Werbungskosten – das kannst Du in der Steuererklärung angeben!

Kosten für Arbeitskleidung lassen sich in den meisten Fällen nur schwer als Werbungskosten durchsetzen. Grundsätzlich kann die meiste Kleidung auch privat genutzt werden und ist daher nicht abzugsfähig. Eine Ausnahme ist nur, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt und der Angestellte durch eine Dienstvorschrift dazu verpflichtet wird, die Dienstkleidung bei Ausübung seiner Tätigkeit zu tragen.

Doch was ist nun eine solche „typische Berufskleidung“?

• Laut Bundesfinanzhof sind dies Kleidungsstücke, die ihrer Beschaffenheit nach objektiv nahezu ausschließlich für die berufliche Verwendung geeignet und wegen der Eigenart des Berufs nötig sind. Dazu gehören zum Beispiel Amtstrachten, Uniformen, Kittel und Schutzkleidung.
• Nicht als Berufskleidung anerkannt werden alle Kleidungsstücke, für die auch eine Benutzung als normale bürgerliche Kleidung möglich und üblich ist. Beispiele hierfür sind der Anzug eines Orchestermusikers oder das schwarze Hemd eines Kellners.

Gute Chancen Kleidung als Berufskleidung abzusetzen, hast Du auch, wenn ein Firmenlogo darauf gestickt oder gedruckt ist.

Wird die Arbeitskleidung als solche anerkannt, kannst Du nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch sonstige Aufwendungen zur Instandhaltung oder zur Reinigung als Werbungskosten angeben.

Als Arbeitsmittel zählen alle Gegenstände oder Werkzeuge, die zur Erledigung beruflicher Aufgaben gehören. Ausgaben dafür können in dem Kalenderjahr von der Steuer abgesetzt werden, in dem sie entstanden sind. Das geht allerdings nur, wenn Du die Kosten für die Arbeitsmittel selbst getragen hast und nicht Dein Arbeitgeber.

Klassische Beispiele für Arbeitsmittel sind der Laptop, ein Handy oder auch Büromaterial. Je nach Berufszweig können auch Werkzeuge oder Kochmesser als Arbeitsmittel abgesetzt werden. Für Musiklehrer und Berufsmusiker gehen sogar Notenblätter als Arbeitsmittel durch.

Viele Finanzämter erkennen einen pauschalen Betrag von 110 € für Arbeitsmittel ohne Nachweise an. Das heißt, es wird keine Rechnung oder ähnliches benötigt, um die Ausgaben glaubhaft zu machen. Diese Regelung kommt von der früheren »Nichtbeanstandungsgrenze« der Finanzämter und wird auch heute häufig noch anerkannt. Einen rechtlichen Anspruch auf die 110 € hast Du allerdings leider nicht.

Wenn Du keine höheren Aufwendungen als 110 € für Arbeitsmittel nachweisen kannst, kannst Du diesen Betrag angeben. Hast Du für Arbeitsmittel einen höheren Betrag ausgegeben, den Du auch belegen kannst, dann gibst Du den höheren Betrag an.

Wenn das einzelne Arbeitsmittel die Grenze von 952 € (brutto, inklusive Umsatzsteuer) nicht überschreitet, kann der gesamte Betrag in einem Jahr abgesetzt werden. Übersteigen die Anschaffungskosten den Betrag, muss das Arbeitsmittel über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Beim Arbeitszimmer scheiden sich steuerlich gesehen die Geister:

Generell muss das Arbeitszimmer ein abgeschlossener Raum sein, der nahezu ausschließlich für die berufliche Tätigkeit genutzt wird. Einen Laptop auf den Esstisch zu stellen, macht die Küche also noch nicht zum Arbeitszimmer. Und auch wenn ein Schreibtisch im Flur steht, wird das Finanzamt diesen nicht als Arbeitszimmer anerkennen. In diesen Fällen kannst Du die Homeoffice-Pauschale (weiter unten) nutzen.

Ist die Grundvoraussetzung des abgeschlossenen Arbeitszimmers gegeben, kannst Du es wie folgt absetzen:

• Das Arbeitszimmer stellt den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung dar. Diese Voraussetzung ist dann erfüllt, wenn Du bei einer fünf-Tage-Woche mindestens drei Tage in Deinem häuslichen Arbeitszimmer arbeitest. In diesem Fall sind die Kosten ohne Begrenzung ansetzbar.

