Essensmarken

Inhaltsverzeichnis

1 Lohnsteuerrechtliche Behandlung
1.1 Allgemeiner Überblick
1.2 Unternehmenseigene Kantine
1.3 Nicht selbst betriebene Kantine
1.4 Essensmarken für unternehmenseigene Kantine
1.5 Essensmarken für fremdbewirtschaftete Kantine (Gaststätte)
2 Umsatzsteuerrechtliche Behandlung
2.1 Essensmarken für unternehmenseigene Kantine
2.2 Essensmarken für fremdbewirtschaftete Kantine (Gaststätte)
2.2.1 Allgemeiner Überblick
2.2.2 Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Gastwirt/Kantinenbetreiber
2.2.2.1 Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Gastwirt
2.2.2.2 Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
2.2.3 Vertragsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Gastwirt/Kantinenbetreiber
3 Weiterlieferung von erworbenen Mahlzeiten
4 Literaturhinweise
5 Verwandte Lexikonartikel

1. Lohnsteuerrechtliche Behandlung

1.1. Allgemeiner Überblick

Zur lohnsteuerrechtlichen Behandlung von Essensmarken s. R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR. Der amtliche Sachbezugswert für Mittagessen beträgt im Kalenderjahr 2021 3,47 € (vgl. BMF vom 28.12.2020), für das Jahr 2022 beträgt der Wert für ein Mittag- oder Abendessen 3,57 € (vgl. BMF vom 20.12.2021, IV C 5 – S 2334/19/10010 :003) und für das Jahr 2023 3,80 €. Bei Vollverpflegung sind die Mahlzeiten im Jahr 2023 mit dem Wert von 9,60 € anzusetzen (Frühstück 2,00 €, Mittag- und Abendessen je 3,80 €). Der Bundesrat hat am 16.12.2022 der 13. VO zur Änderung SvEv zugestimmt (BGBl I 2022, 2431, vgl. auch BMF vom 23.12.2022). Die Monatswerte für das Kj. 2023 betragen gem. § 2 Abs. 1 SvEV:

• Frühstück 60 €,

• Mittagessen 114 € sowie

• Abendessen 114 €.

Bei Berechnungen für einen Tag ist ein Dreißigstel dieser Werte anzusetzen (§ 2 Abs. 6 Satz 1 SvEV).

Abb.: Geldwerter Vorteil bei der Abgabe von Essensmarken

1.2. Unternehmenseigene Kantine

Eine unternehmenseigene Kantine ist nur anzunehmen, wenn der Unternehmer die Mahlzeiten entweder selbst herstellt oder die Mahlzeiten vor der Abgabe an die ArbN mehr als nur geringfügig be- oder verarbeitet bzw. aufbereitet oder ergänzt (Abschn. 1.8 Abs. 10 Satz 2 UStAE).

1.3. Nicht selbst betriebene Kantine

Von einer nicht selbst betriebenen Kantine ist auszugehen, wenn die Mahlzeiten nicht vom ArbG/Unternehmer selbst (d.h. durch eigenes Personal) zubereitet und an die ArbN abgegeben werden (Abschn. 1.8 Abs. 10 Satz 3 UStAE).

1.4. Essensmarken für unternehmenseigene Kantine

Die Mahlzeiten sind mit dem maßgeblichen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten (R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR). Alternativ kommt eine Bewertung mit dem Endpreis i.S.d. § 8 Abs. 3 EStG in Betracht, wenn die Mahlzeiten überwiegend nicht für die ArbN zubereitet werden (z.B. Restaurant in einem Hotel).

Zu den Mahlzeiten gehören alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen, einschließlich der dazu üblichen Getränke (H 8.1 Abs. 7 [Begriff der Mahlzeit] LStH). Zur Frage, was als Frühstück anzusehen ist, hat der BFH mit Urteil vom 3.7.2019 (VI R36/17) entschieden. Danach ist die Abgabe von unbelegten Backwaren (z.B. Brötchen) zusammen mit einem Heißgetränk (z.B. Kaffee) noch nicht als Frühstück anzusehen. Daher liegt in solchen Fällen auch kein geldwerter Vorteil vor.

Ein geldwerter Vorteil ist als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom ArbN für seine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich USt) den maßgeblichen amtlichen Sachbezugswert unterschreitet (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR).

Beispiel 1:

Lösung 1:

1.5. Essensmarken für fremdbewirtschaftete Kantine (Gaststätte)

Erhält ein ArbN von seinem ArbG Essensmarken, die von einer Gaststätte bei der Abgabe von Mahlzeiten in Zahlung genommen werden, so ist unter besonderen Voraussetzungen nicht die Essensmarke mit ihrem ausgewiesenen Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit als Sachbezug dem Arbeitslohn zuzurechnen und mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (vgl. R 8.1 Abs. 7 LStR; § 8 Abs. 2 EStG). Die Voraussetzung dafür sind in R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a LStR aufgeführt. Hierzu ergänzende Klarstellung durch BMF vom 18.1.2019 (IV C 5 – S 2334/08/10006-01 – Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten):

1. tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) abgegeben wird,

2. für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden kann (ohne Krankheitstage, Urlaubstage),

3. der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,

4. der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und

5. der Zuschuss nicht von ArbN beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.

