Verwendung veranlasst sein. Die Steuerpflichtigen und die Finanzverwaltung müssen also beurteilen, ob eine nichtunternehmerische Veranlassung der Zuwendung überwiegt oder nicht. Dazu zieht die Verwaltung die 110 €-Grenze heran. In diesem Rahmen ist üblicherweise davon auszugehen, dass die Zuwendung unternehmerisch veranlasst ist. Bei Ausgaben von über 110 € ist hingegen davon auszugehen, dass unternehmerische Erwägungen regelmäßig in den Hintergrund treten. Dies betrifft dann die gesamten Ausgaben und nicht nur einen Teil.

Weiterhin ist nach dem BMF-Schreiben vom 18.5.2017, III C 2 – S 7109/15/10001, zu beachten, dass es keine Billigkeitslösung gibt, wonach bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmender Person für die Freigrenze von 110 € auf die angemeldeten Teilnehmer und nicht auf die anwesenden Teilnehmer abzustellen ist. Die obersten Finanzbehörden der Länder haben sich hinsichtlich der lohnsteuerlichen Behandlung einvernehmlich gegen eine allgemeine Nichtbeanstandungsregelung/Billigkeitsregelung ausgesprochen (s. auch Punkt 1 des Schreibens vom 7.12.2016). Hier sollte damit weiterhin entsprechend den lohnsteuerlichen Regelungen verfahren werden.

6. Pauschalierung der Lohnsteuer

Für die Erhebung der Lohnsteuer gelten die allgemeinen Vorschriften; § 40 Absatz 2 EStG ist anwendbar. Das gilt für alle steuerpflichtigen Zuwendungen an Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen i.S.d. Tz. 4 Buchstabe b kann mit 25 % pauschal besteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Eine solche Pauschalierung der Lohnsteuer kommt von vornherein nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. R 40.2 Abs. 1 Nr. 2 LStR ist ab dem Jahr 2015 insoweit überholt, als dort eine gesonderte Pauschalierung der Lohnsteuer bei nicht üblichen Zuwendungen vorgesehen ist. Auch nicht übliche Zuwendungen gehören zu den maßgebenden Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung. Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Arbeitnehmer von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmer durch den Entleiher können wahlweise vom Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuert werden. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG ist auch insoweit anwendbar.

Werden die stpfl. Zuwendungen aufgrund einer Betriebsveranstaltung im regulären Lohnsteuerverfahren besteuert, gelten diese zur sozialversicherungspflichtigen Bemessungsgrundlage. Wird auf die Lohnsteuerpauschalierung zurückgegriffen, wird i.d.R. keine Sozialversicherungspflicht ausgelöst (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Einschränkend wird in § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV für Zeiträume ab dem 22.4.2015 bestimmt, dass die bloße Pauschalierungsmöglichkeit für eine Beitragsfreiheit nicht mehr ausreicht. Vielmehr wird gesetzlich gefordert, dass die betreffenden Einnahmen, Zuwendungen oder Leistungen nur dann nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören, wenn sie im Rahmen der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum vom Arbeitgeber zulässigerweise pauschalbesteuert behandelt werden. So löst eine nachträgliche Pauschalierung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung keine Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung mehr aus. Die Lohnsteuerpauschalierung erstreckt sich auf die Aufwendungen, die über den eventuell zur Anwendung kommenden Freibetrag hinausgehen.

Mit Urteil vom 15.1.2009 (VI R 22/06, BStBl II 2009, 476) hat der BFH zu den Voraussetzungen der → Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG entschieden, dass die Pauschalierung der LSt nur in Betracht kommt, wenn begrifflich eine Betriebsveranstaltung gegeben ist. Der BFH betont, dass bei typisierender Betrachtungsweise nur die »vertikale Beteiligung« dem nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG anzuwendenden Pauschsteuersatz entspricht. Der Pauschalsteuersatz von 25 % für Betriebsveranstaltungen gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG findet keine Anwendung auf Veranstaltungen, die nicht allen Betriebsangehörigen offenstehen (hier Vorstands- bzw. Führungskräfte-Weihnachtsfeier); vgl. FG Köln vom 27.1.2022, 6 K 2175/20.