Kosten für Dein Arbeitszimmer, die Du Dir von der Steuer zurückholen kannst, sind zum Beispiel die anteilige Miete samt Nebenkosten und die Kosten für die Einrichtung Deines Heimarbeitsplatzes.

Auch Beiträge zu Berufsverbänden zählen als Werbungskosten. Hierzu gehören zum Beispiel Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegelder und Umlagen an Anwaltskammern, Beamtenbund und Gewerkschaften.

Ausgeschlossen ist die Anrechnung als Werbungskosten allerdings, wenn die Beiträge private Zwecke fördern.

Alle Kosten, die im Rahmen von Bewerbungen anfallen, sind steuerlich absetzbar. Wichtig ist, dass die Kosten im Zusammenhang mit Bewerbungen entstanden sind. Zudem solltest Du die Quittungen für die Kosten unbedingt aufheben, um gegebenenfalls einen Nachweis für das Finanzamt zu haben.

Ansetzen kannst Du zum Beispiel die Kosten für:

• eigene Stellenanzeigen in Zeitschriften, Zeitungen und im Internet,
• Bewerbungsmappen (inklusive Bewerbungsfotos, Kopien, Porto etc.),
• Fachbücher über Bewerbungen,
• Internetgebühren für die Online-Stellensuche und Bewerbungen per E-Mail,
• Gebühren für Telefongespräche,
• Reisekosten: Wenn Du als Stellenbewerber zu einem Vorstellungsgespräch reist, ist das eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“, weshalb Du die entstehenden Reisekosten als (vorweggenommene) Werbungskosten geltend machen kannst. Als Fahrtkosten kannst Du für Fahrten mit dem eigenen Pkw 0,30 €/gefahrenen Kilometer ansetzen. Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, oder Taxi musst Du dem Finanzamt durch entsprechende Belege nachweisen.
• Kosten fürs Probearbeiten, wenn der potentielle Arbeitgeber Dir diese Kosten nicht ersetzt
• Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, wenn der potenzielle Arbeitgeber die Kosten nicht ersetzt
• Unfallkosten auf der Fahrt zu einer Bewerbung

Finanzgericht Köln lässt Kostenschätzung zu

Dem Finanzgericht Köln lag ein Fall vor, in dem ein arbeitsloser Personalleiter seine Bewerbungskosten als Werbungskosten geltend gemacht hatte. Das Finanzgericht hat in seinem Urteil – mangels Nachweisbarkeit der Einzelkosten – folgende geschätzte Aufwendungen als Werbungskosten akzeptiert:

• 8,50 € pro Bewerbung mit Bewerbungsmappe und
• 2,50 € pro Bewerbung ohne Bewerbungsmappe (z. B. per E-Mail).

Ordentlich feiern und das Finanzamt zahlt mit? Das hört sich ziemlich gut an, natürlich gibt es diese Möglichkeit aber nur in sehr bestimmten Fällen. Private Bewirtungskosten sind natürlich nicht steuerlich abzugsfähig. Fallen jedoch Bewirtungskosten an, die nicht oder in nur unbedeutendem Maße auf privaten Umständen des Steuerpflichtigen beruhen, so sind sie als Werbungskosten grundsätzlich abzuziehen.

Bei der Frage, ob eine Bewirtung als privat oder beruflich zählt, wird nach Einzelfall entschieden. Das Ergebnis kann auch je nach Finanzbeamten (und dessen Tagesform) unterschiedlich sein. Diese Aspekte spielen eine Rolle bei der Einschätzung:

• Wer tritt als Gastgeber auf?
• Wer bestimmt die Gästeliste?
• Handelt es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen?
• An welchem Ort findet die Veranstaltung statt?
• Bewegen sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen?

Beispiel: Bewirtungsaufwendungen eines angestellten Geschäftsführers anlässlich einer ausschließlich für Betriebsangehörige im eigenen Garten veranstalteten Feier zum 25-jährigen Dienstjubiläum können Werbungskosten sein. Es handelt sich dabei um ein berufsbezogenes Ereignis. Da unter Arbeitskollegen häufig auch private Kontakte gepflegt werden, kann jedoch entscheidend sein, ob nur ausgesuchte Kollegen eingeladen wurden oder ob die Einladung nach abstrakten Kriterien – zum Beispiel alle Kollegen aus einer Abteilung – ausgesprochen wurde.