Bei einem Sachbezugswert für Mittagessen im Jahr 2023 von 3,80 € kann der Zuschuss für ein Mittagessen 6,90 € betragen (3,80 € + 3,10 €). Bis zu diesem Wert wird unter den o.g. Voraussetzungen anstelle von 6,90 € der Sachbezugswert (= 3,80 €) angesetzt. Die Finanzverwaltung hat im BMF-Schreiben vom 18.1.2019 auch klargestellt, dass arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten unter den o.g. Voraussetzungen auch dann mit dem Sachbezugswert angesetzt werden dürfen, wenn diese an ArbN geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Homeoffice verrichten oder auch nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten.

Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten ist zu beachten, dass die Essensmarken mit dem Sachbezugswert bewertet werden können, wenn die Dreimonatsfrist aus § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG abgelaufen ist (BMF vom 5.1.2015, BStBl I 2015, 119).

Lohnsteuerrechtlich ist nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 2 und 3 LStR als geldwerter Vorteil grundsätzlich der Sachbezugswert abzgl. der Zuzahlung (Wert der Essensmarke) anzusetzen. Nach R 8.1. Abs. 7 Nr. 4 Buchst. b LStR ist der Verrechnungswert der Essensmarke anzusetzen, wenn dieser Wert den geldwerten Vorteil nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR unterschreitet.

2. Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

2.1. Essensmarken für unternehmenseigene Kantine

Kantinenmahlzeiten werden üblicherweise arbeitstäglich unentgeltlich bzw. verbilligt vom ArbG an alle ArbN abgegeben. Üblicherweise erhält der ArbN bei Abwesenheit (z.B. wegen Urlaub oder Krankheit) anstelle des Sachbezugs keinen höheren Barlohn. Die unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten werden daher üblicherweise nicht als Lohnbestandteile (Deputate) vereinbart (s.a. Hartz u.a., ABC-Führer Lohnsteuer, Mahlzeiten Rz. 42, Loseblatt).

Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG ist die sonstige Leistung (§ 3 Abs. 9 Satz 1 UStG) steuerbar, die der Unternehmer an seine ArbN oder deren Angehörige auf Grund des Dienstverhältnisses gegen besonders berechnetes Entgelt, aber verbilligt, ausführt (Abschn. 1.8 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStAE). Von einer entgeltlichen Leistung in diesem Sinne ist auszugehen, wenn der Unternehmer für die Leistung gegenüber dem einzelnen ArbN einen unmittelbaren Anspruch auf eine Geldzahlung oder eine andere – nicht in der Arbeitsleistung bestehende – Gegenleistung in Geldeswert hat.

Die Bemessungsgrundlage für die entgeltliche sonstige Leistung bestimmt sich nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG. Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die entgeltlichen sonstigen Leistungen am ArbN ist die Vorschrift über die Mindestbemessungsgrundlage des § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG zu beachten (Abschn. 1.8 Abs. 6 Satz 1 UStAE). Danach ist als Bemessungsgrundlage mindestens der in § 10 Abs. 4 UStG bezeichnete Wert abzgl. der USt anzusetzen, wenn dieser den vom ArbN tatsächlich aufgewendeten (gezahlten) Betrag abzgl. der USt übersteigt (Abschn. 1.8 Abs. 6 Satz 2 UStAE). Als Höchstbetrag ist der Umsatz mit dem marktüblichen Entgelt zu bewerten (Abschn. 1.8 Abs. 6 Satz 3 UStAE).

Als der in § 10 Abs. 4 Nr. 3 UStG vorgeschriebene Wert ist nach Abschn. 1.8 Abs. 8 Satz 2 i.V.m. Abschn. 1.8 Abs. 11 Satz 2 UStAE mindestens der lohnsteuerrechtliche Sachbezugswert anzusetzen. Der lohnsteuerliche Wert (= Sachbezugswert der Mahlzeit) ist in diesem Fall als Bruttowert anzusehen, die USt ist aus diesem Wert herauszurechnen. Bei der Berechnung der USt ist § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG zu beachten. Der Steuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (ohne Abgabe von Getränken) ist vom 30.6.2020 bis 1.1.2024 von 19 % von 7 % abgesenkt worden. In den nachfolgenden Berechnungen wird allgemein vom Regelsteuersatz (19 %) ausgegangen.

Beispiel 2:

Lösung 2:

Beispiel 3:

Lösung 3:

2.2. Essensmarken für fremdbewirtschaftete Kantine (Gaststätte)

2.2.1. Allgemeiner Überblick

Bei der Abgabe von Mahlzeiten durch eine vom Unternehmer (ArbG) nicht selbst betriebenen Kantine oder Gaststätte an ArbN ist umsatzsteuerrechtlich wie folgt zu unterscheiden (Abschn. 1.8 Abs. 12 UStAE):

Abb.: Vertragsverhältnisse bei der Abgabe von Mahlzeiten

Während lohnsteuerrechtlich der Sachbezugswert anzusetzen ist, ist umsatzsteuerrechtlich Abschn. 1.8 Abs. 8 UStAE zu beachten. Danach ist in bestimmten Fällen der lohnsteuerrechtliche Wert für die USt zu übernehmen. In Abschn. 1.8 Abs. 8 Satz 2 UStAE sind die Fälle des Abschn. 1.8 Abs. 12 UStAE jedoch nicht aufgeführt. Deshalb sind auch in den Fällen des § 10 Abs. 4 UStG – Mindestbemessungsgrundlage sowie unentgeltliche Wertabgabe – nicht der Sachbezugswert, sondern die bei der Ausführung der Leistung entstanden Ausgaben anzusetzen.