Die Lohnsteuer auf Arbeitslohn, der aus Anlass einer Betriebsveranstaltung entsteht, kann auch nach Einfügung der Legaldefinition in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG nur dann gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 % pauschaliert werden, wenn die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht; vgl. FG Münster vom 20.2.2020, 8 K 32/19. Eine Betriebsveranstaltung, an der z.B. nur die Führungskräfte eines Unternehmens teilnehmen dürfen, könne daher nicht mit 25 % pauschal versteuert werden. Das FG Münster wendet insoweit die bisherige BFH-Rspr. zu § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG weiterhin an und folgt damit auch der Auffassung der Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.10.2015, BStBl I 2015, 832, Abschnitt 5.

Die Vorschrift des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG dient der Vereinfachung des LSt-Verfahrens; sie trägt damit insbes. dem Umstand Rechnung, dass der ArbG bei Betriebsveranstaltungen praktisch keine Möglichkeit hat, die von ihm eingeladenen ArbN mit der auf die Betriebsveranstaltung entfallenden LSt zu belasten (vgl. BFH Urteile vom 7.11.2006, VI R 58/04, BStBl II 2007, 128, vom 7.2.1997, VI R 3/96, BStBl II 1997, 365). § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG bezweckt aber keine Steuervergünstigung. Die Pauschalbesteuerung mit einem Durchschnittssteuersatz von 25 % ist strukturell vielmehr darauf angelegt, eine einfache und auch sachgerechte Besteuerung von solchen geldwerten Vorteilen zu ermöglichen, die bei der an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Belegschaft im Ganzen – unter Einbeziehung aller ArbN mit unterschiedlichsten Lohngruppen – anfallen. Der Durchschnittssteuersatz von 25 % bildet insoweit die »vertikale Beteiligung« der Belegschaft an der Betriebsveranstaltung sach- und realitätsgerecht ab.

Beispiel 13:

Lösung 13:

Im Schreiben vom 7.12.2016 stellt das BMF klar, dass Geschenke, die vom Zuwendenden nach § 37b Abs. 1 EStG pauschaliert werden, sind nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen.

Das Lohnsteuerpauschalisierungsverfahren setzt allerdings voraus, dass die bereits dargelegten Tatbestandsmerkmale einer Betriebsveranstaltung i.S.v. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG tatsächlich erfüllt sind. Insofern können bspw. überreichte Goldmünzen oder überreichtes Bargeld, das nicht als Zehrgeld zweckgebunden ist, nicht pauschal versteuert werden (H 40.2 [Betriebsveranstaltung] LStH). Wird dieses Verfahren gewählt, ist der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 3 Satz 2 EStG Steuerschuldner der pauschalen Lohnsteuer.

Behält der ArbG in diesem Zusammenhang nicht ordnungsgemäß Lohnsteuer ein, haftet er entsprechend nach § 191 AO i.V.m. § 42d EStG für die Lohnsteuer. Statt eines Haftungsbescheids kann die Finanzverwaltung auch einen Nachforderungsbescheid gem. §§ 155, 167 Abs. 1 Satz 1 AO erlassen (vgl. hierzu die Ausführungen von Gehm, StBp 2016, 315).

7. Betriebsveranstaltungen im Zusammenhang mit Bewirtungsleistungen i.S.d. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

Das Finanzministerium Schleswig-Holstein stellt im Schreiben vom 26.11.2015 klar, dass Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden und Arbeitnehmern im Rahmen einer Betriebsveranstaltung nicht einheitlich als beschränkt nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG abziehbare Aufwendungen zu beurteilen sind. Vielmehr sind die auf die Bewirtung der Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar, während die Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden unter die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG fallen. Eine Ausnahmeregelung von diesem Grundsatz gilt für die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung; hier ist die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG auch auf den auf den Arbeitnehmer entfallenden Anteil an der Bewirtung anzuwenden (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR: Die Abzugsbegrenzung gilt bei der Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Aufwendungen, der auf den an der Bewirtung teilnehmenden Stpfl. oder dessen ArbN entfällt. Bei einer Betriebsveranstaltung handelt es sich um eine grundsätzlich betrieblich veranlasste Bewirtung für die teilnehmenden Arbeitnehmer, so dass die Ausnahmeregelung der R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR nicht greift.

8. Betriebsveranstaltungen im Zusammenhang mit einer betrieblichen Auswärtstätigkeit

Das BMF nimmt in seinem Schreiben vom 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011:006 unter den Rz. 84 bis 86 Stellung zur Besteuerung von Betriebsveranstaltungen im Zusammenhang mit einer betrieblichen Auswärtstätigkeit: Da die während einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) abgegebenen Mahlzeiten in aller Regel durch den ArbG veranlasst sind, gelten die in Rz. 90 dargestellten Grundsätze entsprechend, wenn die Betriebsveranstaltung mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit verknüpft ist. Die durch eine zusätzlich zur Betriebsveranstaltung veranlasste berufliche Auswärtstätigkeit entstehenden Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen sind Reisekosten und können als Werbungskosten berücksichtigt oder in entsprechender Höhe als steuerfreier Arbeitgeberersatz erstattet werden.

9. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung ab VZ 2015

Die gesetzlichen Änderungen, insbes. die Ersetzung der bisherigen lohnsteuerlichen Freigrenze durch einen Freibetrag, haben grundsätzlich keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen.

Ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und wie die Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, zu berechnen sind, bestimmt sich nach den o. g. lohnsteuerrechtlichen Grundsätzen. Übliche Zuwendungen bis 110 € bei üblichen Betriebsveranstaltungen sind überwiegend durch das betriebliche Interesse des ArbG veranlasst und stellen umsatzsteuerrechtlich nicht steuerbare Leistungen dar. Nach Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 Satz 2 UStAE ist die Üblichkeit der Zuwendungen bis zu einer Höhe von 110 € inkl. USt je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht zu prüfen. Hier geht die Finanzverwaltung also von der »Üblichkeit« der Zuwendungen aus. Dies gilt allerdings nicht bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Maßgebend für die Beurteilung, welche Aufwendungen des Arbeitgebers zu den »üblichen Zuwendungen« gehören, ist die lohnsteuerrechtliche Beurteilung. Die Finanzverwaltung geht umsatzsteuerlich weiterhin davon aus, dass bei Überschreiten der »Üblichkeitsgrenze« i.H.v. 110 € inkl. USt in voller Höhe steuerbare Zuwendungen i.S.d. § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 bzw. Abs. 9a UStG an die Arbeitnehmer vorliegen (vgl. u.a. Abschn. 15.15 Abs. 2 UStAE, Beispiel 3).

Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten, üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich im Regelfall auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet. Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 € einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. Es liegen dann keine Aufmerksamkeiten vor; vgl. Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 UStAE.

Ein Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) aus einer Betriebsveranstaltung ist nur dann möglich, wenn es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung i.S.v. R 19.5 LStR handelt (vgl. auch BMF vom 2.1.2012, IV D 2 – S 7300/11/10002, BStBl I 2012, 60). Sofern es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt, bei der die sog. 110 €-Freigrenze eingehalten wird, kann aus den Aufwendungen ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden. Einer Wertabgabebesteuerung bedarf es nicht. Mit Urteil vom 9.12.2010 (V R 17/10, BStBl II 2012, 53) versagt der BFH den Vorsteuerabzug, wenn bereits von vornherein feststeht, dass die Leistungen für eine unentgeltliche Entnahme verwendet werden sollen. Dies gilt auch, wenn er mit dieser Entnahme mittelbar Ziele verfolgt, die ihn zum Vorsteuerabzug berechtigen. Der Unternehmer ist aus Leistungen für Betriebsausflüge, die ausschließlich und unmittelbar dem privaten Bedarf des Personals i.S.v. § 3 Abs. 9a UStG dienen, im Regelfall auch dann nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn er mittelbar beabsichtigt, durch den Betriebsausflug das Betriebsklima zu verbessern. Anders ist es nur, wenn es sich im Verhältnis des Unternehmers zum Betriebsangehörigen um eine sog. Aufmerksamkeit handelt. Schlussfolgernd bedeutet dies, dass der Vorsteuerabzug für die üblichen Betriebsveranstaltungen weiterhin geltend gemacht werden kann, da die Aufwendungen nicht im Zusammenhang mit einer unentgeltlichen Wertabgabe i.S.d. § 3 Abs. 9a UStG stehen. Die Üblichkeit der Zuwendungen ist bis zu einer Höhe von 110 € einschließlich USt je ArbN und Betriebsveranstaltung nicht zu prüfen (vgl. auch Abschn. 1.8 Abs. 4 UStAE). Wird somit diese Freigrenze überschritten, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug, sofern die Verwendung bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt ist. Dementsprechend unterbleibt eine Wertabgabenbesteuerung. Maßgeblich ist hierfür, dass sich ein Leistungsbezug zur Entnahme für unternehmensfremde Privatzwecke und ein Leistungsbezug für das Unternehmen gegenseitig ausschließen.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass bei den Zuwendungen, die sich im üblichen Rahmen bewegen, der Leistungsbezug für das Unternehmen erfolgt, da insoweit ein überwiegendes betrieblich veranlasstes Interesse des Arbeitgebers vorliegt. Trotz Fehlens des direkten und unmittelbaren Zusammenhangs zwischen dem Eingangsumsatz für die Betriebsveranstaltung und einem Ausgangsumsatz bzw. mehreren Ausgangsumsätzen ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt. Hingegen sind Zuwendungen, die die »Üblichkeitsgrenze« i.H.v. 110 € brutto überschreiten, nach Abschn. 1.8 Abs. 4 und 4a UStAE nicht überwiegend betrieblich veranlasst. Der Vorsteuerabzug für diese unüblichen Zuwendungen scheidet nach Abschn. 15.15 Abs. 1 UStAE von vornherein aus, wenn der Unternehmer bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt, die bezogene Leistung im Rahmen der Betriebsveranstaltung zu verwenden. Weiß der Unternehmer im Zeitpunkt des Leistungsbezugs noch nicht, dass er die Leistung im Rahmen der Betriebsveranstaltung nutzen wird und die »Üblichkeitsgrenze« i.H.v. 110 € brutto überschritten wird, ist im Zeitpunkt des Leistungsbezugs für den Vorsteuerabzug die Verwendungsabsicht maßgebend. Kommt es hiernach zu einem Vorsteuerabzug, hat der Unternehmer bei einer späteren Verwendung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung eine unentgeltliche Wertabgabe gem. § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 bzw. Abs. 9a UStG zu versteuern, sofern eine den üblichen Rahmen übersteigende Zuwendung vorliegt.