Das Thema Bewirtungskosten als Werbungskosten ist kein leichtes. Letztendlich kommt es nicht selten auf den Finanzbeamten an, der Deinen Fall prüft.

Auch die Kosten für einen betrieblich genutzten Drucker, Bürostuhl oder Schreibtisch sind Werbungskosten. Allerdings lassen sich meist nicht die gesamten Kosten angeben – zumindest nicht in einem Jahr.

• Erfahren Sie in unserem Artikel „Drucker & Co korrekt abschreiben“, was Sie bei der Abschreibung beachten müssen.

• Siehe Arbeitskleidung.

Reisekosten für Dienstreisen sind Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Die liegt vor, wenn Du vorübergehend außerhalb Deines Arbeitsorts oder Deiner Wohnung beruflich tätig bist.

Zu den Reisekosten gehören:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten / Kosten für die Unterkunft
• Reisenebenkosten

Auch Mehraufwendungen für eine beruflich begründete doppelte Haushaltsführung können als Werbungskosten abgesetzt werden. Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb des Orts, an dem er einen eigenen Hausstand hat, beschäftigt ist und daher „aus beruflichem Anlass“ am Arbeitsort eine zweite Wohnung unterhält. Eine berufliche Veranlassung ist beispielsweise gegeben, wenn der Wechsel an den Beschäftigungsort wegen einer Versetzung oder dem Wechsel des Arbeitgebers erfolgt.

In diesem Fall ergeben sich ein paar Anforderungen an den eigenen Hausstand:

• Er muss der „Lebensmittelpunkt“ sein.
• Der Arbeitnehmer muss sich an den damit verbundenen Kosten beteiligen.
• Ein Zimmer im Elternhaus ohne Kostenbeteiligung zählt nicht als eigener Hausstand!

Sind die Anforderungen erfüllt, können diese Kosten der doppelten Haushaltsführung angegeben werden:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Aufwendungen für die Zweitwohnung
• Umzugskosten

Hattest Du Hilfe bei der Erstellung Deiner Steuererklärung? Wenn Du zum Beispiel eine Steuersoftware genutzt hast, kannst Du die Kosten dafür im nächsten Jahr bei der Steuer angeben. Das gilt auch für Fachliteratur zum Thema Steuern und für Beiträge zu einem Lohnsteuerhilfeverein sowie die Kosten für einen Steuerberater.

Auch die Fahrtkosten zur Arbeit sind Kosten, die zum Erhalt von Einkünften aufgebracht werden. Daher gelten auch diese Kosten als Werbungskosten. Sie machen in den meisten Fällen sogar den größten Anteil an den Werbungskosten aus. Ab 2026 werden ab dem ersten Kilometer pauschal 0,38 € pro Kilometer der einfachen Entfernung zum Arbeitsort als Werbungskosten anerkannt – bis zu 4.500 € im Jahr. (Bis 2025 waren es bis zum 20. Kilometer 0,30 €. Ab dem 21. Kilometer erhöhte sich die Pauschale dann auf 0,38 € pro Kilometer.) Auch privat gezahlte Kosten für Fahrten zur Berufsschule, zu Lerngruppen, zu Fortbildungen oder zu Messen lassen sich als Fahrtkosten angeben.

Berechnungs-Beispiel:
Angenommen Du fährst täglich 20 km zur Arbeit (nur Hinweg) und das an 230 Tagen im Jahr. Dann wird die Entfernungspauschale wie folgt berechnet:
20 km * 230 T * 0,38 € = 1.748 €
Einfache Entfernung * Arbeitstage * 0,38 € pro Kilometer = Fahrtkosten nach Fahrtkostenpauschale

Weitere Informationen zu den Fahrtkosten:

Tätigkeitsstätte

Der Begriff »Arbeitsstätte« wird ab 2014 durch den Begriff »erste Tätigkeitsstätte« ersetzt. Die erste Tätigkeitsstätte entspricht bei den meisten Arbeitnehmern der früheren Arbeitsstätte. Es ist meist das Büro bzw. der Ort, zu dem man täglich zur Arbeit fährt. Sie wird in der Regel vom Arbeitgeber festgesetzt.