2.2.2. Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Gastwirt/Kantinenbetreiber

2.2.2.1. Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Gastwirt

Da der Gastwirt/Kantinenbetreiber einen Zahlungsanspruch gegenüber dem ArbG hat, liegt zwischen beiden ein Leistungsaustausch in Form einer sonstigen Leistung gem. § 3 Abs. 9 Satz 1 UStG vor. Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG ist das zwischen ArbG und Gastwirt vereinbarte Entgelt. Wenn der Gastwirt dem ArbG eine ordnungsgemäße Rechnung erteilt, kann der ArbG aus dem Einkaufspreis des Essens nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug geltend machen.

2.2.2.2. Leistungsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Haben die ArbN einen Anteil am Essenspreis zu entrichten, bewirkt der ArbG eine entgeltliche Leistung an seine ArbN, die nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG steuerbar ist (Abschn. 1.8 Abs. 1 Sätze 3 ff. und Abs. 12 Nr. 1 UStAE).

Ein Leistungsaustausch zwischen Gastwirt und ArbN findet nicht statt. Wenn der ArbG den Essenszuschuss unmittelbar an den Gastwirt entrichtet, handelt es sich hierbei um ein Entgelt von dritter Seite (§ 10 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Beispiel 4:

Lösung 4:

2.2.3. Vertragsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Gastwirt/Kantinenbetreiber

Bestellt der ArbN in einer Gaststätte selbst sein gewünschtes Essen und bezahlt es auch an den Gastwirt, liegt eine sonstige Leistung des Gastwirts an den ArbN vor. Ein Umsatzgeschäft zwischen ArbG und Gastwirt besteht nicht. Ein Leistungsverhältnis zwischen ArbG und ArbN liegt nicht vor. Die Zahlung des Essenszuschusses des ArbG an den Gastwirt ist im Verhältnis zum ArbN ein nicht umsatzsteuerbarer Vorgang (Abschn. 1.8 Abs. 12 Nr. 2 UStAE).

Lohnsteuerrechtlich liegt zwischen ArbG und ArbN ein Sachbezug vor, der nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 2 LStR mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen ist.

Beispiel 5:

Lösung 5:

Vereinbart der ArbG mit einem selbstständigen Kantinenpächter (z.B. Caterer), dass dieser die Kantine in den Räumen des ArbG betreibt und die Verpflegungsleistungen an die ArbN im eigenen Namen und für eigene Rechnung erbringt, liegt ein Leistungsaustausch zwischen Caterer und ArbN vor (Abschn. 1.8 Abs. 12 Nr. 3 UStAE).

3. Weiterlieferung von erworbenen Mahlzeiten

Da der ArbG selbst keine Kantine betreibt, bezieht er die Essen von einer Großküche in Warmhaltefolien. Die ArbN erwerben die Essen vom ArbG und verzehren dieses in dem vom ArbG bereitgestellten Räumen und dem vom ArbG überlassenen Besteck.

Es handelt sich dabei zunächst um eine Lieferung der Großküche an den ArbG, da diese Leistung nicht zum Verzehr an Ort und Stelle durch den Leistungsempfänger bestimmt ist (keine sonstige Leistung nach § 3 Abs. 9 Sätze 4 und 5 UStG). Der ArbG tätigt eine sonstige Leistung, da das Essen zum Verzehr an Ort und Stelle an die ArbN weitergegeben wird.

Lohnsteuerrechtlich ist der Sachbezugswert anzusetzen. Zuzahlungen der ArbN mindern dabei den geldwerten Vorteil.

Der Ansatz des Sachbezugswerts ist umsatzsteuerrechtlich nicht zulässig. Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist entweder das von den Mitarbeitern gezahlte Entgelt oder die höhere Mindestbemessungsgrundlage. Als Bemessungsgrundlage wird der höhere Betrag angesetzt. (FG Münster Gerichtsbescheid vom 5.8.2013, 5 K 3191/10 U).

Beispiel 6:

Lösung 6:

Beispiel 7:

Lösung 7:

4. Literaturhinweise

Richter, Rabatte an Arbeitnehmer in der lohnsteuerlichen Praxis, NWB Fach 6, 4519; Lexikon für das Lohnbüro, Stichwort: Umsatzsteuerpflicht bei Sachbezügen.

5. Verwandte Lexikonartikel

→ Bewirtung und Mahlzeiten: Arbeitnehmer

→ Sachbezüge

Redaktioneller Hinweis:© Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft, Steuern, Recht, Stuttgart.