Tipps für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Viele Arbeitnehmer bekommen einen Firmenwagen von Ihrem Arbeitgeber gestellt, den sie auch privat nutzen dürfen. Die private Nutzung wird entweder mit der 1%-Regelung pauschal oder mit den tatsächlichen Aufwendungen berechnet. Die tatsächlichen Aufwendungen und die Fahrten werden mit einem Fahrtenbuch und mit Belegen nachgewiesen.

Um das Verhältnis der betrieblichen und privaten Nutzung nachzuweisen, kann ein Fahrtenbuch geführt werden. Doch gerade beim Fahrtenbuch ist es nicht immer einfach, es dem Finanzamt recht zu machen. Viele Fahrtenbücher werden sehr genau geprüft. Um auf der sicheren Seite zu sein, könne Sie sich hier die Fakten für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ansehen.

Folge Angaben für das Finanzamt müssen in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gemacht werden:

1) Bei geschäftlichen Fahrten:

Datum und (vollständiger) Km-Stand vor und nach der Fahrt,
Kilometerangabe der zurückgelegten Strecke,
Ziel der Fahrt, Route und
Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner/Kunden, Gegenstand der dienstlichen Verrichtung.

2) Bei privaten Fahrten:

Datum und (vollständiger) Km-Stand vor und nach der Fahrt,
Kilometerangabe der zurückgelegten Strecke,
Angaben zum Ziel und Zweck der Fahrt sind nicht erforderlich,
Fahrten zur Arbeit: kurzer Vermerk.

Wichtig: jede Fahrt einzeln für sich aufzeichnen, auch bei mehreren Fahrten am Tag!

Wie muss ein Fahrtenbuch sein, damit es vom Finanzamt anerkannt wird?

Zeitnah, fortlaufend und vollständig
Das bedeutet, dass man nach jeder Fahrt alle Eintragungen ausfüllt und dass es keine Lücken in dem Buch gibt. Die Aufzeichnungen müssen ununterbrochen sein.
In geschlossener Form
Das Fahrtenbuch ist ein Buch und keine Zettelsammlung.
Schlüssig
Das Fahrtenbuch soll die anteilige berufliche Verwendung des Firmenwagens überzeugend und plausibel belegen. Die Eintragungen sollten unbedingt passend zu den, natürlich ebenfalls lückenlos gesammelten, Tankbelegen und sonstigen Belegen zB Inspektion, Reifenwechsel usw sein. Es darf keine inhaltlichen Unregelmäßigkeiten geben.
Unabänderbar, unveränderbar
Eine Ergänzung in nachträglicher Aufstellung ist nicht zulässig.
Für elektronische Fahrtenbücher gilt: nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentiert sein.
Wenn Fahrten per GPS (Datum, km-Stand, Fahrziel) unveränderbar aufgezeichnet werden, dann wird akzeptiert, wenn innerhalb von 7 Tagen nachträglich Anlass der Fahrt erfasst wird. Eine Manipulation an den Aufzeichnungen muss ausgeschlossen sein.
Führung über ein ganzes Jahr
Das Fahrtenbuch muss über den gesamten Veranlagungszeitraum geführt werden. Ein unterjähriger Wechsel auf die 1%-Methode ist nicht zulässig.
Einzige Ausnahme: Wechsel des Fahrzeugs innerhalb eines Jahres (zB Fahrzeugwechsel im März, bis dahin kein Fahrtenbuch geführt = 1%-Regelung, danach neues Fahrzeug mit Fahrtenbuch)

Was passiert, wenn das Fahrtenbuch vom Finanzamt verworfen wird?

Wird das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß geführt verworfen, dann wird die 1%-Regelung für die private Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs angewendet. Diese ist oft steuerlich nachteilig.

Beispiel:

Anton ist beruflich viel unterwegs und hat einen Firmenwagen vom Arbeitgeber gestellt bekommen.
Der BMW kostet 50.000€ BLP. Anton fährt 45.000km im Jahr, davon 15.000km privat. Die Kosten für den PWK betragen mit AfA und Versicherungen 13.000€

Bei 1%-Regelung wird folgendes berechnet:

50.000BLP * 0,01 * 12Monate = 6.000€
6.000€ werden für die Versteuerung der privaten Nutzung pauschal herangezogen.

Wenn Anton ein Fahrtenbuch führt, wird folgende Berechnung gemacht:

13.000€ : 45.000km = 0,28€/km Kosten pro km
Die Kosten für die privaten Fahrten betragen dann: 0,28€ * 15.000km = 4.333€

Die Versteuerung der privaten Nutzung mit dem Fahrtenbuch wäre für Anton günstiger, da der Betrag, der bei Nachweis der Nutzung mit einem Fahrtenbuch versteuer würde, wesentlich geringer ist, als der versteuerte Betrag mit 1%-Regelung.