Transportmittel

Mit welchem üblichen Transportmittel Sie zur Arbeit kommen, oder ob Sie sogar hinlaufen, ist für die Anwendung der Pauschale egal. Auch wenn Sie mit einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit gefahren werden, ist die Pauschale anwendbar. Für Flugkosten kann die Pauschale nicht angewendet werden. Hier werden die tatsächlichen Kosten des Flugtickets erfasst. Für den Weg zum Flughafen kann die Pauschale allerdings angewendet werden.
Maximal wird ein Höchstbetrag von 4.500 € für die pauschale Berechnung der Fahrtkosten anerkannt. Diese Kostendeckelung gibt es nicht für Wege mit dem eigenen oder Firmen-PKW oder sonstigem zur Nutzung überlassenen PKW.
Für Wege zur Arbeit, für die ein Arbeitgeber eine steuerfreie Sammelbeförderung gem. § 3 Nr. 32 EStG durchführt, wird kein Werbungskostenabzug für Fahrtkosten gewährt.

Minderungen

Viele Arbeitgeber zahlen Ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuschüsse zu den Fahrtkosten oder übernehmen einen Teil der Monatskarte für den öffentlichen Nahverkehr. Diese Zuschüsse werden von den Fahrtkosten abgezogen, da der Steuerpflichtige in der Höhe der Zuschüsse nicht belastet ist. Die Zuschüsse sind auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung aufgeführt und werden von Ihrem Arbeitgeber an das Finanzamt elektronisch gemeldet.

Arbeitstage

Für die weitverbreitete 5-Tage-Woche werden 230 Arbeitstage im Jahr anerkannt, für eine 6-Tage-Woche sind es 280 Tage. Häufig müssen Arbeitstage nachgewiesen werden, wenn diese höher sind als die üblichen Arbeitstage pro Jahr. Die Fahrten zur Arbeit sind nur 1x pro Arbeitstag absetzbar, selbst wenn die Arbeitsstätte mehrmals angefahren wird (z.B. wenn die Mittagspause zu Hause verbracht wird).

Entfernung

Anerkannt wird die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Eine längere Strecke wird nur vom Finanzamt akzeptiert, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist (z.B. nutzen Sie eine Umgehungsstrasse statt des direkten Weges durch die Innenstadt).

Tatsächliche Kosten

Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen und oft weit fahren und öfter auch auf ein Taxi angewiesen sind, dann kann sich der Vergleich der Pauschale mit den tatsächlichen Kosten lohnen. Ist der Betrag für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel höher, so setzen Sie diesen an. Eine Kostendeckelung für tatsächliche Fahrtkosten gibt es nicht.
Beispiel: Sie fahren 5 Tage in der Woche zu Ihrem Arbeitsplatz in 40 km (Straßen)Entfernung. Hierfür nutzen Sie die erste Klasse der Bahn und zahlen 250 € pro Monat für die Fahrkarten.
Eine Pauschale würde 230*40*0,3 = 2.760 €. Tatsächliche Kosten fallen von 250*12 = 3.000 € an. In diesem Fall wären die tatsächlichen Kosten für die Tickets höher und damit als Werbungskostenansatz günstiger.

Beispiel:
Sie fahren an 5 Tagen in der Woche zu Ihrer Arbeitsstätte, die in 6 km kürzester Straßenentfernung liegt. Da die S-Bahn, die Sie nutzen, aber nicht direkt fährt, sondern Sie einmal ins Zentrum der Stadt fahren müssen, um umzusteigen, legen Sie wesentlich mehr km zurück.
Diese sind für die Pauschale nicht erheblich. Fahrtkostenpauschale: 230*6*0,3 € = 414 €. Da Sie mit Ihrer Monatskarte fahren, für die Sie 65 € mtl. bezahlen, ergeben sich tatsächliche Kosten von 65 € * 12 = 780 €.

Behinderung

Behinderte Menschen können unter bestimmten Voraussetzungen tatsächliche Aufwendungen für Fahrtkosten geltend machen.
Bei

• Grad der Behinderung von 70 % und höher, oder
• Grad der Behinderung mind. 50 % und in der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich eingeschränkt
  können auch höhere Fahrtkosten als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die Voraussetzungen müssen gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden können.

