Steuertipps – Fahrtenbuch: So vermeiden Sie Fehler

Viele Steuerzahler empfinden die Besteuerung der Privatnutzung eines Firmen- oder Geschäftswagens nach der 1%-Regelung als viel zu hoch. Die Alternative ist die Fahrtenbuchmethode, an die der Fiskus allerdings hohe Anforderungen stellt.

Für dienstliche oder betriebliche Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen dienstlichen oder betrieblichen Auswärtstätigkeit,

  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,

  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner/Kunden.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben und für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeits- oder Betriebsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Wichtig: Ein Fahrtenbuch müssen Sie für das ganze Kalenderjahr und nicht nur für einen repräsentativen Zeitraum führen.

Ob man diese Anforderungen so erfüllt hat, wie es das Finanzamt erwartet, zeigt sich oft erst nach Erprobung des Ernstfalls. Ärgerlich wird die Sache meist, nachdem man sich ein ganzes Jahr die Mühe gemacht hat, jede Fahrt zu dokumentieren: Erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch dann nicht an, weil es angeblich nicht ordnungsgemäß geführt wurde, wird die Privatnutzung kurzerhand nach der 1%-Methode besteuert.

Wer sich durch die Steuergesetze Aufschluss darüber erhofft, was eigentlich ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ ist, sucht vergeblich: Der Begriff ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Also bleibt nur die Suche in Gerichtsurteilen oder Erlassen.

Der Bundesfinanzhof hat z. B. in einem Urteil, in dem es darum ging, dass das Finanzamt kleinere Mängel im Fahrtenbuch tolerieren muss (siehe dazu KONZ Steuertipp Fahrtenbuch mit kleinen Mängeln), einige wichtige Aussagen getroffen, an denen Sie sich orientieren können:

  • Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen insgesamt plausibel sein und eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Sie müssen mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Inhaltliche Unregelmäßigkeiten können die Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen.

  • Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (also: keine Zettelsammlung, keine Textverarbeitung, kein Tabellenkalkulationsprogramm und keine fein säuberliche Übertragung von Notizen in das Fahrtenbuch – z. B. am Monatsende!).

  • Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

  • Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands genügt, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wird der berufliche Einsatz des Fahrzeugs aber zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, muss das im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands dokumentiert werden.

Was mache Autofahrer auch gerne vergessen: Tankbelege sind recht aufschlussreiche Dokumente, aus denen sich so manche interessante Information gewinnen lässt. Die Eintragungen in Ihrem Fahrtenbuch müssen auf jeden Fall zu den Tankbelegen passen – z. B. hinsichtlich des Datums, der Uhrzeit und des Standorts der Tankstelle.

Elektronische Fahrtenbücher erkennt der Fiskus übrigens nur dann an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus manuell geführten gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden.

An dieser Hürde ist erst kürzlich wieder eine Steuerzahlerin gescheitert, deren Fahrzeuge mit Fahrdatenspeichern ausgestattet waren. Der Fahrdatenspeicher zeichnete für jede Fahrt automatisch Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrene Kilometer auf. Diese Daten konnten mit Hilfe einer Software ausgelesen und auf einem externen PC gespeichert werden. Die automatisch aufgezeichneten Daten konnten nach der Datenübertragung nicht mehr verändert werden, wohl aber die manuellen Eingaben hinsichtlich Art, Ziel und Zweck der Fahrt.

Diese Aufzeichnungsmethode hat das Finanzgericht Münster als ungeeignet beurteilt, um den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben sowie ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen (vgl. KONZ Steuernews v. 16.3.2010 „Fahrdatenspeicher: Keine Garantie für anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch“).

Hinweis: Wichtige Hinweise zu betrieblichen Kfz enthält auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18.11.2009!

Fundstelle: BFH, Urteil v. 10.4.2008 - VI R 38/06; FG Münster, Urteil v. 4.2.2010 - 5 K 5046/07 E,U