Mit Schreiben vom 18.5.2017, III C 2, stellt das BMF klar, dass für Zwecke der Umsatzsteuer sich die Berechnung der Kosten, die auf den einzelnen ArbN entfallen, für die Umsatzsteuer an den lohnsteuerlichen Grundsätzen orientiert.

Beispiel 14 (vgl. Gehm, SteuerStud 5/2017, Fall 10, 314):

Lösung 14:

Insgesamt divergieren die ertragsteuerrechtliche und umsatzsteuerrechtliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung. Während die umsatzsteuerliche Betrachtung immer noch von einer Freigrenze ausgeht, ist ertragsteuerrechtlich von einem Freibetrag auszugehen; vgl. hierzu ausführlich Dürr, Die umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen, NWB Steuer und Studium 536.

Das BMF hat hierzu (erneut) im Schreiben vom 19.4.2016 Stellung genommen und entgegen der Anregung des Bundes der Steuerzahler klargestellt, dass die gesetzliche Änderung zur Ersetzung der bis dato geltenden lohnsteuerlichen Freigrenze durch einen Freibetrag grundsätzlich keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen hat. Eine analoge Anwendung ist somit nicht vorgesehen.

Für den Vorsteuerabzug gilt Folgendes: Nach § 15 Abs. 1 UStG müssen Lieferungen und sonstige Leistungen, sollen sie zum Vorsteuerabzug berechtigen, für ein Unternehmen ausgeführt werden. Ist allerdings eine private Entnahme bereits bei Bezug einer Lieferung vorgesehen, besteht nach der gefestigten Rechtsprechung des BFH keine Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Der Unternehmer darf gegenüber dem Endverbraucher keine ungerechtfertigten Vorteile durch Geltendmachung des Vorsteuerabzugs genießen. Vielmehr soll in Bezug auf die umsatzsteuerliche Belastung des Letztverbrauchs eine Gleichbehandlung hergestellt werden.

Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen können demnach im Ergebnis nicht zum Teil unternehmerisch und zum Teil nichtunternehmerisch wie bei einer gemischten Verwendung veranlasst sein. Die Steuerpflichtigen und die Finanzverwaltung müssen also beurteilen, ob eine nichtunternehmerische Veranlassung der Zuwendung überwiegt oder nicht. Dazu zieht die Verwaltung die 110 €-Grenze heran. In diesem Rahmen ist üblicherweise davon auszugehen, dass die Zuwendung unternehmerisch veranlasst ist. Bei Ausgaben von über 110 € ist hingegen davon auszugehen, dass unternehmerische Erwägungen regelmäßig in den Hintergrund treten. Dies betrifft dann die gesamten Ausgaben und nicht nur einen Teil.