Fahrgemeinschaft

Nutzen Sie eine umweltfreundliche Fahrgemeinschaft, um zur Arbeit zu gelangen, so steht Ihnen auch die Fahrtkostenpauschale für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu. Umwege, um einen Mitfahrer abzuholen, dürfen nicht berücksichtigt werden. Für Mitfahrer gilt die Kostendeckelung von 4.500 €, für den Fahrer der Fahrgemeinschaft wird diese nicht angewandt.

Nachweise

Im Normalfall wird das Finanzamt nicht prüfen, ob Sie wirklich mit dem Auto zur Arbeit gefahren sind. Für den Fall, dass das Finanzamt nachfragt, heben Sie bitte Unterlagen auf, auf denen Kilometer-Stand und Datum vermerkt sind (z.B. Werkstattrechnungen). Mit Hilfe dieser können Sie gefahrene Kilometer nachweisen.

Sie können auch Fortbildungskosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Hierunter fallen unter anderem Weiterbildungskosten, Umschulungen, zweite Berufsausbildung, Zweitstudium oder Studium nach abgeschlossener Berufsausbildung. Unterschieden werden müssen die Fortbildungskosten jedoch von Ausbildungskosten.

Im Zusammenhang mit Fortbildungen können auch Fahrtkosten für private Lerngemeinschaften entstehen. Diese Kosten können Sie als Werbungskosten absetzen, wenn die einzelnen Termine der Lerngemeinschaft fast ausschließlich beruflich veranlasst waren.

Der Haken an der Sache: Die rein berufliche Veranlassung kann bei Veranstaltungen in einer Privatwohnung nicht ohne Weiteres angenommen werden. Als Steuerpflichtiger müssen Sie nachweisen, dass es sich um eine fast ausschließlich beruflich veranlasste Veranstaltung handelte. Hierzu bietet es sich an, Beginn und Ende des jeweiligen Termins sowie die bearbeiteten Themen zu notieren. Um den beruflichen Anlass glaubhaft zu versichern, können Sie auch Notizen zu den wiederholten Themen, gemeinsam erarbeitete Skizzen, Übungsblätter sowie ein von sämtlichen Teilnehmern unterschriebenes Protokoll als Nachweise einreichen.

Als Arbeitnehmer können Sie Ihre Telefon- und Internetkosten von der Einkommensteuer absetzen. Diese Kosten sind nur dann Werbungskosten, wenn Sie beruflich mit dem privaten Anschluss oder Handy telefonieren oder den privaten Internetanschluss nutzen. Wenn Sie also beruflich auch das private Handy nutzen oder von zu Hause den eigenen Internetanschluss zum Arbeiten benutzt, können Sie diese Kosten angeben.

Wird aufgrund Ihres Berufs ein Umzug nötig, können Sie die Kosten dafür als Werbungskosten absetzen. Damit es sich dabei um einen beruflich veranlassten Umzug handelt, muss sich die Fahrtzeit zur Arbeitsstelle dadurch um mindestens eine Stunde verkürzen. Andernfalls wird das Finanzamt den Umzug wahrscheinlich als privat veranlasst – und somit nicht steuerlich abzugsfähig – ansehen. In diesem Fall haben Sie dann aber immer noch die Möglichkeit, Aufwendungen für ein Umzugsunternehmen als haushaltsnahe Dienstleistungen abzusetzen!

Wenn Ihnen auf einer beruflichen Fahrt ein Unfall passiert, können Sie die dadurch entstandenen Kosten als Werbungskosten geltend machen. Allerdings müssen Sie dazu den Unfallhergang sowie die Höhe der Kosten plausibel belegen können.

Berufliche Fahrten sind zum Beispiel

• Fahrten zwischen Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz,
• Umwegfahrten zum Betanken des Fahrzeugs oder zur Abholung von Mitfahrern einer Fahrgemeinschaft
• Fahrten im Rahmen einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit oder wegen einer doppelten Haushaltsführung

Sie haben Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und müssen Mieteinnahmen versteuern? Auch hier gibt es Werbungskosten, denn es entstehen Ihnen ja auch Kosten, um diese Einkünfte zu erzielen. Hierzu zählen zum Beispiel

• Erhaltungsaufwendungen und Renovierungskosten, wie zum Beispiel Malerarbeiten.
• Schuldzinsen für den Immobilienkredit