Die Entscheidung des FG Köln vom 27.6.2018, 3 K 870/17, hat auch Auswirkungen auf die umsatzsteuerrechtliche Behandlung. Nach Auffassung des FG Köln lösen Absagen durch die Teilnehmer bei einer Betriebsveranstaltung keinen erhöhten geldwerten Vorteil bei den Feiernden aus. Im anschließenden Revisionsverfahren kam der BFH mit Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18, zu folgendem Ergebnis: Bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des ArbG anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim ArbN einen Vorteil begründen können. Die danach zu berücksichtigenden Aufwendungen (Gesamtkosten) des ArbG sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

Beispiel 15:

Lösung 15:

In einem weiteren Schreiben (vom 18.5.2017) nimmt das BMF Stellung zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen:

Es führt aus, dass bei der Ehrung eines einzelnen Jubilars keine Betriebsveranstaltung i.S.v. Abschn. 1.8 Abs. 4 Satz 3 Nr. 6 UStAE vorliegt, so dass die dort genannte Freigrenze von 110 € nicht zur Anwendung gelangt. Demzufolge sind sämtliche im Rahmen einer solchen Veranstaltung zugewendeten Leistungen grds. der Umsatzsteuer (unentgeltliche Wertabgabe) zu unterwerfen, wenn diese Leistungen zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben. Eine Besteuerung scheidet jedoch aus, wenn der Leistungsbezug zuvor mit der Absicht erfolgt ist, diesen zu einem späteren Zeitpunkt unentgeltlich zuzuwenden. Denn in diesem Fall kann schon ein Vorsteuerabzug aus dem Leistungsbezug nicht geltend gemacht werden (vgl. Abschn. 15.15 Abs. 1 Satz 1 UStAE). Dies gilt jedoch nicht für die in diesem Zusammenhang zugewendeten Aufmerksamkeiten (z. B. Blumen, Genussmittel), sofern diese unterhalb der Grenze von 60 € in Abschn. 1.8 Abs. 3 Satz 2 UStAE bleiben. Für diese Aufmerksamkeiten ist der Vorsteuerabzug entsprechend der wirtschaftlichen Gesamttätigkeit des Arbeitgebers möglich, ohne dass sie die Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe auslösen (Abschn. 1.8 Abs. 2 Satz 7 und Abs. 3 sowie Abschn. 15.15 Abs. 2 UStAE).

10. Beispiele zur Rechtslage ab 2015

Beispiel 16:

Lösung 16:

Beispiel 17:

Lösung 17:

Beispiel 18 (Abwandlung zu Beispiel 17):

Lösung 18:

11. Literaturhinweise

Völkel u.a., ABC-Führer Umsatzsteuer (Loseblatt); Albert, Die aktuelle Lage bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen, DB 2006, 809; Franz u.a., Die lohnsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen, DStR 2009, 1944; Geserich, Kosten einer Betriebsveranstaltung als Arbeitslohn, NWB 2013, 1477; Endert/Sepetautz, Vorsteuerabzug und Wertabgabe in der Buchhaltung, BBK 2013, 148; Behrens, Kein Vorsteuerabzug bei Zusammenhang des Leistungsbezugs mit unentgeltlichen Wertabgaben, NWB 2011, 2204; StuB Nr. 21 2013, 824; Troisdorf, Betriebsveranstaltungen im Lohnsteuerrecht, StuB 2013, 189; Dürr, Pauschalierung der Lohnsteuer, SteuerStud 2014 Nr. 10, 61; Strohner, Betriebsveranstaltungen ab 1.1.2015, NWB 2015, 246; Dürr, Betriebsveranstaltungen – Altregelung bis zum 31.12.2014 vs. Neuregelung seit 1.1.2015, SteuerStud 2/2015, 83; Seifert, Zollkodexanpassungsgesetz: Neues zur Betriebsveranstaltung, StuB 2015, 29; Dürr, Die umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen, NWB Steuer und Studium 536; Seifert, Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen, StuB 2015, 914; Weber, Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 1.1.2015, NWB 2015, 3532; Seifert, Betriebsveranstaltungen – Wann feiert das Finanzamt mit, NWB 1/2017, 18; Gehm, StBp 2016, 315; Gehm, Betriebsveranstaltungen – Einkommen- und umsatzsteuerliche Behandlung, SteuerStud 5/2017, 308; Seifert, Betriebsveranstaltung und Umsatzsteuerrecht, StuB 2018, 710; Seifert; Weihnachtsgeschenke außerhalb einer Betriebsveranstaltung, StuB 11/2018,407; Weber, Bemessung von Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen, BBK 16/2021, 772.

12. Verwandte Lexikonartikel

→ Arbeitsessen

→ Betriebsveranstaltungen (Rechtslage bis VZ 2014)

→ Pauschalierung der Lohnsteuer

→ Sachbezüge

 

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